BIC não é apenas uma empresa de canetas. É uma história de sucesso industrial de 75 anos que cresceu de uma visão de produto único para uma empresa global de €2,2 bilhões.
- Mais de 13.000 colaboradores em cinco continentes
- 23 fábricas ao redor do mundo
- 27 milhões de produtos vendidos diariamente em mais de 160 países
A empresa lidera as três principais categorias de produtos nas quais atua: Expressão Humana (instrumentos de escrita), Chama para a Vida (isqueiros) e Excelência em Lâminas (aparelhos de barbear), mantendo posições dominantes de mercado em cada uma delas.
A complexidade por trás da simplicidade
A caneta BIC é um dos maiores símbolos de simplicidade para a maioria das pessoas. Mas gerenciar dados de produtos em todas as operações globais da BIC: não é nada simples.
Cada produto precisa atender a diferentes exigências regulatórias entre países, múltiplas unidades de fabricação, diferentes necessidades de embalagem específicas por mercado e relações complexas na cadeia de suprimentos.
Some-se a isso aquisições recentes, múltiplos sistemas ERP em diferentes regiões e metas ambiciosas de sustentabilidade. Camada após camada de complexidade de dados está sendo adicionada, e tudo precisa ser rastreado e gerenciado de forma consistente.
Para uma empresa que produz milhões de produtos diariamente para distribuição global, dados de produto fragmentados ou inconsistentes representam uma ameaça real à promessa da marca e um obstáculo ao crescimento contínuo em um mercado cada vez mais competitivo.
Desafio de governança de dados que corre o risco de se transformar em caos
By 2022, BIC's data management had reached a breaking point.
What started as manageable complexity had evolved into a web of disconnected systems, inconsistent definitions and fragmented processes that threatened operational efficiency across the organization.
- Os dados de produto estavam em silos
- As unidades de negócio operavam com definições diferentes para os mesmos conceitos
- Processos manuais tinham dificuldade para acompanhar as demandas de uma operação global que abrangia três plataformas de ERP
Na Stibo Systems, já vimos essa história se repetir em muitas organizações.
Antes de entrarmos em como a equipe da BIC conseguiu reverter essa situação com habilidade, vamos detalhar os principais desafios.
Complexidade da arquitetura causando dores de cabeça operacionais
A arquitetura técnica por si só era uma ilustração da complexidade acumulada. A BIC operava três plataformas de ERP distintas, dependendo do continente. Os dados circulavam por um labirinto de sistemas especializados:
- Gestão do Ciclo de Vida do Produto
- Vários sistemas do Instituto Nacional de Padrões e Tecnologia dos EUA para diferentes regiões
- Múltimas ferramentas de planejamento para gestão da cadeia de suprimentos, planejamento de varejo e planejamento e programação avançados
- Sistemas de distribuição separados como WID
Cada sistema evoluiu de forma independente, criando uma significativa complexidade de fluxo, com trocas de dados manuais, cobertura parcial de campos críticos e obsolescência técnica em áreas-chave.
Quando a mesma coisa significa coisas diferentes
As consequências eram tangíveis e custosas. As definições do ciclo de vida do produto variavam drasticamente entre regiões.
Por exemplo, um produto marcado como confirmado na Europa poderia ser classificado como maduro nos EUA, enquanto o mesmo item poderia ser rotulado como em declínio em outro lugar.
As unidades de medida também causavam confusão diária.
Uma exposição poderia equivaler a 100 blisters de 2 unidades (totalizando 200 unidades) em um sistema, enquanto a mesma exposição equivalia a apenas 1 unidade em outro sistema.
Ainda mais problemáticas eram as desalinhamentos fundamentais de definição.
A BIC descobriu que o próprio conceito de SKU significava coisas diferentes em cada região. A Europa definia como um item de consumo (como um blister); os EUA consideravam como um item do cliente (uma caixa contendo vários blisters).
"Tínhamos vários problemas com atributos que estavam incompletos ou continham unidades de medida incorretas. Então, há uma grande variedade dentro do grupo." Pierre Daurces, Diretor de Projetos – Governança de Dados GSC, Grupo BIC
Discrepâncias de dados minando a tomada de decisões
As estruturas da lista de materiais careciam de padronização. Não havia definição clara dos níveis de volume e a identificação variava entre os sistemas.
Os dados de manufatura e fornecimento apresentavam lacunas entre os sites de fabricação e os sites de coembalagem. Isso significava que havia um desconexão entre o JDE (um dos sistemas ERP) e o WID (seu sistema de distribuição).
Talvez o mais crítico, a empresa não tinha visibilidade automatizada das famílias de planejamento de vendas e operações. As equipes eram obrigadas a gerenciar essas categorias-chave de planejamento em planilhas.
O custo humano do caos de dados
Todos esses desafios técnicos significavam pontos reais de dor operacional para as equipes da BIC:
- Atributos mal preenchidos ou com dados incorretos
- Definições de metadados variavam entre os sistemas
- A empresa não possuía regras de negócio consistentes para a precisão dos dados
- Muitos campos críticos eram inexistentes ou apenas parcialmente preenchidos
Isso significava que a organização não conseguia identificar problemas, priorizar efetivamente ou tomar decisões ad hoc no nível certo de detalhamento.
Em última análise, isso significava que a BIC não tinha a agilidade estratégica necessária para manter sua posição de liderança no mercado.
Hora de arregaçar as mangas (ainda mais).
Resolvendo tudo com uma abordagem estratégica de governança de dados
Com todos esses desafios complexos, a BIC sabia que precisava de mais do que uma solução técnica rápida. Era necessária uma transformação completa que abordasse pessoas, processos e tecnologia, tudo ao mesmo tempo.
A equipe decidiu enfrentar o problema de forma metódica, começando pelos pontos de dor mais críticos e expandindo a partir daí.
Uma abordagem faseada para a transformação
A BIC estruturou a solução em torno do seu projeto "Governança de Dados de Itens", dividindo-o em ondas gerenciáveis:
- Onda 1: Foco em produtos acabados, produtos simples, embalagens e displays vazios na plataforma europeia
- Onda 2: Expansão para componentes e matérias-primas, seguida da implementação nas operações da América do Norte e América Latina
Trabalhando em fases, a equipe pôde comprovar valor rapidamente enquanto desenvolvia a capacidade organizacional para mudanças em maior escala.
Os quatro pilares da governança de dados
Em vez de apenas implementar nova tecnologia, a BIC estruturou sua solução em torno de quatro pilares fundamentais:
- Organização: Papéis, responsabilidades e estruturas de governança claras
- Processos: Fluxos de trabalho padronizados para criação, manutenção e validação de dados
- Modelo de dados e definições: Estruturas de dados e regras de negócio harmonizadas
- Ferramenta de gestão de dados mestres (MDM): Plataforma tecnológica para apoiar e reforçar a nova abordagem
Escolhendo a base tecnológica certa
Após uma análise cuidadosa, a BIC selecionou o Stibo Systems Product Experience Data Cloud, hospedado no Microsoft Azure, como sua plataforma MDM.
A solução podia atender aos complexos requisitos multidomínio da BIC em um único sistema, em vez de precisar de ferramentas separadas para diferentes tipos de dados. Era flexível o suficiente para lidar com as diferentes necessidades de negócios da BIC, mas também garantia consistência quando necessário.
O mais importante é que fornecia as capacidades de governança que a BIC precisava para prevenir problemas de qualidade de dados desde o início, em vez de apenas corrigi-los depois.
Colocando as pessoas no centro
A tecnologia sozinha não resolveria os desafios da BIC. O projeto precisava de mudanças organizacionais significativas. Novos papéis foram criados, incluindo:
- Um importante "Proprietário Global de Processos" – o ponto de referência central para todos os processos de dados de produtos
- Equipes de gerenciamento de dados com responsabilidade clara pela qualidade dos dados em diferentes regiões e categorias de produtos
"Reestruturamos várias posições existentes, mas também criamos algumas, incluindo uma que é fundamental na implementação da governança, que é o Proprietário Global de Processos." Pierre Daurces, Diretor de Projetos – Governança de Dados GSC, Grupo BIC
A arquitetura técnica
A nova arquitetura posicionou o Product Experience Data Cloud como a única fonte de verdade para os dados de produtos, alimentando todos os sistemas a jusante, incluindo:
- Sistemas ERP em três regiões (Europa, América do Norte, América Latina)
- Ferramentas de planejamento (IBP, FP&A, RGM)
- Gestão de ativos digitais (DAM)
Em vez de tentar substituir os sistemas existentes, a solução criou interfaces limpas e fluxos de dados automatizados que eliminaram processos manuais e reduziram erros.
Resultados reais a partir de mudanças reais
A abordagem faseada da BIC para governança de dados mestres trouxe à empresa diversas melhorias tangíveis em múltiplas dimensões de suas operações.
A primeira onda, que entrou em operação em agosto de 2024, já demonstrou benefícios mensuráveis que vão além de dados mais limpos.
A escala da implementação mostra o alcance do projeto:
- 311 usuários ativos trabalhando no sistema diariamente
- 6 gestores de dados cuidando da qualidade dos dados em todas as regiões
- 1 proprietário de processo de negócios e 1 administrador do Product Experience Data Cloud
- Mais de 2.000 novos itens criados desde o go-live
- Mais de 53.000 itens disponíveis no sistema
- Mais de 15.000 itens sincronizados diariamente entre sistemas
Ganho de velocidade e eficiência
Uma das melhorias mais imediatas foi no tempo de execução. A interface de criação e manutenção de itens agora opera a cada 30 minutos, em vez de apenas duas vezes por dia.
Os usuários apreciaram especialmente os recursos de duplicação, que aceleram significativamente o processo de criação de produtos semelhantes. Em vez de começar do zero a cada vez, as equipes agora podem se basear em definições de produtos existentes.
Clareza de processos e responsabilidade
A BIC conquistou algo com o que muitas organizações têm dificuldade: documentação detalhada que as pessoas realmente usam.
Todos os processos de criação e manutenção de itens agora estão 100% documentados, tanto do ponto de vista de negócios quanto de TI.
As equipes agora têm papéis e responsabilidades mais claros, apoiados por matrizes RACI detalhadas, que definem quem é responsável, quem presta contas, quem deve ser consultado e quem deve ser informado para cada atividade de gestão de dados. Isso significa que não há mais confusão sobre quem deve fazer o quê quando surgem problemas de dados.
“Agora temos mais autonomia, menos intermediários e maior eficiência no processo de entrada de dados.”Pierre Daurces, Diretor de Projetos – Governança de Dados GSC, Grupo BIC
Melhorias na qualidade por meio da automação
O Stibo Systems Product Experience Data Cloud vem com regras de negócio que validam automaticamente os dados à medida que são inseridos, detectando erros antes que se propaguem pelos sistemas a jusante. É uma forma proativa de reduzir o trabalho manual de correção que, de outra forma, consumiria muito tempo.
Indicadores iniciais de sucesso a longo prazo
Mesmo que a empresa ainda esteja nas fases iniciais, a BIC está acompanhando vários indicadores-chave de desempenho. E eles parecem promissores:
- O sistema mantém 98% de disponibilidade atualmente. A maioria dos incidentes encontrados pela empresa está relacionada a problemas dos usuários e não a problemas reais do sistema (como transferir dados com unidades de medida incorretas).
- A adoção pelos usuários tem sido forte, com a maioria dos colaboradores treinados utilizando ativamente os novos processos.
Construindo para o futuro
O sucesso da Onda 1 gerou interesse em expandir a abordagem para outros domínios de dados. As equipes estão perguntando sobre a aplicação dos mesmos princípios aos dados de clientes e a certos tipos de dados financeiros.
A equipe já está planejando a Onda 2, que abordará componentes e matérias-primas, seguida pela expansão geográfica para a América do Norte e América Latina.
Apoiando-se em seu parceiro de implementação Arhis, a BIC está construindo uma base sólida para a excelência de dados a longo prazo. Para uma organização que mede o sucesso em décadas, e não em trimestres, esses resultados iniciais sugerem que o investimento da BIC em governança de dados continuará trazendo benefícios à medida que a abordagem é expandida em suas operações globais.
Considerações finais
A jornada da BIC nos mostra que até organizações globais complexas podem transformar suas bases de dados com a abordagem certa.
O que diferencia a empresa de muitas outras é que ela reconheceu que a governança de dados sustentável não se trata apenas de novos sistemas. Trata-se de construir capacidades organizacionais duradouras.
Ao abordar pessoas, processos e tecnologia juntos, a BIC estabeleceu a base perfeita para um crescimento contínuo.
Obrigado, Pierre, por compartilhar seus valiosos insights e por nos oferecer uma visão dos bastidores da sua jornada de gestão de dados.
