BIC no es solo una empresa de bolígrafos. Es una historia de éxito industrial de 75 años que ha crecido de una visión de producto único a una empresa global de €2.2 mil millones.
- Más de 13,000 colaboradores en cinco continentes
- 23 plantas de manufactura en todo el mundo
- 27 millones de productos vendidos diariamente en más de 160 países
La empresa domina las tres principales categorías de productos en las que opera: Expresión Humana (instrumentos de escritura), Llama para la Vida (encendedores) y Excelencia en Cuchillas (rastrillos), manteniendo posiciones dominantes en el mercado en cada una de ellas.
La complejidad detrás de la simplicidad
El bolígrafo BIC es uno de los mayores símbolos de simplicidad para la mayoría de las personas. Pero gestionar los datos de productos en todas las operaciones globales de BIC no es nada simple.
Cada producto debe cumplir con distintos requisitos regulatorios entre países, múltiples plantas de fabricación, diferentes necesidades de empaque específicas por mercado y relaciones complejas en la cadena de suministro.
A esto se suman adquisiciones recientes, múltiples sistemas ERP en distintas regiones y metas ambiciosas de sostenibilidad. Capa tras capa de complejidad de datos se va agregando, y todo necesita ser rastreado y gestionado de manera consistente.
Para una empresa que produce millones de productos diariamente para distribución global, los datos de producto fragmentados o inconsistentes representan una amenaza real para la promesa de la marca y una barrera para el crecimiento continuo en un mercado cada vez más competitivo.
Desafío de gobernanza de datos que corre el riesgo de convertirse en caos
Para 2022, la gestión de datos de BIC había llegado a un punto crítico.
Lo que comenzó como una complejidad manejable evolucionó hacia una red de sistemas desconectados, definiciones inconsistentes y procesos fragmentados que amenazaban la eficiencia operativa en toda la organización.
- Los datos de producto estaban en silos
- Las unidades de negocio operaban con diferentes definiciones para los mismos conceptos
- Los procesos manuales tenían dificultades para seguir el ritmo de las demandas de una operación global que abarcaba tres plataformas de ERP
En Stibo Systems, hemos visto que esta historia se repite en muchas organizaciones.
Antes de entrar en cómo el equipo de BIC logró revertir esta situación con gran habilidad, desglosaremos los principales desafíos.
Complejidad de la arquitectura causando dolores de cabeza operativos
La arquitectura técnica por sí sola era una ilustración de la complejidad acumulada. BIC operaba tres plataformas de ERP distintas, según el continente. Los datos circulaban a través de un laberinto de sistemas especializados:
- Gestión del Ciclo de Vida del Producto
- Varios sistemas del Instituto Nacional de Estándares y Tecnología de EE. UU. para diferentes regiones
- Múltiples herramientas de planificación para la gestión de la cadena de suministro, planificación minorista y planificación y programación avanzadas
- Sistemas de distribución separados como WID
Cada sistema evolucionó de manera independiente, creando una complejidad significativa en el flujo, con intercambios de datos manuales, cobertura parcial de campos críticos y obsolescencia técnica en áreas clave.
Cuando lo mismo significa cosas diferentes
Las consecuencias eran tangibles y costosas. Las definiciones del ciclo de vida del producto variaban drásticamente entre regiones.
Por ejemplo, un producto marcado como confirmado en Europa podría clasificarse como maduro en Estados Unidos, mientras que el mismo artículo podría etiquetarse como en declive en otro lugar.
Las unidades de medida también generaban confusión diaria.
Una exhibición podía equivaler a 100 blísters de 2 unidades (totalizando 200 unidades) en un sistema, mientras que la misma exhibición equivalía a solo 1 unidad en otro sistema.
Aún más problemáticos eran los desajustes fundamentales en las definiciones.
BIC descubrió que el propio concepto de SKU significaba cosas diferentes en cada región. Europa lo definía como un artículo de consumo (como un blister); Estados Unidos lo consideraba como un artículo del cliente (una caja con varios blísters).
Teníamos varios problemas con atributos que estaban incompletos o contenían unidades de medida incorrectas. Así que hay una gran variedad dentro del grupo.
Pierre Daurces, Director de Proyectos – Gobernanza de Datos GSC, Grupo BIC
Discrepancias de datos que socavan la toma de decisiones
Las estructuras de la lista de materiales carecían de estandarización. No había una definición clara de los niveles de volumen y la identificación variaba entre los sistemas.
Los datos de fabricación y abastecimiento sufrían de brechas entre los sitios de producción y los sitios de coempaque. Esto significaba que existía una desconexión entre JDE (uno de los sistemas ERP) y WID (su sistema de distribución).
Quizás lo más crítico era que la empresa no tenía visibilidad automatizada de las familias de planificación de ventas y operaciones. Los equipos se veían obligados a gestionar estas categorías clave de planificación en hojas de cálculo.
El costo humano del caos de datos
Todos estos desafíos técnicos significaban puntos reales de dolor operativo para los equipos de BIC:
- Atributos mal llenados o con datos incorrectos
- Definiciones de metadatos que variaban entre sistemas
- La empresa carecía de reglas de negocio consistentes para la precisión de los datos
- Muchos campos críticos eran inexistentes o solo parcialmente cubiertos
Esto significaba que la organización no podía identificar problemas, priorizar efectivamente o tomar decisiones ad hoc al nivel adecuado de detalle.
En última instancia, esto significaba que BIC no tenía la agilidad estratégica necesaria para mantener su posición de liderazgo en el mercado.
Hora de arremangarse (aún más).
Resolviendo todo con un enfoque estratégico de gobernanza de datos
Con todos estos desafíos complejos, BIC sabía que necesitaba más que una solución técnica rápida. Se necesitaba una transformación completa que abordara personas, procesos y tecnología, todo al mismo tiempo.
El equipo decidió abordar el problema de manera metódica, comenzando con los puntos de dolor más críticos y expandiéndose desde allí.
Un enfoque por fases para la transformación
BIC estructuró la solución en torno a su proyecto "Gobernanza de Datos de Ítems", dividiéndolo en olas manejables:
- Ola 1: Enfoque en productos terminados, productos simples, empaques y exhibidores vacíos en la plataforma europea
- Ola 2: Expansión a componentes y materias primas, seguida de la implementación en las operaciones de América del Norte y América Latina
Trabajando por fases, el equipo pudo demostrar valor temprano mientras desarrollaba la capacidad organizacional para cambios a gran escala.
Los cuatro pilares de la gobernanza de datos
En lugar de simplemente implementar nueva tecnología, BIC construyó su solución en torno a cuatro pilares fundamentales:
- Organización: Roles, responsabilidades y estructuras de gobernanza claras
- Procesos: Flujos de trabajo estandarizados para la creación, mantenimiento y validación de datos
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Modelo de datos y definiciones: Estructuras de datos y reglas de negocio armonizadas
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Herramienta de gestión de datos maestros (MDM): Plataforma tecnológica para apoyar y hacer cumplir el nuevo enfoque
Elegir la base tecnológica adecuada
Después de un análisis cuidadoso, BIC seleccionó Stibo Systems Product Experience Data Cloud, alojado en Microsoft Azure, como su plataforma MDM.
La solución podía manejar los complejos requisitos multidominio de BIC en un solo sistema, en lugar de necesitar herramientas separadas para diferentes tipos de datos. Era lo suficientemente flexible para atender las diferentes necesidades de negocio de BIC, pero también aseguraba consistencia cuando era necesario.
Lo más importante es que proporcionaba las capacidades de gobernanza que BIC necesitaba para prevenir problemas de calidad de datos desde el principio, en lugar de solo corregirlos después.
Poniendo a las personas en el centro
La tecnología por sí sola no resolvería los desafíos de BIC. El proyecto necesitaba cambios organizacionales significativos. Se crearon nuevos roles, incluyendo:
- Un crítico "Propietario Global de Procesos" – el punto de referencia central para todos los procesos de datos de productos
- Equipos de administración de datos con responsabilidad clara sobre la calidad de los datos en diferentes regiones y categorías de productos
Reestructuramos varias posiciones existentes, pero también creamos algunas, incluyendo una que es clave en el despliegue de la gobernanza, que es el Propietario Global de Procesos.
Pierre Daurces, Director de Proyectos – Gobernanza de Datos GSC, Grupo BIC
La arquitectura técnica
La nueva arquitectura posicionó Product Experience Data Cloud como la única fuente de verdad para los datos de productos, alimentando todos los sistemas posteriores, incluyendo:
- Sistemas ERP en tres regiones (Europa, Norteamérica, Latinoamérica)
- Herramientas de planificación (IBP, FP&A, RGM)
- Gestión de activos digitales (DAM)
En lugar de intentar reemplazar los sistemas existentes, la solución creó interfaces limpias y flujos de datos automatizados que eliminaron procesos manuales y redujeron errores.
Resultados reales a partir de cambios reales
El enfoque por fases de BIC para la gobernanza de datos maestros ha proporcionado a la empresa numerosas mejoras tangibles en múltiples dimensiones de sus operaciones.
La primera ola, que se puso en marcha en agosto de 2024, ya ha mostrado beneficios medibles que van más allá de simplemente tener datos más limpios.
La escala de la implementación muestra el alcance del proyecto:
- 311 usuarios activos trabajando en el sistema diariamente
- 6 administradores de datos gestionando la calidad de los datos en todas las regiones
- 1 propietario de proceso de negocio y 1 administrador de Product Experience Data Cloud
- Más de 2.000 nuevos ítems creados desde el go-live
- Más de 53.000 ítems disponibles en el sistema
- Más de 15.000 ítems sincronizados diariamente entre sistemas
Ganancias de velocidad y eficiencia
Una de las mejoras más inmediatas ha sido en los tiempos. La interfaz de creación y mantenimiento de ítems ahora se ejecuta cada 30 minutos en lugar de dos veces al día.
Los usuarios han valorado especialmente las funciones de duplicación, que aceleran significativamente el proceso de creación de productos similares. En lugar de empezar desde cero cada vez, los equipos ahora pueden basarse en definiciones de productos existentes.
Claridad de procesos y responsabilidad
BIC logró algo con lo que muchas organizaciones luchan: documentación detallada que las personas realmente utilizan.
Todos los procesos de creación y mantenimiento de ítems ahora están 100% documentados desde las perspectivas de negocio y TI.
Los equipos ahora tienen roles y responsabilidades más claros, respaldados por matrices RACI detalladas, que definen quién es responsable, quién rinde cuentas, quién debe ser consultado y quién informado para cada actividad de gestión de datos. Esto significa que ya no hay confusión sobre quién debe hacer qué cuando surgen problemas de datos.
Ahora tenemos más autonomía, menos intermediarios y mayor eficiencia en el proceso de ingreso de datos.
Pierre Daurces, Director de Proyectos – Gobernanza de Datos GSC, Grupo BIC
Mejoras en la calidad mediante la automatización
Stibo Systems Product Experience Data Cloud incluye reglas de negocio que validan automáticamente los datos a medida que se ingresan, detectando errores antes de que se propaguen a los sistemas posteriores. Es una forma proactiva de reducir el trabajo manual de corrección que, de otra manera, consumiría mucho tiempo.
Indicadores tempranos de éxito a largo plazo
Aunque la empresa todavía está en las fases iniciales, BIC está monitoreando varios indicadores clave de desempeño. Y se ven prometedores:
- El sistema mantiene un 98% de disponibilidad actualmente. La mayoría de los incidentes que ha experimentado la empresa están relacionados con problemas de los usuarios y no con problemas reales del sistema (como transferir datos con unidades de medida incorrectas).
- La adopción por parte de los usuarios ha sido fuerte, con la mayoría de los colaboradores capacitados utilizando activamente los nuevos procesos.
Construyendo para el futuro
"El éxito de la Ola 1 ha generado interés en expandir el enfoque a otros dominios de datos. Los equipos están preguntando sobre la aplicación de los mismos principios a los datos de clientes y a ciertos tipos de datos financieros.
El equipo ya está planificando la Ola 2, que abordará componentes y materias primas, seguida de la expansión geográfica a Norteamérica y Latinoamérica.
Apoyándose en su socio de implementación Arhis, BIC está construyendo una base sólida para la excelencia de datos a largo plazo. Para una organización que mide el éxito en décadas en lugar de trimestres, estos resultados iniciales sugieren que la inversión de BIC en gobernanza de datos seguirá dando frutos a medida que se expanda el enfoque en sus operaciones globales."
Reflexiones finales
El viaje de BIC nos muestra que incluso las organizaciones globales complejas pueden transformar sus fundamentos de datos con el enfoque correcto.
Lo que diferencia a la empresa de muchas otras es que reconoció que la gobernanza de datos sostenible no se trata solo de nuevos sistemas. Se trata de construir capacidades organizacionales duraderas.
Al abordar personas, procesos y tecnología juntos, BIC ha establecido la base perfecta para un crecimiento continuo.
Gracias, Pierre, por compartir sus valiosos conocimientos y por darnos una mirada detrás de escena de su viaje de gestión de datos.
