Un sistema de gestión de la información de productos (PIM) supone una gran inversión. Las funciones a las que des prioridad hoy determinarán tus capacidades a largo plazo, desde la rapidez de lanzamiento hasta la gestión de las estanterías digitales en todos los canales de venta.
Es posible que descubras esta realidad por las malas.
Tras implementar un PIM que parecía prometedor, empiezas a darte cuenta de que le faltan algunas capacidades importantes. Tu equipo de marketing no puede crear descripciones detalladas, tu equipo de comercio electrónico tiene dificultades con el formato de los mercados online y la colaboración se complica.
Elige tu PIM con cuidado, ya que sus funciones influyen directamente en:
- Tu rapidez de comercialización
- Tus oportunidades de expansión de canales
- La calidad general de tus datos
- La productividad de tu equipo
- La experiencia con los datos de tus productos
Por eso, cuando evalúes soluciones, no te quedes solo con los materiales de marketing. Los proveedores destacan características que suenan similares, pero sus soluciones varían mucho en cuanto a la profundidad de su implementación.
Si no comprendes los detalles, podrías elegir un sistema que satisfaga tus necesidades básicas hoy, pero que limite tu crecimiento en el futuro.
Si eres una gran organización que gestiona muchos sistemas y canales, así como una gran cantidad de productos (y clientes), sigue leyendo. En esta entrada del blog te explicaré todas las características que debes tener en cuenta.
Las necesidades de tu empresa son únicas, pero si utilizas esto como lista de requisitos, podrás evitar aprender por las malas. Así pues, repasemos las características que hay que tener en cuenta, grupo por grupo.
Trataremos:
- Características básicas de gestión y organización de datos
- Funcionalidades de calidad y enriquecimiento de datos
- Características operativas y de colaboración
- Características de comercio y habilitación de canales
- Funcionalidades de integración y escalabilidad
Funcionalidades básicas de gestión y organización de datos
Estas funciones constituirán el núcleo de cualquier sistema PIM eficaz.
Definen en qué medida se puede estructurar, mantener y desarrollar la información de sus productos a lo largo del tiempo. En otras palabras: son la base de todas sus operaciones comerciales.
Repositorio centralizado de productos con modelado de datos flexible
Lo que quieres es que tu PIM te ofrezca una única fuente de referencia para toda la información de los productos. Elimina todos los silos de datos de productos y asegúrate de que todo el mundo en tu organización trabaje con la misma información actualizada.
Lo que distingue a los sistemas básicos de los avanzados es la flexibilidad del modelo de datos. Las soluciones PIM líderes te permiten:
- Crear atributos de producto personalizados que se adapten a las necesidades específicas de tu sector
- Establecer relaciones de tipo «padre-hijo» entre productos (para variantes, paquetes y colecciones)
- Configurar reglas de herencia que automaticen el flujo de información entre productos relacionados
- Configurar atributos dinámicos que se actualicen automáticamente en función de otros puntos de datos
Imaginemos que eres un minorista de artículos deportivos.
Puedes configurar un modelo de datos en el que las variantes de talla, color y material hereden la información básica del producto padre, pero al mismo tiempo mantengan sus especificaciones únicas. Así, cuando cambie la información del producto base, todas las variantes se actualizarán automáticamente, lo que te ahorrará innumerables horas de actualizaciones manuales.
Gestión de la clasificación y la taxonomía
La forma en que organizas tus productos influye significativamente tanto en tu eficiencia interna como en la experiencia del cliente. A la hora de elegir un PIM, busca capacidades avanzadas de clasificación para:
- Crear múltiples jerarquías para diferentes necesidades empresariales (merchandising frente a cadena de suministro)
- Crear sistemas de clasificación por facetas para un filtrado de productos más detallado
- Asignar sus productos a taxonomías estándar del sector para una mejor integración en los mercados
- Clasificar automáticamente los productos en función de sus atributos, mediante el aprendizaje automático
Una buena estructura taxonómica te permite localizar los productos con mayor precisión, generar mejores informes y simplificar el mantenimiento de los productos. Además, te ayuda a mantener la coherencia de tus categorías a medida que crece tu catálogo de productos.
Para un distribuidor que gestiona miles de productos en docenas de categorías, la capacidad de mantener múltiples esquemas de clasificación (para su página web, para el catálogo impreso, para la gestión interna del inventario...) le permite ser mucho más eficiente.
Control de versiones y seguimiento del historial de cambios
A medida que evoluciona la información de tus productos, querrás poder hacer un seguimiento de quién ha cambiado qué y cuándo. Por eso necesitas funciones de control de versiones que te ofrezcan:
- Un registro de auditoría completo de todos los cambios realizados en la información de los productos
- La capacidad de comparar diferentes versiones de un registro de producto
- Opciones para volver a versiones anteriores cuando sea necesario
- Publicación programada de futuras actualizaciones de productos
Esto resulta muy valioso cuando se lanzan nuevos productos o se realizan actualizaciones estacionales del catálogo, y hay varios miembros del equipo trabajando en los mismos productos al mismo tiempo.
Se garantiza la responsabilidad, se pueden resolver problemas y siempre es posible recuperarse de los errores.
Si tu proveedor proporciona especificaciones actualizadas para cientos de productos técnicos, el control de versiones te permite revisar los cambios antes de que se publiquen, aprobarlos de forma masiva y llevar un registro de qué ha cambiado y por qué.
Aspectos importantes tanto para el cumplimiento normativo como para la eficiencia operativa.
Relaciones y mapeo de datos
Con un catálogo de productos amplio y en constante crecimiento, necesitas un PIM capaz de gestionar relaciones complejas entre productos. Debe ayudarte a conectar productos y automatizar el flujo de información entre artículos relacionados.
Te interesará un PIM con las siguientes capacidades:
- Definir relaciones padre-hijo para variantes de productos (como combinaciones de talla y color)
- Crear paquetes y conjuntos de productos en los que los productos que los componen mantengan su identidad
- Configurar relaciones entre accesorios y piezas de recambio
Las reglas de herencia son especialmente importantes. Determinan cómo fluye la información desde los productos principales a sus variantes. Cuando actualizas la descripción del material del cuadro de una bicicleta, ese cambio puede propagarse automáticamente a todos los modelos de bicicleta que utilicen ese cuadro.
Existen diferentes tipos de herencia para distintas necesidades:
- Herencia completa, en la que los productos hijos reciben todos los atributos del producto padre
- Herencia selectiva, en la que solo determinados atributos se transmiten a los productos hijos
- Capacidades de anulación para que las variantes mantengan valores únicos
Si eres un gran fabricante con productos configurables, las reglas de herencia facilitan enormemente el mantenimiento. Piensa en todas las veces que necesitas actualizar un componente que se utiliza en cientos de productos.
Funciones de calidad y enriquecimiento de datos
Almacenar los datos de los productos es solo el primer paso. Tu PIM también debería transformar la información básica de los productos en contenido rico y atractivo que capte la atención del público en todos los canales.
La calidad y la exhaustividad del contenido de tus productos influyen directamente en la experiencia del cliente y, en última instancia, en tus resultados de ventas.
Reglas de validación y mecanismos de puntuación de calidad
En los sistemas PIM avanzados, puede establecer y aplicar estándares de calidad de los datos mediante reglas de validación configurables. Esas reglas actúan como barreras de seguridad, garantizando que la información de sus productos cumpla tanto con sus estándares internos como con los requisitos externos.
Puede configurar validaciones para:
- Atributos que deben añadirse antes de que un producto pueda publicarse
- Validaciones de formato para mantener la coherencia en todos los aspectos (especificaciones, medidas, etc.)
- Comprobaciones de rango de valores para evitar errores (como dimensiones negativas)
- La comparación de patrones para información estandarizada (como los números de modelo)
Las mejores soluciones PIM no se limitan a validar tus datos. También asignan puntuaciones diferentes a cada elemento, evaluando el contenido de tus productos en función de unos estándares ideales.
Así, en lugar de limitarse a indicarte qué está mal, dirigen tu atención hacia las áreas en las que debes mejorar.
Herramientas de enriquecimiento de contenidos y plantillas
La diferencia entre la información básica de un producto y el contenido que realmente impulsa las ventas suele residir en las capacidades de enriquecimiento. Un buen sistema PIM incluye herramientas que transforman los datos sin procesar en historias de producto atractivas.
- Herramientas de edición de texto con funciones de formato, corrector ortográfico y contadores de caracteres para crear descripciones pulidas
- Plantillas de atributos que rellenan automáticamente la información común para productos similares, lo que ahorra una enorme cantidad de tiempo
- Funciones de edición masiva para realizar cambios coherentes en varios productos a la vez
- Clonación de atributos para copiar contenido de un producto a otro
También dispones de plantillas para lanzar productos más rápidamente, con formatos estandarizados para diferentes tipos de productos.
Por ejemplo, cuando tu equipo cree una nueva ficha de una herramienta eléctrica, podrá aplicar la «plantilla de herramientas eléctricas» y rellenar automáticamente los campos de atributos correctos (como las advertencias de seguridad y las especificaciones técnicas).
Además, algunos PIM pueden evaluar tu contenido y ofrecer recomendaciones que ayuden a los profesionales del marketing a identificar qué aspectos de las descripciones deben mejorarse.
Analizan el contenido existente y sugieren mejoras que se ajustan a la voz de tu marca.
Generación y mejora de contenidos asistidas por IA
La IA ha transformado las posibilidades del contenido de producto.
En los sistemas PIM más avanzados, dispones de herramientas que no solo agilizan considerablemente la creación de contenido, sino que también mejoran la calidad del mismo en todo tu catálogo.
- Generación automatizada de descripciones de productos que crea borradores iniciales basados en especificaciones técnicas y argumentos clave de venta
- Asignación inteligente de atributos que sugiere campos al importar datos de fuentes externas, lo que reduce el trabajo manual
- Reconocimiento de imágenes para etiquetar y clasificar automáticamente las imágenes de los productos en función del contenido visual
- Sugerencias de optimización SEO que analizan las descripciones y recomiendan mejoras para la visibilidad en las búsquedas
Las herramientas de IA suelen aprender con el tiempo el lenguaje específico de tus productos y la voz de tu marca. Tras procesar una cantidad suficiente de tu contenido existente, un PIM avanzado puede generar nuevas descripciones que suenen auténticamente como tu marca, en lugar de contenido genérico y anodino.
Imaginemos que eres un minorista de muebles.
Puedes utilizar la generación de contenido asistida por IA para obtener las especificaciones básicas de una nueva colección de sofás. El sistema puede crear descripciones detalladas y acordes con la marca para docenas de variantes en cuestión de minutos, en lugar de horas. A continuación, un editor humano puede revisar y perfeccionar estas descripciones generadas. Así, el tiempo y la experiencia del editor se dedican a mejorar el contenido, en lugar de empezar desde cero.
La IA también puede ayudarte a mantener la coherencia en catálogos de productos de gran volumen.
Cuando cambie tu terminología o tu estrategia de comunicación, la IA puede identificar todas las descripciones de productos afectadas y sugerir actualizaciones que se ajusten a tu nuevo enfoque.
Gestión de activos digitales y manejo de contenidos multimedia
El contenido visual vende productos. Por eso, las funciones de gestión de archivos multimedia desempeñan un papel fundamental en la configuración de tu PIM. Para destacar en el mercado, tu PIM necesita mucho más que un simple almacenamiento de imágenes. Busca características como:
- Compatibilidad con múltiples formatos de archivo, incluyendo imágenes, vídeos, PDF, modelos 3D y contenido de RA/RV
- Control automático de versiones que mantiene el historial de cambios y actualizaciones de los activos
- Funcionalidades de transformación de activos que generen los tamaños y formatos adecuados para los distintos canales
- Gestión de metadatos, para que puedas buscar y organizar fácilmente tu biblioteca de contenido visual
Es un quebradero de cabeza constante para los equipos de marketing cuando las imágenes de sus productos se encuentran en un sistema, las fichas técnicas en otro y los vídeos en un tercer lugar.
Un enfoque integrado resuelve este problema. Cuando tu redactor abre la ficha de un producto, debería ver inmediatamente todos los activos asociados en su contexto.
Las relaciones entre los activos también son importantes. Tu PIM debería permitirte distinguir entre imágenes principales, ángulos alternativos, fotos de estilo de vida e imágenes detalladas de las especificaciones. Deberías poder priorizar qué imágenes aparecen primero en cada canal.
Funcionalidades de traducción y localización
Si vendes a nivel mundial, te enfrentas a retos específicos en lo que respecta a la información de los productos. No basta con traducir el contenido palabra por palabra y esperar que tenga repercusión en los distintos mercados.
El contenido debe localizarse. Y dado que esa localización debe ser eficiente a gran escala, tu PIM debería ofrecerte:
- Compatibilidad multilingüe que mantenga las traducciones junto al contenido original, no como copias separadas
- Herramientas de flujo de trabajo que agilicen el proceso de traducción y realicen un seguimiento del estado de finalización
- Reglas de herencia que apliquen automáticamente la información traducida del producto principal a las variantes
- Integración con sistemas y servicios de gestión de traducciones para un procesamiento eficiente
Los mejores sistemas también distinguen entre lo que necesita traducción y lo que no.
Las medidas de los productos pueden ser las mismas en todos los mercados, pero los nombres de los productos y las descripciones de marketing deben localizarse. Tu PIM debería gestionar estas diferencias de forma inteligente.
Si dispone de catálogos muy extensos, las funciones de memoria de traducción le resultarán de gran ayuda. Estas funciones detectan si ya ha traducido algo anteriormente y le sugieren esa frase.
Además, las adaptaciones regionales no se limitan únicamente al idioma.
Tu PIM debería ayudarte a gestionar atributos específicos de cada mercado, como las certificaciones de cumplimiento normativo locales, los precios regionales y la información sobre disponibilidad. Debes controlar qué productos aparecen en cada mercado y personalizar el contenido según las necesidades específicas de cada región.
Funcionalidades operativas y de colaboración
Unos modelos de datos sólidos y unas herramientas de enriquecimiento constituyen la base de su sistema PIM, pero el éxito en la práctica depende en igual medida de cómo las personas utilizan el sistema en el día a día.
Las funciones operativas determinan si su PIM se convierte en esa herramienta indispensable y de gran ayuda que usted había previsto.
Automatización de flujos de trabajo y procesos de aprobación
Los lanzamientos de productos pueden ser complejos. Requieren la coordinación entre múltiples equipos y partes interesadas. Cuando no se dispone de flujos de trabajo estructurados, se pasan por alto pasos críticos, se crean cuellos de botella y se ve afectado el tiempo de comercialización. Un buen PIM debería ayudar en este sentido, mediante:
- Rutas de aprobación configurables que se adapten a los procesos de su organización
- Seguimiento del estado para mostrar exactamente en qué fase del proceso de lanzamiento se encuentran los productos
- Notificaciones automatizadas que avisan a los miembros del equipo cuando se necesita su aportación
- Gestión de excepciones para casos especiales que se desvían de los procesos habituales
No obligues a tus gestores de producto a dedicar horas cada semana a enviar correos electrónicos para comprobar las aprobaciones y realizar un seguimiento manual del estado en hojas de cálculo.
Con la automatización de los flujos de trabajo, todas las personas implicadas en el proceso tienen visibilidad. Tu equipo de merchandising puede ver qué productos están atascados en la revisión legal, mientras que tus redactores saben exactamente qué artículos necesitan descripciones a continuación.
La transparencia total sustituye a las constantes preguntas del tipo «¿en qué estado está?», que plagan los procesos manuales.
Las mejores herramientas de flujo de trabajo se adaptan a diferentes tipos de productos y situaciones. Un simple accesorio puede que solo necesite una revisión básica, mientras que los productos regulados requieren más comprobaciones de cumplimiento normativo y aprobaciones.
Permisos basados en roles y control de acceso
No todos los miembros de tu organización deben tener el mismo nivel de acceso a los datos de tus productos. Los distintos equipos tienen responsabilidades diferentes, y tu PIM debe reflejar esa realidad mediante controles de permisos inteligentes.
- Permisos granulares que limitan quién puede ver, editar o aprobar qué contenido
- Controles de acceso basados en roles, según la estructura organizativa y los flujos de trabajo
- Disposiciones de acceso temporal para contratistas o trabajadores temporales
- Registros de auditoría que permiten saber quién realizó qué cambios y cuándo
Los mejores sistemas te permiten personalizar los permisos en función tanto de los roles de los usuarios como de los atributos de los datos. Por ejemplo, tu equipo de precios podría editar la información sobre costes, pero no las descripciones de marketing, o los equipos regionales podrían acceder únicamente a los productos relevantes para sus mercados.
La herencia de permisos puede simplificar la administración. Cuando organizas tu catálogo de productos de forma jerárquica, los permisos aplicados en los niveles superiores se transmiten automáticamente a las categorías y productos subordinados.
Tu PIM también debería integrarse con los sistemas de gestión de identidades de toda la empresa. Con las funciones de inicio de sesión único, reduces las dificultades para los usuarios y te aseguras de que, cuando alguien abandone tu organización, su acceso se revoque inmediatamente en todas partes.
Herramientas de gestión de tareas y colaboración
La información sobre los productos no existe de forma aislada.
Necesitas aportaciones de muchos departamentos y partes interesadas, por lo que tu PIM debe contar con buenas funciones de colaboración. Estas son algunas de las que deberías buscar:
- Asignación y seguimiento de tareas que muestren quién es responsable de cada aspecto del enriquecimiento del producto
- Sistemas de notificación que avisen a los miembros del equipo cuando se necesite su aportación o cuando los cambios afecten a su trabajo
- Herramientas de comentarios y opiniones que mantengan las conversaciones vinculadas a la información relevante del producto
- Cuadros de mando de progreso que muestren el estado de finalización en todo el catálogo
Los PIM más eficaces consideran la colaboración como una característica fundamental, no como algo secundario.
Reconocen que los distintos equipos hablan idiomas diferentes: el departamento de marketing piensa en términos de beneficios para el cliente, los equipos técnicos se centran en las especificaciones y los aspectos legales se preocupan por el cumplimiento normativo.
Las herramientas de colaboración deben dar cabida a estas perspectivas, por supuesto sin sacrificar la coherencia de los datos. Por ejemplo, un miembro del equipo técnico debería poder actualizar una especificación, lo que activaría automáticamente una notificación al departamento de marketing indicando que las descripciones del producto podrían necesitar una revisión.
Las vistas de calendario también resultan útiles. Facilitan la coordinación entre los equipos en torno a los lanzamientos de productos y las actualizaciones estacionales. Todo el mundo puede ver los próximos plazos y las dependencias.
Funciones de gobernanza y gestión de datos
Si dispones de un catálogo de productos extenso y en constante crecimiento, mantener la calidad de los datos supone todo un reto. Especialmente si no se cuenta con estructuras de gobernanza adecuadas, así que asegúrate de que tu PIM las incorpore de serie.
- Motores de reglas de negocio que aplican automáticamente los estándares de datos
- Cuadros de mando de gestión de datos que destacan los problemas de calidad que requieren atención
- Flujos de trabajo de aprobación que garantizan una revisión adecuada antes de que la información se haga pública
- Seguimiento del cumplimiento normativo para necesidades específicas del sector o regionales
Si se trata de una gran organización, probablemente cuente con gestores de datos dedicados encargados de mantener los estándares de calidad. Su PIM debería respaldar estas funciones con herramientas que faciliten la supervisión y la mejora de la calidad de los datos.
Busca sistemas que puedan detectar y señalar automáticamente posibles problemas:
- Atributos obligatorios que faltan
- Formato inconsistente
- Valores atípicos que podrían indicar errores
Algunos PIM no se limitan a identificar problemas: sugieren posibles soluciones.
Con las reglas de validación personalizadas, dispones de medidas de seguridad que evitan que los datos erróneos entren en tu sistema desde el principio. Por ejemplo, puedes configurar reglas que garanticen que todos los títulos de los productos sigan las convenciones de tu marca o que las especificaciones técnicas utilicen unidades de medida coherentes.
Si tu PIM te permite programar informes de calidad de datos, esa es una forma eficaz de mantener informadas a las partes interesadas sobre el estado de la información de tus productos, haciendo un seguimiento de las mejoras a lo largo del tiempo e identificando las áreas a las que debes prestar atención.
Funcionalidades de comercio y habilitación de canales
Para evitar ralentizar todo tu negocio, necesitas una forma eficaz de llevar la información de tus productos al mercado. Por eso, los PIM modernos deben hacer mucho más que simplemente almacenar datos: deben respaldar activamente tu estrategia de comercio omnicanal.
Publicación y distribución multicanal
Tus clientes se encuentran con tus productos en todo tipo de puntos de contacto, y cada uno de ellos necesita información oportuna y con el formato adecuado. Tu PIM debe destacar en la distribución de estos datos, con funciones como:
- Calendarios de publicación flexibles que te permitan planificar los lanzamientos en función de las campañas de marketing y los eventos de temporada
- Variaciones de contenido específicas para cada canal que se ajusten a la voz de su marca y a los distintos requisitos de formato
- Actualizaciones incrementales que solo envían la información modificada, en lugar de los feeds completos de productos
- Comprobaciones de calidad automatizadas que verifican los datos para cada canal antes de su publicación
Los sistemas avanzados pueden mantener separados los datos maestros y las adaptaciones específicas de cada canal.
Esto significa que puede realizar una única actualización de la información básica del producto sin perder todas sus personalizaciones específicas de cada canal.
También resulta útil poder previsualizar cómo aparecerá tu contenido en los distintos canales antes de publicarlo.
Y como no quieres sorpresas desagradables que estropeen la experiencia del cliente, intenta encontrar un PIM que permita a tus equipos visualizar exactamente cómo se mostrará la información del producto en tu página web, en tu aplicación móvil o en los listados de los marketplaces.
Conectores para mercados y plataformas de comercio electrónico
Tu empresa está presente en múltiples mercados y plataformas, cada una de las cuales tiene sus propios requisitos técnicos. Un PIM fiable debería ayudarte en este sentido con funciones como:
- Conectores preconfigurados para los principales mercados, como Amazon, eBay, Walmart y plataformas específicas del sector
- Integración con sistemas de comercio electrónico habituales, como Shopify, Magento y Salesforce Commerce Cloud
- Compatibilidad con formatos estándar del sector, como BMEcat, ETIM y otras clasificaciones específicas de cada sector
- Herramientas de gestión de conectores que te permiten supervisar el estado y el funcionamiento de tus integraciones
Estos conectores deben gestionar las complejidades técnicas de cada plataforma y asignar los atributos de tus productos a los campos específicos de cada mercado.
Un PIM sólido también puede gestionar la sincronización continua. Si se producen cambios en el precio, el stock o el contenido, dichos cambios se transmiten sin problemas a cada canal.
Hay que tener en cuenta si los conectores los mantiene el propio proveedor del PIM o si lo hacen terceros. Los conectores mantenidos por el proveedor suelen actualizarse con mayor frecuencia cuando cambian los requisitos de los mercados.
Formato y requisitos específicos de cada canal
Cada canal de venta tiene sus propias normas, capacidades y limitaciones. Por lo tanto, su PIM debe ser lo suficientemente flexible como para gestionar estas diferencias sin que ello afecte a la información básica de sus productos. Estas son algunas de las características que debe tener en cuenta:
- Formato basado en plantillas que adapta automáticamente el contenido a canales específicos
- Límites de número de caracteres que garantizan que tus descripciones se ajusten a las restricciones de cada mercado
- Asignación de campos obligatorios y opcionales que cumpla con los requisitos mínimos de datos de cada plataforma
- Herramientas de asignación de categorías que alinean tu propia taxonomía con el sistema de clasificación de cada canal
Los PIM avanzados aprenden del rendimiento de cada uno de tus canales. Te ayudan a identificar qué atributos de los productos impulsan las conversiones en plataformas específicas. Esto te facilita priorizar las iniciativas de enriquecimiento de contenidos que tienen más probabilidades de ofrecerte un buen retorno de la inversión.
Asegúrate de que tu sistema pueda gestionar los requisitos de transformación de imágenes para los distintos canales. Amazon puede exigir dimensiones y colores de fondo específicos, mientras que tu propia página web puede necesitar múltiples imágenes de estilo de vida en alta resolución.
Integración de análisis de estanterías digitales
Una vez publicada la información de tus productos, necesitas conocer su rendimiento en todos los canales para poder seguir mejorando tu presencia digital en su conjunto. Los sistemas PIM modernos deberían poder ayudarte a conseguir esa visibilidad mediante:
- Un seguimiento de la competencia que compara tus productos con las alternativas disponibles en los principales mercados
- Una puntuación de cumplimiento de contenidos que evalúa en qué medida tus fichas de producto cumplen con las directrices de cada canal
- Un análisis del posicionamiento en los resultados de búsqueda que muestra en qué posición aparecen tus productos en las búsquedas relevantes
- Seguimiento de la tasa de éxito en la «Buy Box» para vendedores de mercados que compiten con otros proveedores
Las funciones de análisis más valiosas te proporcionan un ciclo de retroalimentación con tu PIM.
Cuando los análisis detectan atributos que faltan y que afectan a la visibilidad en las búsquedas o a las tasas de conversión, esto puede activar tareas dentro de los flujos de trabajo de tu PIM para subsanar esas carencias.
Muchas organizaciones se benefician de sistemas de bucle cerrado en los que los datos sobre el rendimiento identifican automáticamente el contenido que hay que priorizar y enriquecer.
Funciones de integración y escalabilidad
Dado que la información de sus productos circula entre multitud de sistemas de su organización, su PIM debe reflejarlo.
Si el PIM no puede conectarse adecuadamente con su ecosistema tecnológico actual, puede que acabe creando más problemas de los que resuelve.
Conectividad con sistemas empresariales (ERP, PLM, CRM)
Tu PIM debe ser capaz de comunicarse sin problemas con todo tipo de sistemas empresariales clave que contengan datos valiosos sobre los productos o que utilicen la información enriquecida que generas. Por lo tanto, el PIM necesita funciones como:
- Sincronización bidireccional con sistemas ERP que gestionan datos básicos de productos, precios e inventario
- Conexiones con plataformas PLM que generan especificaciones de diseño y detalles técnicos
- Integración con sistemas CRM para proporcionar a los equipos de ventas información precisa sobre los productos
- Enlaces a plataformas de BI que analizan el rendimiento de los productos en todos los canales
Los PIM más flexibles te permiten elegir tu método de integración preferido.
Los métodos van desde el procesamiento por lotes para transferencias de grandes volúmenes de datos hasta llamadas a la API en tiempo real para actualizaciones urgentes. La flexibilidad resulta útil cuando es necesario encontrar el enfoque adecuado para cada caso de integración.
Ten siempre en cuenta el nivel de experiencia en integración que necesitas. Algunos sistemas cuentan con interfaces de mapeo fáciles de usar que los equipos de negocio pueden configurar. En otros casos, es posible que necesites recursos de desarrollo.
El equilibrio adecuado depende de las capacidades técnicas de tu organización y de la frecuencia con la que cambien tus necesidades de integración.
Herramientas de incorporación de datos de proveedores
Especialmente si eres minorista o distribuidor, la base de tus datos de productos proviene de tus proveedores. Por lo tanto, asegúrate de que el proceso de incorporación de tu PIM sea lo más eficiente posible.
Busca funciones como:
- Portales para proveedores que permitan a estos enviar y actualizar directamente la información de sus productos
- Plantillas de importación adaptadas a diferentes tipos de proveedores o categorías de productos
- Reglas de transformación que convierten los datos de los proveedores a su modelo de datos interno
- Validación automatizada que garantiza que los datos enviados cumplan con sus estándares de calidad antes de introducirlos en su sistema
Los PIM avanzados realizan un seguimiento de la calidad de los datos de los proveedores a lo largo del tiempo, generando cuadros de mando que te indican qué socios proporcionan de forma constante información completa y precisa. De este modo, puedes trabajar de forma proactiva con los proveedores cuyo rendimiento es insuficiente para mejorar sus envíos.
Algunos sistemas también admiten solicitudes de activos digitales. Puedes notificar automáticamente a los proveedores cuando los productos no cuenten con las imágenes o la documentación de apoyo necesarias.
Descubre cómo se ha optimizado el intercambio de datos con sus proveedores en este caso de éxito.
Funcionalidades de la API y extensibilidad
Asegúrate de que tu PIM pueda evolucionar al mismo ritmo que tu negocio. Cuenta con una estrategia de PIM lo suficientemente flexible como para adaptarse a los requisitos cambiantes. A continuación te ofrecemos algunas recomendaciones sobre funcionalidades:
- API RESTful que admitan todas las funciones principales del PIM, no solo el acceso básico a los datos
- Compatibilidad con GraphQL para una recuperación de datos más eficiente y específica
- Funcionalidades de webhooks que activan procesos externos cuando se producen eventos específicos
- Documentación para desarrolladores y recursos de soporte para integraciones personalizadas
Los PIM más preparados para el futuro te ofrecen marcos de extensión que te permiten personalizar la funcionalidad sin modificar el código principal. Puedes realizar actualizaciones sin poner en peligro tus requisitos empresariales específicos.
Además, es recomendable asegurarse de que existan integraciones preconfiguradas con tecnologías complementarias, como sistemas de gestión de activos digitales (DAM), servicios de traducción o herramientas de reconocimiento de productos. Estas facilitan enormemente la implementación y el mantenimiento.
Consideraciones sobre rendimiento y escalabilidad
A medida que tu catálogo de productos crece y te expandes a nuevos mercados, tu PIM debe seguir funcionando bajo una carga cada vez mayor. Hay algunos factores críticos de rendimiento a los que debes prestar atención:
- Capacidad para gestionar catálogos de gran tamaño que mantenga la capacidad de respuesta incluso con millones de referencias
- Capacidad para admitir usuarios simultáneos que dé servicio a todo su equipo sin que se reduzca el rendimiento
- Eficiencia en la importación y exportación, capaz de gestionar grandes volúmenes de datos en plazos razonables
- Opciones de implementación global que den servicio a usuarios de diferentes regiones geográficas
Si te decantas por una solución PIM basada en la nube, es probable que la escalabilidad no suponga ningún problema. Solo tienes que asegurarte de que el modelo de precios no te penalice por esta flexibilidad con costes impredecibles a medida que aumenta tu uso.
Asegúrate de preguntar a los posibles proveedores por sus implementaciones más grandes y por las métricas de rendimiento habituales.
Los mejores proveedores compartirán datos de referencia del mundo real, no capacidades teóricas. También explicarán cómo su arquitectura afronta los retos habituales de escalabilidad, como las relaciones complejas entre productos o los conjuntos de atributos extensos.
A la hora de evaluar la escalabilidad, no te limites a tener en cuenta únicamente el número de productos, sino también:
- La complejidad de su modelo de datos
- El volumen de activos digitales
- La frecuencia de las actualizaciones
Factores como estos suelen influir en el rendimiento mucho más que el simple número de productos.
Pero incluso el PIM más sólido, con todas estas características, no es más que el principio de lo que se puede lograr con la gestión de datos de productos.
A medida que los mercados evolucionan y aumentan las expectativas de los clientes, las organizaciones con visión de futuro saben que gestionar la información de los productos de forma eficaz es solo el primer paso. El verdadero objetivo es crear experiencias de producto excepcionales en todos los puntos de contacto con el cliente, lo que nos lleva a una importante evolución en el sector.
Descubre cómo Danfoss gestiona 1,5 millones de productos en 33 idiomas en este caso de éxito.
La evolución del PIM al PXM
El panorama de la gestión de datos de productos ha experimentado una transformación significativa en los últimos años. Lo que comenzó como un PIM básico ha evolucionado hasta convertirse en algo más completo: la gestión de la experiencia del producto (PXM).
El PIM centraliza y estandariza la información de los productos, creando una base fiable de datos precisos. Se centra en los aspectos operativos de la gestión de los atributos, las especificaciones y los activos de los productos.
El PXM se asienta sobre esta base, pero va mucho más allá al centrarse en cómo los clientes experimentan tus productos en todos los puntos de contacto.
Transforma los datos brutos de los productos en experiencias atractivas y contextualizadas, adaptadas a segmentos de clientes, canales y momentos específicos del proceso de compra.
Esta evolución se produjo de forma orgánica a medida que cambiaban las expectativas de los clientes. Los compradores actuales esperan mucho más que los datos básicos del producto: información detallada y personalizada que responda directamente a sus necesidades, en cualquier lugar.
CURSO INTENSIVO
3 pasos para mejorar las experiencias de producto
Cómo Stibo Systems integra todo esto
Echemos un vistazo rápido a nuestra propia solución para contextualizarla en el mundo real.
En Stibo Systems, vemos constantemente cómo las organizaciones superan la vida útil de sus sistemas PIM tradicionales y necesitan muchas más funcionalidades. Nuestro enfoque refleja esta realidad.
Descripción general de Product Experience Data Cloud
Nuestra Product Experience Data Cloud (PXDC) gestiona tanto las funciones tradicionales del PIM como las nuevas capacidades relacionadas con la experiencia del producto. La hemos desarrollado basándonos en las necesidades reales de nuestros clientes:
- Conecta los datos de productos dispersos en sistemas ERP, bases de datos de proveedores y hojas de cálculo antiguas
- Le ayuda a añadir mejores descripciones, imágenes y especificaciones a esos datos sin procesar
- Te permite compartir esa información mejorada en todos tus canales de venta sin inconsistencias
Hemos diseñado PXDC como un sistema modular con componentes que abordan aspectos específicos del ciclo de vida de los datos de producto. Cada componente funciona de forma independiente, pero te aporta más valor cuando se utilizan conjuntamente en nuestra plataforma integrada.
Nuestra solución incluye tanto la funcionalidad básica de PIM como capacidades ampliadas que dan soporte a todo el recorrido de tu producto. Esto significa que no necesitas combinar múltiples soluciones de diferentes proveedores.
EXPERIENCIA INTERACTIVA
Mejores experiencias de producto. Y mejores conversiones.
Cómo se integra con nuestras capacidades más amplias de MDM
Un aspecto que hace que nuestro enfoque sea único es la forma en que nuestro PXDC se integra con otras soluciones de gestión de datos maestros. Es capaz de conectar la información de los productos con otros ámbitos de datos críticos.
Nuestras soluciones le proporcionan una base para gestionar múltiples tipos de datos maestros, entre los que se incluyen:
- Información de clientes para personalizar las experiencias con los productos
- Datos de ubicación para tener en cuenta las variaciones regionales y la disponibilidad
- Datos de los proveedores para garantizar la transparencia de la cadena de suministro
Al vincular los datos de los productos con estos otros ámbitos, le ayudamos a crear experiencias de producto más contextuales y relevantes.
Por ejemplo, puede combinar las preferencias de los clientes con las características de los productos para ofrecer mejores recomendaciones, o vincular la información de los productos y los proveedores para respaldar iniciativas de sostenibilidad.
Con este enfoque multidominio, su entorno técnico se simplifica. Dispone de una única plataforma para la gobernanza de datos en toda su organización, en lugar de sistemas independientes para cada dominio de datos.
Algunas características clave que marcan la diferencia
Hemos desarrollado varias capacidades únicas para abordar los retos comunes a los que se enfrentan nuestros clientes en la gestión de datos de productos:
Apostamos fuerte por la IA. Nuestras funciones de contenido generado por IA te ayudan a ampliar la creación de contenido mediante la generación automática de descripciones de productos y el enriquecimiento de atributos a partir de la información existente. Esto supone un esfuerzo manual mucho menor a la hora de mantener un contenido de producto detallado cuando se dispone de catálogos extensos.
La plataforma incluye análisis de estantería digital, lo que te permite ver el rendimiento de los productos en los distintos canales digitales. De este modo, dispones de un ciclo de retroalimentación que te ayuda a mejorar continuamente el contenido de tus productos, basándote en el rendimiento real.
También hemos desarrollado funciones de gestión de datos de sostenibilidad que te ayudan a realizar un seguimiento y a comunicar la información sobre el impacto medioambiental y social de tus productos. Estas capacidades cobrarán cada vez más importancia a medida que las normativas se vuelvan más estrictas y los consumidores se interesen más por la sostenibilidad.
La arquitectura de nuestra plataforma hace hincapié en la flexibilidad. Puedes empezar por lo que más te urga y ampliarla a medida que tu estrategia madure. Al utilizar un enfoque modular, la implementación resulta mucho menos compleja desde el principio y dispones de una hoja de ruta clara para el crecimiento futuro.
Conclusión
Con el sistema PIM adecuado —y con las funciones adecuadas—, puedes transformar la forma en que gestionas la información de los productos en toda tu organización.
Espero que las capacidades que hemos analizado en esta entrada del blog te proporcionen una buena base de conocimientos para desarrollar estrategias de datos de producto exitosas y te ayuden a elegir la solución más adecuada para tus necesidades específicas.
A la hora de evaluar sistemas PIM para tu empresa, céntrate primero en las capacidades que aborden tus retos más urgentes. Pero asegúrate de que pueda crecer al ritmo de tus necesidades.
Los mejores sistemas PIM combinan la excelencia técnica con la facilidad de uso. Hacen que las complejas tareas de gestión de datos sean accesibles para todos los miembros del equipo implicados en el ciclo de vida de tus productos.
En Stibo Systems, hemos visto cómo un PIM eficaz se convierte en una ventaja competitiva para nuestros clientes, y eso es algo maravilloso. Las funciones adecuadas no solo organizan tus datos, sino que sacan hasta la última gota de valor de cada conjunto de datos.
Al final, te ayudan a crear experiencias de producto atractivas que conectan con los clientes en todos los canales.
INFORME
Stibo Systems Reconocido como Líder en IDC MarketShape: Evaluación de Proveedores de Aplicaciones PIM para Comercio Mundial 2024-2025
