Ein Product-Information-Management-System (PIM) ist eine große Investition. Die Funktionen, denen Sie heute Priorität einräumen, werden Ihre Möglichkeiten auf lange Sicht bestimmen – von der Geschwindigkeit der Markteinführung bis hin zum digitalen Regalmanagement über alle Vertriebskanäle hinweg.
Diese Tatsache könnten Sie auf die harte Tour erfahren.
Nachdem Sie ein vielversprechendes PIM-System implementiert haben, stellen Sie fest, dass einige wichtige Funktionen fehlen. Ihr Marketingteam kann keine aussagekräftigen Produktbeschreibungen erstellen, Ihr E-Commerce-Team hat Probleme mit der Formatierung auf Marktplätzen und die Zusammenarbeit wird erschwert.
Wählen Sie Ihr PIM sorgfältig aus, denn seine Funktionen wirken sich direkt aus auf:
- Ihre Markteinführungsgeschwindigkeit
- Ihre Möglichkeiten zur Kanalerweiterung
- Ihre allgemeine Datenqualität
- Die Produktivität Ihres Teams
- Ihre Erfahrungen mit Produktdaten
Wenn Sie also Lösungen bewerten, sollten Sie über die Marketingunterlagen hinausblicken. Anbieter heben ähnlich klingende Funktionen hervor, doch ihre Lösungen unterscheiden sich stark in der Tiefe der Umsetzung.
Wenn Sie die Einzelheiten nicht verstehen, wählen Sie möglicherweise ein System aus, das zwar heute Ihre grundlegenden Anforderungen erfüllt, Ihr Wachstum morgen jedoch einschränkt.
Wenn Sie ein großes Unternehmen sind, das mit vielen Systemen und Kanälen sowie einer riesigen Menge an Produkten (und Kunden) zu tun hat, lesen Sie weiter. In diesem Blogbeitrag werde ich Ihnen alle Funktionen aufzeigen, auf die Sie achten sollten.
Die Anforderungen Ihres Unternehmens sind einzigartig, aber wenn Sie diesen Beitrag als Checkliste nutzen, können Sie vermeiden, auf die harte Tour lernen zu müssen. Lassen Sie uns also die zu berücksichtigenden Funktionen Gruppe für Gruppe durchgehen.
Wir behandeln folgende Themen:
- Kernfunktionen für Datenmanagement und -organisation
- Funktionen zur Datenqualität und -anreicherung
- Funktionen für den Betrieb und die Zusammenarbeit
- Funktionen für E-Commerce und Kanalunterstützung
- Funktionen zur Integration und Skalierbarkeit
Kernfunktionen für Datenmanagement und -organisation
Diese Funktionen bilden den Kern jedes effektiven PIM-Systems.
Sie bestimmen, wie gut Ihre Produktinformationen strukturiert, gepflegt und im Laufe der Zeit weiterentwickelt werden können. Mit anderen Worten: Sie bilden das Fundament für alle Ihre E-Commerce-Aktivitäten.
Zentraler Produktstamm mit flexibler Datenmodellierung
Sie möchten, dass Ihr PIM Ihnen eine einzige, verbindliche Quelle für alle Produktinformationen bietet. Beseitigen Sie alle Produktdatensilos und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen mit denselben, aktuellen Informationen arbeiten.
Was einfache Systeme von fortschrittlichen unterscheidet, ist die Flexibilität des Datenmodells. Mit führenden PIM-Lösungen können Sie:
- benutzerdefinierte Produktattribute erstellen, die Ihren spezifischen Branchenanforderungen entsprechen
- Eltern-Kind-Beziehungen zwischen Produkten festlegen (für Varianten, Bundles und Kollektionen)
- Vererbungsregeln festlegen, die den Informationsfluss zwischen verwandten Produkten automatisieren
- Dynamische Attribute zu konfigurieren, die sich automatisch auf der Grundlage anderer Datenpunkte aktualisieren
Nehmen wir an, Sie sind ein Sportartikelhändler.
Sie können ein Datenmodell einrichten, bei dem Varianten wie Größe, Farbe und Material die Kernproduktinformationen vom übergeordneten Produkt erben, gleichzeitig aber ihre eigenen spezifischen Angaben beibehalten. Wenn sich dann die Basisproduktinformationen ändern, werden alle Varianten automatisch aktualisiert, was unzählige Stunden manueller Aktualisierungen erspart.
Klassifizierung und Taxonomie-Management
Wie Sie Ihre Produkte organisieren, hat erhebliche Auswirkungen sowohl auf Ihre interne Effizienz als auch auf das Kundenerlebnis. Achten Sie bei der Auswahl eines PIM auf erweiterte Klassifizierungsfunktionen, um:
- Erstellen Sie mehrere Hierarchien für unterschiedliche Geschäftsanforderungen (Merchandising vs. Lieferkette)
- facettierte Klassifizierungssysteme für eine detailliertere Produktfilterung aufzubauen
- Ihre Produkte branchenüblichen Taxonomien zuordnen, um eine bessere Marktplatzintegration zu erreichen
- Produkte mithilfe von maschinellem Lernen automatisch anhand ihrer Attribute zu klassifizieren
Eine gute Taxonomiestruktur ermöglicht Ihnen eine präzisere Auffindbarkeit von Produkten, ein besseres Reporting und eine vereinfachte Produktpflege. Außerdem hilft sie Ihnen dabei, Ihre Kategorien auch bei wachsendem Produktkatalog konsistent zu halten.
Für einen Händler, der Tausende von Produkten in Dutzenden von Kategorien verwaltet, bedeutet die Möglichkeit, mehrere Klassifizierungsschemata zu pflegen (für die Website, für den gedruckten Katalog, für die interne Bestandsverwaltung …), eine erhebliche Effizienzsteigerung.
Versionskontrolle und Nachverfolgung des Änderungsverlaufs
Wenn sich Ihre Produktinformationen weiterentwickeln, möchten Sie nachverfolgen können, wer was wann geändert hat. Deshalb benötigen Sie Funktionen zur Versionskontrolle, die Ihnen Folgendes bieten:
- einen lückenlosen Prüfpfad aller Änderungen an Produktinformationen
- Die Möglichkeit, verschiedene Versionen eines Produktdatensatzes zu vergleichen
- Optionen, bei Bedarf auf frühere Versionen zurückzusetzen
- Geplante Veröffentlichung zukünftiger Produktaktualisierungen
Dies ist besonders wertvoll, wenn Sie neue Produkte einführen oder saisonale Katalogaktualisierungen vornehmen und mehrere Teammitglieder gleichzeitig an denselben Produkten arbeiten.
Sie erhalten eine klare Nachvollziehbarkeit, können Probleme beheben und Fehler jederzeit rückgängig machen.
Wenn Ihr Lieferant aktualisierte Spezifikationen für Hunderte von technischen Produkten bereitstellt, können Sie mithilfe der Versionskontrolle die Änderungen vor der Veröffentlichung prüfen, sie gesammelt genehmigen und nachverfolgen, was sich geändert hat und warum.
Wichtige Aspekte sowohl für die Einhaltung von Vorschriften als auch für die betriebliche Effizienz.
Datenbeziehungen und Zuordnungen
Bei einem großen, ständig wachsenden Produktkatalog benötigen Sie ein PIM, das die Verwaltung komplexer Produktbeziehungen bewältigen kann. Es sollte Ihnen helfen, Produkte miteinander zu verknüpfen und den Informationsfluss zwischen verwandten Artikeln zu automatisieren.
Sie benötigen ein PIM mit folgenden Funktionen:
- Eltern-Kind-Beziehungen für Produktvarianten (wie Größen-/Farbkombinationen) definieren
- Produktpakete und -sets zu erstellen, bei denen die einzelnen Produkte ihre Identität behalten
- Beziehungen zwischen Zubehör und Ersatzteilen konfigurieren
Vererbungsregeln sind besonders wichtig. Sie legen fest, wie Informationen von übergeordneten Produkten auf deren Varianten übertragen werden. Wenn Sie die Materialbeschreibung eines Fahrradrahmens aktualisieren, kann diese Änderung automatisch auf alle Fahrradmodelle übertragen werden, die diesen Rahmen verwenden.
Es gibt verschiedene Vererbungsarten für unterschiedliche Anforderungen:
- Vollständige Vererbung, bei der untergeordnete Produkte alle Attribute des übergeordneten Produkts übernehmen
- Selektive Vererbung, bei der nur bestimmte Attribute nach unten weitergegeben werden
- Überschreibungsmöglichkeiten für Varianten, um eindeutige Werte beizubehalten
Wenn Sie ein großer Hersteller mit konfigurierbaren Produkten sind, erleichtern Vererbungsregeln die Pflege erheblich. Stellen Sie sich vor, wie oft Sie eine Komponente aktualisieren müssen, die in Hunderten von Produkten verwendet wird.
Funktionen zur Datenqualität und -anreicherung
Das Speichern von Produktdaten ist nur der erste Schritt. Ihr PIM sollte außerdem grundlegende Produktinformationen in reichhaltige, ansprechende Inhalte umwandeln, die Zielgruppen kanalübergreifend überzeugen.
Die Qualität und Vollständigkeit Ihrer Produktinhalte wirken sich direkt auf Ihr Kundenerlebnis und letztendlich auf Ihre Umsatzleistung aus.
Validierungsregeln und Mechanismen zur Qualitätsbewertung
In fortschrittlichen PIM-Systemen können Sie Datenqualitätsstandards mithilfe konfigurierbarer Validierungsregeln festlegen und durchsetzen. Diese Regeln dienen als Leitplanken und stellen sicher, dass Ihre Produktinformationen sowohl Ihren internen Standards als auch externen Anforderungen entsprechen.
Sie können Validierungen einrichten für:
- Attribute, die hinzugefügt werden müssen, bevor ein Produkt veröffentlicht werden kann
- Formatvalidierungen, um die Konsistenz aller Angaben zu gewährleisten (z. B. bei Spezifikationen, Maßen usw.)
- Wertebereichsprüfungen zur Vermeidung von Fehlern (z. B. negative Maße)
- Musterabgleich für standardisierte Informationen (wie Modellnummern)
Die besten PIM-Lösungen validieren nicht nur Ihre Daten. Sie vergeben auch unterschiedliche Bewertungen für verschiedene Aspekte und bewerten Ihre Produktinhalte anhand idealer Standards.
Anstatt Ihnen also nur mitzuteilen, was falsch ist, lenken sie Ihre Aufmerksamkeit auf die Bereiche, in denen Sie sich verbessern sollten.
Tools zur Anreicherung von Inhalten und Vorlagen
Der Unterschied zwischen einfachen Produktinformationen und Inhalten, die tatsächlich den Umsatz steigern, liegt oft in den Anreicherungsmöglichkeiten. Ein gutes PIM-System verfügt über Tools, die Rohdaten in überzeugende Produktgeschichten verwandeln.
- Textbearbeitungstools mit Formatierungsfunktionen, Rechtschreibprüfung und Zeichenzählern zur Erstellung ausgefeilter Beschreibungen
- Attributvorlagen, die gängige Informationen für ähnliche Produkte vorab ausfüllen und so enorm viel Zeit sparen
- Massenbearbeitungsfunktionen, um einheitliche Änderungen gleichzeitig an mehreren Produkten vorzunehmen
- Attributklonen, um Inhalte von einem Produkt auf ein anderes zu kopieren
Außerdem stehen Ihnen Vorlagen zur Verfügung, mit denen Sie Produkte schneller auf den Markt bringen können – dank standardisierter Formate für verschiedene Produkttypen.
Wenn Ihr Team beispielsweise einen neuen Eintrag für ein Elektrowerkzeug erstellt, kann es die „Elektrowerkzeug-Vorlage“ anwenden und die richtigen Attributfelder (wie Sicherheitshinweise und technische Daten) automatisch ausfüllen.
Auch hier können einige PIM-Systeme Ihre Inhalte bewerten und Empfehlungen aussprechen, die Marketingfachleuten helfen zu erkennen, wo Beschreibungen verbessert werden müssen.
Sie analysieren vorhandene Inhalte und schlagen Verbesserungen vor, die im Einklang mit Ihrer Markenstimme stehen.
KI-gestützte Erstellung und Optimierung von Inhalten
KI hat die Möglichkeiten im Bereich der Produktinhalte grundlegend verändert.
In den fortschrittlichsten PIM-Systemen stehen Ihnen Tools zur Verfügung, die sowohl die Erstellung von Inhalten erheblich beschleunigen als auch die Qualität der Inhalte in Ihrem gesamten Katalog steigern.
- Automatisierte Erstellung von Produktbeschreibungen, die auf der Grundlage technischer Spezifikationen und der wichtigsten Verkaufsargumente erste Entwürfe erstellt
- Intelligente Attributzuordnung, die beim Import von Daten aus externen Quellen Felder vorschlägt und so den manuellen Aufwand reduziert
- Bilderkennung zur automatischen Kennzeichnung und Kategorisierung von Produktbildern auf Basis visueller Inhalte
- Vorschläge zur SEO-Optimierung, die Beschreibungen analysieren und Verbesserungen für die Sichtbarkeit in Suchmaschinen empfehlen
KI-Tools lernen in der Regel im Laufe der Zeit Ihre spezifische Produktsprache und den Tonfall Ihrer Marke kennen. Nachdem ausreichend viele Ihrer bestehenden Inhalte verarbeitet wurden, kann ein fortschrittliches PIM-System neue Beschreibungen generieren, die authentisch nach Ihrer Marke klingen und nicht wie langweilige, generische Inhalte.
Nehmen wir an, Sie sind ein Möbelhändler.
Sie können KI-gestützte Inhaltserstellung nutzen, um grundlegende Spezifikationen für eine neue Sofakollektion zu erhalten. Das System kann detaillierte, markengerechte Beschreibungen für Dutzende von Varianten innerhalb von Minuten statt Stunden erstellen. Ein menschlicher Redakteur kann diese generierten Beschreibungen anschließend überprüfen und verfeinern. Die Zeit und das Fachwissen des Menschen werden so für die Verbesserung der Inhalte genutzt, anstatt bei Null anzufangen.
KI kann Ihnen auch dabei helfen, die Konsistenz in umfangreichen Produktkatalogen zu gewährleisten.
Wenn sich Ihre Terminologie oder Ihre Kommunikationsstrategie ändert, kann KI alle betroffenen Produktbeschreibungen identifizieren und Aktualisierungen vorschlagen, die Ihrem neuen Ansatz entsprechen.
Digitales Asset-Management und Medienbearbeitung
Visuelle Inhalte verkaufen Produkte. Deshalb spielen Funktionen zur Medienverwaltung eine wichtige Rolle in Ihrer PIM-Lösung. Um sich auf dem Markt abzuheben, braucht Ihr PIM weit mehr als nur eine einfache Bildspeicherung. Achten Sie auf folgende Funktionen:
- Unterstützung für verschiedene Dateiformate, darunter Bilder, Videos, PDFs, 3D-Modelle und AR/VR-Inhalte
- Automatische Versionskontrolle, die den Verlauf von Änderungen und Aktualisierungen an Assets nachverfolgt
- Funktionen zur Asset-Transformation, die die richtigen Größen und Formate für verschiedene Kanäle generieren
- Metadatenverwaltung, damit Sie Ihre Bibliothek visueller Inhalte einfach durchsuchen und organisieren können
Für Marketingteams ist es ein ständiges Problem, wenn ihre Produktbilder in einem System, die Datenblätter in einem anderen und die Videos wieder an einem anderen Ort gespeichert sind.
Ein integrierter Ansatz löst dieses Problem. Wenn Ihr Texter einen Produktdatensatz öffnet, sollte er sofort alle zugehörigen Assets im Kontext sehen.
Auch die Beziehungen zwischen den Assets spielen eine Rolle. Ihr PIM sollte es Ihnen ermöglichen, zwischen Hauptbildern, alternativen Blickwinkeln, Lifestyle-Fotos und detaillierten Produktfotos zu unterscheiden. Sie sollten festlegen können, welche Bilder auf welchen Kanälen an erster Stelle erscheinen.
Übersetzungs- und Lokalisierungsfunktionen
Wenn Sie weltweit verkaufen, stehen Sie bei Produktinformationen vor besonderen Herausforderungen. Sie können Inhalte nicht einfach Wort für Wort übersetzen und erwarten, dass sie in verschiedenen Märkten Anklang finden.
Inhalte müssen lokalisiert werden. Und da diese Lokalisierung in großem Maßstab effizient erfolgen muss, sollte Ihr PIM Ihnen Folgendes bieten:
- Mehrsprachige Unterstützung, bei der Übersetzungen parallel zum Master-Content verwaltet werden und nicht als separate Kopien
- Workflow-Tools, die den Übersetzungsprozess vereinfachen und den Fertigstellungsstatus nachverfolgen
- Vererbungsregeln, die übersetzte übergeordnete Produktinformationen automatisch auf Varianten anwenden
- Integration mit Übersetzungsmanagementsystemen und -diensten für eine effiziente Bearbeitung
Die besten Systeme unterscheiden zudem zwischen dem, was übersetzt werden muss, und dem, was nicht übersetzt werden muss.
Produktmaße bleiben zwar marktübergreifend gleich, Produktnamen und Marketingbeschreibungen müssen jedoch lokalisiert werden. Ihr PIM sollte diese Unterschiede intelligent verwalten.
Wenn Sie umfangreiche Kataloge haben, sind Funktionen für Übersetzungsspeicher hilfreich. Sie erkennen, ob Sie etwas bereits übersetzt haben, und schlagen dann diese Formulierung vor.
Außerdem geht es bei regionalen Anpassungen nicht nur um die Sprache.
Ihr PIM sollte Sie dabei unterstützen, marktspezifische Attribute wie lokale Konformitätszertifikate, regionale Preisangaben und Verfügbarkeitsinformationen zu verwalten. Sie müssen steuern, welche Produkte in welchen Märkten erscheinen, und die Inhalte an die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Region anpassen.
Funktionen für den Betrieb und die Zusammenarbeit
Solide Datenmodelle und Anreicherungstools bilden die Grundlage Ihres PIM-Systems, doch der tatsächliche Erfolg hängt ebenso sehr davon ab, wie die Mitarbeiter das System im Alltag nutzen.
Die operativen Funktionen entscheiden darüber, ob Ihr PIM zu dem unverzichtbaren, lebensrettenden Werkzeug wird, das Sie sich vorgestellt haben.
Workflow-Automatisierung und Freigabeprozesse
Produkteinführungen können komplex sein. Sie erfordern die Koordination zwischen mehreren Teams und Beteiligten. Wenn Sie keine strukturierten Arbeitsabläufe haben, werden wichtige Schritte übersehen, es entstehen Engpässe und Ihre Markteinführungszeit leidet darunter. Ein gutes PIM sollte Ihnen dabei helfen, und zwar durch:
- Konfigurierbare Genehmigungswege, die auf die Prozesse Ihres Unternehmens abgestimmt sind
- Statusverfolgung, um genau anzuzeigen, wo sich Produkte im Einführungsprozess befinden
- Automatisierte Benachrichtigungen, die Teammitglieder darauf hinweisen, wenn ihre Mitwirkung erforderlich ist
- Ausnahmebehandlung für Sonderfälle, die von den normalen Prozessen abweichen
Zwingen Sie Ihre Produktmanager nicht dazu, jede Woche Stunden damit zu verbringen, E-Mails zu versenden, um Genehmigungen zu überprüfen, und den Status manuell in Tabellenkalkulationen nachzuverfolgen.
Dank der Workflow-Automatisierung haben alle am Prozess Beteiligten den Überblick. Ihr Merchandising-Team kann sehen, welche Produkte bei der rechtlichen Prüfung hängen geblieben sind, während Ihre Texter genau wissen, für welche Artikel als Nächstes Beschreibungen benötigt werden.
Vollständige Transparenz ersetzt die ständigen Fragen nach dem Status, die manuelle Prozesse oft erschweren.
Die besten Workflow-Tools passen sich an verschiedene Produkttypen und Szenarien an. Ein einfaches Accessoire benötigt möglicherweise nur eine grundlegende Prüfung – regulierte Produkte erfordern hingegen umfangreichere Compliance-Prüfungen und Genehmigungen.
Rollenbasierte Berechtigungen und Zugriffskontrolle
Nicht jeder in Ihrem Unternehmen sollte denselben Zugriff auf Ihre Produktdaten haben. Verschiedene Teams haben unterschiedliche Verantwortlichkeiten, und Ihr PIM sollte diese Realität mit intelligenten Berechtigungskontrollen widerspiegeln.
- Detaillierte Berechtigungen, die festlegen, wer welche Inhalte anzeigen, bearbeiten oder genehmigen darf
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen, die auf Ihrer Organisationsstruktur und Ihren Arbeitsabläufen basieren
- Vorübergehende Zugriffsrechte für Auftragnehmer oder Saisonkräfte
- Prüfpfade, die nachverfolgen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat
Die besten Systeme ermöglichen es Ihnen, Berechtigungen sowohl anhand von Benutzerrollen als auch anhand von Datenattributen anzupassen. So könnte beispielsweise Ihr Preisgestaltungsteam Kosteninformationen bearbeiten, nicht jedoch Marketingbeschreibungen, oder regionale Teams könnten nur auf Produkte zugreifen, die für ihre Märkte relevant sind.
Die Vererbung von Berechtigungen kann die Verwaltung vereinfachen. Wenn Sie Ihren Produktkatalog hierarchisch organisieren, werden Berechtigungen, die auf höheren Ebenen vergeben wurden, automatisch auf untergeordnete Kategorien und Produkte übertragen.
Ihr PIM sollte zudem in Ihre unternehmensweiten Identitätsmanagementsysteme integriert sein. Durch Single-Sign-On-Funktionen reduzieren Sie den Aufwand für die Benutzer und stellen sicher, dass der Zugriff einer Person, die Ihr Unternehmen verlässt, sofort überall widerrufen wird.
Tools für Aufgabenmanagement und Zusammenarbeit
Produktinformationen existieren nicht in einer Blase.
Sie benötigen Input aus vielen Abteilungen und von zahlreichen Beteiligten, daher muss Ihr PIM über gute Funktionen für die Zusammenarbeit verfügen. Hier sind einige, auf die Sie achten sollten:
- Aufgabenzuweisung und -verfolgung, die zeigen, wer für welche Aspekte der Produktanreicherung verantwortlich ist
- Benachrichtigungssysteme, die Teammitglieder darauf hinweisen, wenn ihr Input benötigt wird oder wenn Änderungen ihre Arbeit betreffen
- Kommentar- und Feedback-Tools, die Diskussionen mit den relevanten Produktinformationen verknüpfen
- Fortschritts-Dashboards, die den Fertigstellungsstatus Ihres gesamten Katalogs anzeigen
Die effektivsten PIMs betrachten die Zusammenarbeit als Kernfunktion und nicht als Nebensache.
Sie erkennen an, dass verschiedene Teams unterschiedliche Sprachen sprechen. Das Marketing denkt in Kundennutzen, technische Teams konzentrieren sich auf Spezifikationen und rechtliche Bedenken hinsichtlich der Compliance.
Tools für die Zusammenarbeit sollten diesen Perspektiven Rechnung tragen, natürlich ohne die Datenkonsistenz zu beeinträchtigen. So sollte beispielsweise ein Mitglied des technischen Teams in der Lage sein, eine Spezifikation zu aktualisieren, wodurch automatisch eine Benachrichtigung an das Marketing ausgelöst wird, dass Produktbeschreibungen möglicherweise überarbeitet werden müssen.
Auch Kalenderansichten sind nützlich. Sie erleichtern es den Teams, sich bei Produkteinführungen und saisonalen Aktualisierungen abzustimmen. Jeder kann anstehende Termine und Abhängigkeiten einsehen.
Funktionen für Daten-Governance und -Verwaltung
Wenn Sie über einen umfangreichen und stetig wachsenden Produktkatalog verfügen, ist es eine Herausforderung, die Datenqualität aufrechtzuerhalten. Dies gilt insbesondere ohne geeignete Governance-Strukturen – stellen Sie daher sicher, dass Ihr PIM über solche verfügt.
- Business-Rules-Engines, die Datenstandards automatisch durchsetzen
- Dashboards zur Datenverwaltung, die Qualitätsprobleme hervorheben, die Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen
- Genehmigungsworkflows, die eine ordnungsgemäße Überprüfung gewährleisten, bevor Informationen veröffentlicht werden
- Nachverfolgung der Compliance für branchenspezifische oder regionale Anforderungen
Wenn Sie ein großes Unternehmen sind, verfügen Sie wahrscheinlich über eigens dafür zuständige Datenverwalter, die für die Einhaltung von Qualitätsstandards verantwortlich sind. Ihr PIM sollte diese Rollen mit Tools unterstützen, die die Überwachung und Verbesserung der Datenqualität vereinfachen.
Achten Sie auf Systeme, die potenzielle Probleme automatisch erkennen und kennzeichnen können:
- Fehlende Pflichtattribute
- Inkonsistente Formatierung
- Ausreißerwerte, die auf Fehler hindeuten könnten
Manche PIMs erkennen nicht nur Probleme, sondern schlagen auch mögliche Lösungen vor.
Mit benutzerdefinierten Validierungsregeln verfügen Sie über Sicherheitsvorkehrungen, die verhindern, dass fehlerhafte Daten überhaupt erst in Ihr System gelangen. So können Sie beispielsweise Regeln festlegen, die sicherstellen, dass alle Produkttitel Ihren Markenkonventionen entsprechen oder dass in technischen Spezifikationen einheitliche Maßeinheiten verwendet werden.
Wenn Ihr PIM die Planung von Datenqualitätsberichten ermöglicht, ist dies eine effektive Möglichkeit, die Beteiligten über den Zustand Ihrer Produktinformationen auf dem Laufenden zu halten, Verbesserungen im Laufe der Zeit zu verfolgen und Bereiche zu identifizieren, denen Sie besondere Aufmerksamkeit widmen sollten.
Funktionen für E-Commerce und Kanalunterstützung
Um eine Verlangsamung Ihres gesamten Geschäftsbetriebs zu vermeiden, benötigen Sie einen effizienten Weg, um Ihre Produktinformationen auf den Markt zu bringen. Deshalb müssen moderne PIMs weit mehr leisten als nur Daten zu speichern – sie müssen Ihre Omnichannel-Commerce-Strategie aktiv unterstützen.
Multichannel-Veröffentlichung und -Syndizierung
Ihre Kunden begegnen Ihren Produkten an den unterschiedlichsten Kontaktpunkten, von denen jeder korrekt formatierte und aktuelle Informationen benötigt. Ihr PIM sollte sich durch eine hervorragende Verteilung dieser Daten auszeichnen und über Funktionen wie die folgenden verfügen:
- Flexible Veröffentlichungspläne, mit denen Sie Veröffentlichungen auf Marketingkampagnen und saisonale Ereignisse abstimmen können
- Kanalspezifische Inhaltsvarianten, die Ihrer Markenstimme und unterschiedlichen Formatvorgaben entsprechen
- Inkrementelle Aktualisierungen, bei denen nur geänderte Informationen statt kompletter Produkt-Feeds übertragen werden
- Automatisierte Qualitätsprüfungen, die die Daten für jeden Kanal vor der Veröffentlichung überprüfen
Fortschrittliche Systeme können Ihre Stammdaten und kanalspezifischen Anpassungen voneinander trennen.
Das bedeutet, dass Sie eine einzige Aktualisierung der zentralen Produktinformationen vornehmen können, ohne dabei alle Ihre kanalspezifischen Anpassungen zu verlieren.
Außerdem ist es hilfreich, vor der Veröffentlichung eine Vorschau darauf zu erhalten, wie Ihre Inhalte auf verschiedenen Kanälen dargestellt werden.
Und da Sie keine bösen Überraschungen wollen, die das Kundenerlebnis beeinträchtigen, sollten Sie nach einem PIM suchen, mit dem Ihre Teams genau visualisieren können, wie Produktinformationen auf Ihrer Website, in Ihrer mobilen App oder in Marktplatzangeboten angezeigt werden.
Anbindungen an Marktplätze und E-Commerce-Plattformen
Ihr Unternehmen ist auf mehreren Marktplätzen und Plattformen vertreten, von denen jeder seine eigenen technischen Anforderungen hat. Ein zuverlässiges PIM sollte Sie dabei mit folgenden Funktionen unterstützen:
- Vorkonfigurierte Schnittstellen für große Marktplätze wie Amazon, eBay, Walmart und relevante branchenspezifische Plattformen
- Integration mit gängigen E-Commerce-Systemen wie Shopify, Magento und Salesforce Commerce Cloud
- Unterstützung für branchenübliche Formate wie BMEcat, ETIM und andere branchenspezifische Klassifikationen
- Tools zur Konnektorverwaltung, mit denen Sie den Zustand und Status Ihrer Integrationen überwachen können
Diese Konnektoren sollten die technischen Komplexitäten der jeweiligen Plattformen bewältigen und Ihre Produktattribute den spezifischen Feldern des jeweiligen Marktplatzes zuordnen.
Ein solides PIM kann zudem die fortlaufende Synchronisierung verwalten. Bei Änderungen an Preis, Lagerbestand oder Inhalten werden diese Änderungen nahtlos an jeden Kanal weitergeleitet.
Prüfen Sie, ob die Konnektoren vom PIM-Anbieter selbst oder von Drittanbietern gepflegt werden. Vom Anbieter gepflegte Konnektoren werden in der Regel häufiger aktualisiert, wenn sich die Anforderungen der Marktplätze ändern.
Kanalspezifische Formatierungen und Anforderungen
Jeder Vertriebskanal hat seine eigenen Regeln, Möglichkeiten und Einschränkungen. Daher sollte Ihr PIM flexibel genug sein, um diese Unterschiede zu bewältigen, ohne dass Ihre zentralen Produktinformationen davon beeinträchtigt werden. Hier sind einige Funktionen, auf die Sie achten sollten:
- Vorlagenbasierte Formatierung, die Inhalte automatisch an bestimmte Kanäle anpasst
- Zeichenbegrenzungen, die sicherstellen, dass Ihre Beschreibungen den Vorgaben des jeweiligen Marktplatzes entsprechen
- Zuordnung von Pflicht- und optionalen Feldern, die den Mindestanforderungen jeder Plattform an die Daten entspricht
- Tools zur Kategorizierung, die Ihre eigene Taxonomie an das Klassifizierungssystem des jeweiligen Kanals anpassen
Ausgefeilte PIM-Systeme lernen aus der Performance Ihrer einzelnen Kanäle. Sie helfen Ihnen dabei, zu erkennen, welche Produktattribute auf bestimmten Plattformen die Konversionsrate steigern. So können Sie leichter Prioritäten bei der Anreicherung von Inhalten setzen, die Ihnen mit größter Wahrscheinlichkeit einen guten ROI bringen.
Stellen Sie sicher, dass Ihr System die Anforderungen an die Bildbearbeitung für verschiedene Kanäle erfüllen kann. Amazon verlangt möglicherweise bestimmte Abmessungen und Hintergrundfarben, während Ihre eigene Website möglicherweise mehrere hochauflösende Lifestyle-Bilder benötigt.
Integration von Analysen zum digitalen Regal
Nachdem Sie Ihre Produktinformationen veröffentlicht haben, benötigen Sie Einblicke in deren Leistung über alle Kanäle hinweg, damit Sie Ihre gesamte digitale Präsenz kontinuierlich verbessern können. Moderne PIM-Systeme sollten Ihnen diese Einblicke ermöglichen, und zwar durch:
- Wettbewerbsbeobachtung, die verfolgt, wie Ihre Produkte im Vergleich zu Alternativen auf wichtigen Marktplätzen abschneiden
- Bewertung der Content-Compliance, die misst, inwieweit Ihre Angebote den Richtlinien der jeweiligen Kanäle entsprechen
- Suchranking-Analysen, die aufzeigen, wo Ihre Produkte bei relevanten Suchanfragen erscheinen
- Verfolgung der „Buy-Box“-Gewinnquote für Marktplatzverkäufer, die mit anderen Anbietern konkurrieren
Die wertvollsten Analysefunktionen bieten Ihnen eine Rückkopplungsschleife mit Ihrem PIM.
Wenn die Analyse fehlende Attribute identifiziert, die die Sichtbarkeit in Suchergebnissen oder die Konversionsraten beeinträchtigen, können dadurch Aufgaben in Ihren PIM-Workflows ausgelöst werden, um diese Lücken zu schließen.
Viele Unternehmen profitieren von geschlossenen Systemen, in denen Leistungsdaten automatisch Inhalte identifizieren, die priorisiert und angereichert werden sollten.
Integrations- und Skalierbarkeitsfunktionen
Da Ihre Produktinformationen zwischen einer Vielzahl von Systemen in Ihrem Unternehmen fließen, muss Ihr PIM dies widerspiegeln.
Wenn sich das PIM nicht ordnungsgemäß in Ihr bestehendes Technologie-Ökosystem einbinden lässt, verursacht es möglicherweise mehr Probleme, als es löst.
Anbindung an Unternehmenssysteme (ERP, PLM, CRM)
Ihr PIM muss nahtlos mit allen Arten von Kerngeschäftssystemen kommunizieren können, die wertvolle Produktdaten enthalten oder die von Ihnen erstellten angereicherten Informationen nutzen. Daher benötigt das PIM Funktionen wie:
- Bidirektionale Synchronisation mit ERP-Systemen, die grundlegende Produktdaten, Preise und Bestände verwalten
- Anbindungen an PLM-Plattformen, die Konstruktionsspezifikationen und technische Details generieren
- Integration mit CRM-Systemen, um Vertriebsteams genaue Produktinformationen zur Verfügung zu stellen
- Anbindungen an BI-Plattformen, die die Produktleistung kanalübergreifend analysieren
Die flexibelsten PIMs ermöglichen es Ihnen, Ihre bevorzugte Integrationsmethode zu wählen.
Die Methoden reichen von der Stapelverarbeitung für umfangreiche Datenübertragungen bis hin zu Echtzeit-API-Aufrufen für zeitkritische Aktualisierungen. Flexibilität ist von Vorteil, wenn Sie für jedes Integrationsszenario den richtigen Ansatz finden müssen.
Berücksichtigen Sie stets den Umfang an Integrations-Know-how, den Sie benötigen. Einige Systeme verfügen über benutzerfreundliche Mapping-Schnittstellen, die von den Fachabteilungen selbst konfiguriert werden können. Bei anderen benötigen Sie möglicherweise Entwicklerressourcen.
Das richtige Gleichgewicht hängt von den technischen Fähigkeiten Ihres Unternehmens ab und davon, wie oft sich Ihre Integrationsanforderungen ändern.
Tools zur Einbindung von Lieferantendaten
Insbesondere wenn Sie im Einzelhandel oder im Vertrieb tätig sind, stammen Ihre Produktdaten in erster Linie von Ihren Lieferanten. Stellen Sie daher sicher, dass der Onboarding-Prozess Ihres PIM so effizient wie möglich gestaltet ist.
Achten Sie auf Funktionen wie:
- Lieferantenportale, über die Anbieter ihre Produktinformationen direkt einreichen und aktualisieren können
- Importvorlagen, die auf verschiedene Lieferantentypen oder Produktkategorien zugeschnitten sind
- Transformationsregeln, die Lieferantendaten in Ihr internes Datenmodell konvertieren
- Automatisierte Validierung, die sicherstellt, dass die übermittelten Daten Ihren Qualitätsstandards entsprechen, bevor sie in Ihr System gelangen
Fortschrittliche PIM-Systeme überwachen die Qualität der Lieferantendaten im Zeitverlauf und erstellen Scorecards, aus denen hervorgeht, welche Partner durchweg vollständige und korrekte Informationen liefern. Sie können dann proaktiv mit leistungsschwachen Lieferanten zusammenarbeiten, um deren Datenübermittlungen zu verbessern.
Einige Systeme unterstützen zudem Anfragen nach digitalen Assets. Sie können Lieferanten automatisch benachrichtigen, wenn für Produkte die erforderlichen Bilder oder Begleitdokumente fehlen.
API-Funktionen und Erweiterbarkeit
Stellen Sie sicher, dass sich Ihr PIM gemeinsam mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln kann. Verfolgen Sie eine PIM-Strategie, die flexibel genug ist, um sich an veränderte Anforderungen anzupassen. Hier sind einige Empfehlungen zu den Funktionen:
- RESTful-APIs, die alle zentralen PIM-Funktionen unterstützen, nicht nur den einfachen Datenzugriff
- GraphQL-Unterstützung für eine effizientere, gezielte Datenabfrage
- Webhook-Funktionen, die bei bestimmten Ereignissen externe Prozesse auslösen
- Entwicklerdokumentation und Support-Ressourcen für benutzerdefinierte Integrationen
Die zukunftssichersten PIMs bieten Ihnen Erweiterungsframeworks, mit denen Sie Funktionen anpassen können, ohne den Kerncode zu verändern. So können Sie Upgrades durchführen, ohne Ihre individuellen Geschäftsanforderungen zu gefährden.
Außerdem empfiehlt es sich, darauf zu achten, dass vorgefertigte Integrationen mit ergänzenden Technologien wie DAMs, Übersetzungsdiensten oder Produkterkennungs-Tools vorhanden sind. Diese erleichtern die Implementierung und Wartung erheblich.
Überlegungen zu Leistung und Skalierbarkeit
Wenn Ihr Produktkatalog wächst und Sie in neue Märkte expandieren, muss Ihr PIM auch unter steigender Belastung weiterhin leistungsfähig bleiben. Dabei sind einige entscheidende Leistungsfaktoren zu beachten:
- Umgang mit großen Kataloggrößen, der auch bei Millionen von Artikelnummern eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit gewährleistet
- Unterstützung für gleichzeitige Benutzer, die Ihr gesamtes Team bedient, ohne dass die Leistung beeinträchtigt wird
- Effiziente Import-/Exportfunktionen, die große Datenmengen in angemessener Zeit verarbeiten können
- Globale Bereitstellungsoptionen, die Nutzer in verschiedenen geografischen Regionen bedienen
Wenn Sie sich für eine cloudbasierte PIM-Lösung entscheiden, dürfte die Skalierbarkeit kein Problem darstellen. Achten Sie jedoch darauf, dass das Preismodell Sie für diese Flexibilität nicht mit unvorhersehbaren Kosten belastet, wenn Ihre Nutzung zunimmt.
Fragen Sie potenzielle Anbieter unbedingt nach ihren größten Implementierungen und typischen Leistungskennzahlen.
Die besten Anbieter legen Ihnen reale Benchmarks vor – und keine theoretischen Leistungsangaben. Außerdem erläutern sie, wie ihre Architektur mit typischen Skalierungsherausforderungen umgeht, wie beispielsweise komplexen Produktbeziehungen oder umfangreichen Attributsätzen.
Berücksichtigen Sie bei der Bewertung der Skalierbarkeit nicht nur die Anzahl der Produkte, sondern auch:
- Die Komplexität Ihres Datenmodells
- Das Volumen der digitalen Assets
- Die Häufigkeit der Aktualisierungen
Faktoren wie diese wirken sich oft weitaus stärker auf die Leistung aus als die bloße Anzahl der Produkte.
Doch selbst das leistungsstärkste PIM mit all diesen Funktionen stellt nur den Anfang dessen dar, was mit Produktdatenmanagement möglich ist.
Angesichts sich wandelnder Märkte und steigender Kundenerwartungen wissen zukunftsorientierte Unternehmen, dass die effektive Verwaltung von Produktinformationen nur der erste Schritt ist. Das eigentliche Ziel ist es, an jedem Kundenkontaktpunkt außergewöhnliche Produkterlebnisse zu schaffen – was uns zu einer wichtigen Entwicklung in der Branche führt.
Die Entwicklung von PIM zu PXM
Die Landschaft des Produktdatenmanagements hat in den letzten Jahren einen bedeutenden Wandel durchlaufen. Was als einfaches PIM begann, hat sich zu einem umfassenderen Konzept entwickelt: dem Product Experience Management (PXM).
PIM zentralisiert und standardisiert Produktinformationen und schafft so eine zuverlässige Grundlage für präzise Daten. Der Schwerpunkt liegt dabei auf den operativen Aspekten der Verwaltung von Produktattributen, Spezifikationen und Assets.
PXM baut auf dieser Grundlage auf. Es geht jedoch noch weit darüber hinaus, indem es den Fokus darauf legt, wie Kunden Ihre Produkte über alle Kontaktpunkte hinweg erleben.
Es verwandelt rohe Produktdaten in überzeugende, kontextbezogene Erlebnisse, die auf bestimmte Kundensegmente, Kanäle und Momente im Kaufprozess zugeschnitten sind.
Diese Entwicklung vollzog sich organisch im Zuge sich wandelnder Kundenerwartungen. Die Käufer von heute erwarten weit mehr als nur grundlegende Produktdetails: Sie wollen umfassende, personalisierte Informationen, die direkt auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind – und zwar überall.
CRASH-KURS
3 Schritte zu besseren Produkterlebnissen
Wie Stibo Systems all dies miteinander verknüpft
Werfen wir einen kurzen Blick auf unsere eigene Lösung, um den Kontext aus der Praxis zu verdeutlichen.
Bei Stibo Systems beobachten wir immer wieder, wie Unternehmen an die Grenzen ihrer herkömmlichen PIM-Systeme stoßen und weitaus mehr Funktionen benötigen. Unser Ansatz spiegelt diese Realität wider.
Überblick über die Product Experience Data Cloud
Unsere Product Experience Data Cloud (PXDC) deckt sowohl traditionelle PIM-Funktionen als auch neuere Funktionen im Bereich der Produkterfahrung ab. Wir haben sie auf der Grundlage der tatsächlichen Bedürfnisse unserer Kunden entwickelt:
- Sie verbindet Ihre verstreuten Produktdaten aus ERP-Systemen, Lieferantendatenbanken und alten Tabellenkalkulationen
- Sie hilft Ihnen dabei, diese Rohdaten mit besseren Beschreibungen, Bildern und Spezifikationen anzureichern
- Sie ermöglicht es Ihnen, diese optimierten Informationen konsistent über alle Ihre Vertriebskanäle hinweg zu verbreiten
Wir haben PXDC als modulares System konzipiert, dessen Komponenten spezifische Aspekte des Produktdaten-Lebenszyklus abdecken. Jede Komponente funktioniert eigenständig, bietet Ihnen jedoch einen größeren Mehrwert, wenn sie gemeinsam auf unserer integrierten Plattform genutzt wird.
Unsere Lösung umfasst sowohl zentrale PIM-Funktionen als auch erweiterte Funktionen, die Ihren gesamten Produktlebenszyklus unterstützen. Das bedeutet, dass Sie nicht mehrere Lösungen verschiedener Anbieter miteinander kombinieren müssen.
INTERAKTIVE ERFAHRUNG
Bessere Produkterlebnisse. Und bessere Konversionen.
So lässt sich PXDC in unsere umfassenderen MDM-Funktionen integrieren
Ein Aspekt, der unseren Ansatz einzigartig macht, ist die Art und Weise, wie sich unser PXDC in andere Stammdatenmanagement-Lösungen integrieren lässt. Es kann Produktinformationen mit anderen wichtigen Datenbereichen verknüpfen.
Unsere Lösungen bieten Ihnen eine Grundlage für die Verwaltung verschiedener Arten von Stammdaten, darunter:
- Kundeninformationen zur Personalisierung des Produkterlebnisses
- Standortdaten für regionale Unterschiede und Verfügbarkeit
- Lieferantendaten für Transparenz in der Lieferkette
Indem wir Produktdaten mit diesen anderen Bereichen verknüpfen, helfen wir Ihnen dabei, kontextbezogene und relevante Produkterlebnisse zu schaffen.
So können Sie beispielsweise Kundenpräferenzen mit Produktmerkmalen kombinieren, um bessere Empfehlungen zu geben, oder Produkt- und Lieferanteninformationen verknüpfen, um Nachhaltigkeitsinitiativen zu unterstützen.
Mit diesem domänenübergreifenden Ansatz wird Ihre technische Landschaft vereinfacht. Sie verfügen über eine einzige Plattform für die Datenverwaltung in Ihrem gesamten Unternehmen, anstatt separater Systeme für jede einzelne Daten-Domäne.
Einige wichtige Alleinstellungsmerkmale
Wir haben mehrere einzigartige Funktionen entwickelt, um häufige Herausforderungen zu bewältigen, mit denen unsere Kunden im Produktdatenmanagement konfrontiert sind:
Wir setzen stark auf KI. Unsere KI-gestützten Content-Funktionen helfen Ihnen dabei, die Erstellung von Inhalten zu skalieren, indem sie automatisch Produktbeschreibungen generieren und Attribute auf der Grundlage vorhandener Informationen anreichern. Das bedeutet deutlich weniger manuellen Aufwand bei der Pflege umfangreicher Produktinhalte, wenn Sie über große Kataloge verfügen.
Die Plattform verfügt über Analysen zum digitalen Regal, sodass Sie sehen können, wie sich Produkte über digitale Kanäle hinweg entwickeln. Sie erhalten eine Feedbackschleife, die Ihnen hilft, Ihre Produktinhalte auf der Grundlage der tatsächlichen Leistung kontinuierlich zu verbessern.
Außerdem haben wir Funktionen für das Nachhaltigkeitsdatenmanagement entwickelt, mit denen Sie Informationen zu den ökologischen und sozialen Auswirkungen Ihrer Produkte nachverfolgen und kommunizieren können. Diese Funktionen werden zunehmend an Bedeutung gewinnen, da die Vorschriften strenger werden und das Interesse der Verbraucher an Nachhaltigkeit steigt.
Unsere Plattformarchitektur legt Wert auf Flexibilität. Sie können mit dem beginnen, was Sie am dringendsten benötigen, und die Plattform erweitern, sobald Ihre Strategie ausgereifter wird. Da wir einen modularen Ansatz verfolgen, ist die Implementierung von Anfang an wesentlich weniger komplex, und Sie haben einen klaren Weg für zukünftiges Wachstum.
Abschließende Worte
Mit dem richtigen PIM-System – mit den richtigen Funktionen – können Sie die Verwaltung von Produktinformationen in Ihrem gesamten Unternehmen grundlegend verändern.
Ich hoffe, dass die Funktionen, die wir in diesem Blogbeitrag vorgestellt haben, Ihnen eine solide Wissensgrundlage für erfolgreiche Produktdatenstrategien bieten und Ihnen dabei helfen, die richtige Lösung für Ihre individuellen Anforderungen zu finden.
Achten Sie bei der Bewertung von PIM-Systemen für Ihr Unternehmen zunächst auf die Funktionen, die Ihre dringendsten Herausforderungen lösen. Stellen Sie jedoch sicher, dass das System mit Ihren Anforderungen mitwachsen kann.
Die besten PIM-Systeme verbinden technische Exzellenz mit Benutzerfreundlichkeit. Sie machen komplexe Datenmanagementaufgaben für alle Teammitglieder zugänglich, die an Ihrer Produktreise beteiligt sind.
Wir bei Stibo Systems haben erlebt, wie effektives PIM zu einem Wettbewerbsvorteil für unsere Kunden wird – und das ist etwas Wunderbares. Die richtigen Funktionen organisieren nicht nur Ihre Daten – sie holen aus jedem Datensatz den maximalen Wert heraus.
Letztendlich helfen sie Ihnen dabei, überzeugende Produkterlebnisse zu schaffen, die bei Kunden über alle Kanäle hinweg Anklang finden.
REPORT
Stibo Systems als führendes Unternehmen im IDC MarketShape: Worldwide PIM Applications for Commerce 2024–2025 Vendor Assessment anerkannt
