Cinco pasos para desbloquear el valor de tus datos y lograr el cumplimiento utilizando principios aprobados de gestión de datos
A medida que aumentan las actividades comerciales conectadas y en línea de tu empresa, también lo hace la cantidad de datos generados por estas interacciones. ¿Pero cómo estás utilizando estos datos? ¿Estás aprovechando las ideas que proporciona para aumentar las ventas o lanzar nuevos productos? Si no es así, ¿por qué no? Esta publicación te proporciona 5 pasos sobre cómo mejorar tus esfuerzos de gestión de datos.
Un estudio realizado por la Asociación Global de Profesionales de Riesgo y SAS reveló que menos de la mitad de los gerentes encuestados consideraron que la experiencia de su institución financiera en gestión de datos era adecuada o sólida.
Si aún no has llegado a ese nivel, parece que no estás solo.
Esta falta de experiencia es generalizada en muchos sectores e industrias, y podría privarte de la oportunidad de capitalizar los datos que posees. Además, podría ponerte en riesgo de descuidar la protección de los datos, poniendo en peligro la reputación de tu marca y las sanciones regulatorias, como las que se enumeran en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), donde las multas pueden llegar al 4% de la facturación anual.
Si estás en proceso de examinar la posición de gestión de datos de tu organización, estos cinco pasos te ayudarán a mejorar tus procesos de gestión de datos hasta alcanzar un impacto rentable.
Cinco pasos para mejorar tu proceso y plan de gestión de datos
Paso 1) Asumir la propiedad empresarial de la gestión de datos
Actualmente, muchas organizaciones están empleando Directores de Datos Principales (CDO) para ayudarlos a gestionar la gobernanza de datos y el uso de datos como un activo empresarial. Y, con razón: una encuesta realizada por Forrester Research ("Los Mejores Rendimientos Nombran Directores de Datos Principales") encontró que las organizaciones con un CDO tenían un 70% más de probabilidades de reducir el riesgo y garantizar mejor el cumplimiento que una organización sin un CDO.
Sin embargo, todavía un considerable número de empresas, el 60.6% según una encuesta de NewVantage Partners ("El Dilema del Director de Datos Principales"), identifica a otros como el punto de responsabilidad principal de la estrategia y los resultados de datos, o afirma no tener un único punto de responsabilidad. A menudo, los "otros" provienen de TI operativa y no del área de negocio. Esto puede llevar a una visión poco clara sobre cómo los datos de la organización ayudan a realizar un valor estratégico para el negocio.
Por lo tanto, el primer paso es asignar la responsabilidad de la gestión de datos donde tenga más sentido. Al reorientar tu enfoque empresarial hacia la estrategia de datos y designar a personas para que sean responsables de su implementación y gobierno, comenzarás a asumir la propiedad de tus datos.
Contarás ahora con responsabilidad y, con esto, vendrán procedimientos y procesos para ayudar a gobernar el uso de tus datos para descubrir inteligencia e ideas a partir de ellos, permitiéndote aprovechar su valor para utilizarlos como un activo clave para lograr el éxito empresarial.
Paso 2) Conectar fuentes de datos
¿Cómo recolectas, procesas, almacenas y consumes datos en toda tu empresa? Es probable que a medida que tu organización ha crecido, la gestión de datos se haya descentralizado sin una estrategia de manejo real para respaldarla, y, para ser sinceros, se ha convertido en una especie de pesadilla de gestionar.
Es necesario conectar sistemas dispares y estandarizar la arquitectura de datos. Una vez que hayas logrado esto, será más fácil asumir la propiedad empresarial de la gestión de datos, lo que te permitirá alinear el uso de los datos con tu estrategia comercial.
Las organizaciones que trabajan con sistemas heredados fragmentados están experimentando brechas insuperables cuando intentan recuperar y utilizar sus datos. También están arriesgando el incumplimiento de las nuevas regulaciones, ya que no pueden proporcionar la transparencia necesaria para mostrar cómo se adquirió su información y dónde se utilizará en última instancia.
Puedes optar por enlazar tus sistemas existentes, reemplazarlos con uno nuevo o elegir una combinación. Lo importante es que tu(s) sistema(s) de datos apoye(n) principalmente tu estrategia comercial. En segundo lugar, deben proporcionar coherencia y visibilidad de datos, así como la deduplicación, y utilizar tecnologías de archivo para permitirte proteger más, almacenando solo lo que necesitas. También debe ser lo suficientemente flexible para apoyar el crecimiento futuro.
Paso 3) Gestionar tus metadatos
Los metadatos proporcionan información sobre tus datos primarios, como cuándo se adquirieron, crearon o revisaron, además de su ubicación y formato.
La gestión de tus metadatos y la creación de una infraestructura de información empresarial consistente son fundamentales cuando se trata de referenciar, acceder y consumir datos comerciales. Muchas organizaciones carecen de datos básicos, como quién es el dueño de información específica, cuán importante es esa información y qué relevancia tiene para el negocio.
Gestionar tus metadatos te ayudará a mapear y clasificar la información y evaluar su valor para que puedas proteger y priorizar los datos que te resulten valiosos.
Paso 4) Planificar cómo entregar tus datos
Una vez que tengas tus datos bajo control, ¿cómo puedes formatearlos y entregarlos para su uso óptimo en toda la empresa? Esto es especialmente importante si tu empresa opera con múltiples tecnologías de ERP y CRM y plataformas de comercio electrónico.
La entrega de datos consiste en poner la información relevante en los sistemas adecuados y en manos de las personas indicadas de la manera correcta. Como lo exigen el RGPD y otras regulaciones de privacidad de datos, la presentación de informes precisos es esencial. Las empresas deberán proporcionar información detallada sobre la adquisición, gestión y protección de los datos que poseen.
Necesitas tener sistemas que permitan a los usuarios tomar decisiones comerciales inteligentes basadas en información impulsada por datos, por ejemplo, utilizando informes de datos de clientes para mejorar productos existentes y crear nuevos productos orientados a necesidades identificadas de los clientes.
Paso 5) Adoptar políticas consistentes de gobernanza de datos
Un modelo operativo de gobernanza de datos ayudará a unir roles, políticas y procesos para que tu organización guíe y facilite la propiedad, responsabilidad y rendimiento de los datos. Muchas organizaciones caen en la trampa de pensar que solo la tecnología asegura una exitosa gobernanza de datos. Sin embargo, la gobernanza de datos tiene mucho que ver con las personas, en términos de gestión del cambio organizacional, más que con la tecnología. Por supuesto, la tecnología puede ayudar a habilitar la gobernanza de datos al proporcionar análisis, ideas, etc., pero solo cuando se haya definido y adoptado un modelo operativo de gobernanza de datos sólido y flexible en el negocio.
Esto garantizará que los datos sean reconocidos como un activo valioso y estratégico, y que su responsabilidad esté claramente definida e implementada para cumplir con las regulaciones internas y externas a lo largo del ciclo de vida de los datos.
Resumiendo cómo planificar y mejorar la gestión de tus datos
Aunque la gestión de datos es un proceso en evolución para muchas organizaciones, alcanzar esta etapa de poder aplicar políticas en toda la empresa en torno a los datos se siente como un logro importante para mejorar tu gestión de datos.
Además, la presión está sobre las empresas para alcanzar este hito cuanto antes, si quieren optimizar su negocio y evitar sanciones por el manejo inadecuado de datos.
