La gestión de datos durante fusiones representa un desafío para CIOs y líderes de TI. Deben manejar una infraestructura de TI duplicada y fusionar datos de productos en un solo sistema de clasificación de productos.
Fusionar datos de productos es importante para aprovechar los beneficios de una fusión empresarial, que incluyen consistencia de marca, mejores experiencias para los clientes y eficiencia operativa.
Un sistema de gestión de datos maestros puede ayudar a fusionar datos de productos mediante capacidades integradas de gobernanza de datos y permitir una serie de resultados empresariales mejorados al garantizar datos de productos limpios y consistentes.
Los objetivos y expectativas de una fusión y adquisición (M&A) son casi siempre los mismos: reducir costos, aumentar la eficiencia, acortar el tiempo de valor, automatizar procesos manuales, mejorar la inteligencia empresarial, etc. En última instancia, una fusión debe brindar valor a los accionistas, quienes esperan éxitos rápidos. Sin embargo, la historia está llena de fusiones fallidas como Microsoft y Nokia, Google y Motorola, y Time Warner y AOL. ¿Por qué las fusiones fracasan con tanta frecuencia, o al menos no tienen tanto éxito como se esperaba? Las altas expectativas de una M&A parecen proporcionales a los obstáculos que amenazan su éxito.
Existen varios desafíos. En su artículo de Forbes, "Por qué fallan las adquisiciones corporativas y cómo evitarlo", Richard Kestenbaum menciona la cultura como la más significativa: "Cuando compras una empresa y cambias la cultura, estás haciendo una guerra contra lo que ha hecho que la empresa tenga éxito".
También se pueden agregar el miedo a los despidos, así como las diferencias en sistemas y procesos. Este blog se centra en el desafío de TI de manejar los datos de productos durante una fusión.
La gestión de datos durante una fusión es responsabilidad del CIO y del líder de TI
La responsabilidad general de la exitosa gestión de datos durante una fusión recae en el CIO, quien supervisa la entrega de la esperada sinergia de sistemas unificados, donde se espera que los nuevos y mejorados sistemas revelen redundancias de procesos y datos y, por lo tanto, prometan algunas reducciones de costos fáciles de lograr.
El CIO sabrá proporcionar cierto realismo aquí: se presentarán oportunidades, así como problemas, al combinar diferentes sistemas de datos como parte de una fusión empresarial. Existe un gran potencial en la fusión de bases de datos, pero existen obstáculos que yacen justo debajo de la superficie, esperando absorber tanto dinero como recursos.
Fusionar sistemas y bases de datos es un serio desafío de TI que puede ser difícil de comunicar a los interesados. Los CIO rara vez reciben reconocimiento por una fusión exitosa, pero es probable que sean responsabilizados si la incorporación de sistemas de TI falla o excede el presupuesto.
Por supuesto, las empresas que se fusionan pueden optar por operar como entidades separadas con diferentes marcas y surtidos. Entonces habrá menos problemas de datos, pero a menudo los interesados desean que la fusión tenga un impacto significativo, ya sea como una marca continua o una nueva marca unificada que cambie el panorama de su negocio mediante la expansión.
Las fusiones implican lidiar con silos de datos y un paisaje de datos heterogéneo
Desde una perspectiva de TI, la típica situación de fusión y adquisición (M&A) en cuanto a datos de productos se verá así:
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Múltiples conjuntos de surtidos y datos de productos
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Diferentes sistemas ERP
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Diferentes sistemas de almacén con diferentes SKUs
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Una variedad de diferentes aplicaciones y sistemas que transportan y mantienen datos de productos
Los datos existen en sistemas dispares y en diferentes formatos. Las fusiones efectivamente duplican la infraestructura y la cantidad de datos maestros que se deben gestionar y mantener, así como el costo de hacerlo. Esto se aplica tanto para datos de productos como para otros dominios de datos como clientes, proveedores, empleados, ubicaciones y activos.
Existe una fuerte necesidad de agregar y consolidar datos por eficiencia, para el largo plazo después de la fusión y también para brindar éxitos rápidos.
Tienes dos opciones: fusionar tus sistemas o conectar tus sistemas. Bueno, en realidad tres opciones, ya que una combinación también podría ser el caso.
Dos enfoques para la gestión de datos durante fusiones y adquisiciones:
1) Fusión de sistemas
Lo más probable es que, tras la fusión, termines con muchos sistemas redundantes y duplicación de datos maestros. Debido a esto, querrás llevar la información relevante a tus sistemas principales antes de eliminar los redundantes.
Como parte de la transferencia de datos entre sistemas, necesitas eliminar inconsistencias como la duplicación e inexactitudes.
Una vez transferidos, tendrás todos los datos que necesitas sin incurrir en los costos de gestionar una infraestructura sobredimensionada.
2) Conexión de sistemas
El enfoque alternativo de conectar sistemas reduce el tiempo necesario para utilizar información de la organización existente y entrante, para luego alimentar los datos a través de un sistema de gestión de datos maestros.
Este enfoque conduce a la estandarización y convergencia de datos maestros y plataformas de aplicaciones, como ERP, CRM y cadena de suministro, así como a la eliminación de duplicación y complejidad.
¿Qué enfoque de gestión de datos durante fusiones y adquisiciones debes elegir?
La elección del enfoque depende del caso de negocio y del modelo de datos. En algunos casos, una combinación de fusión y conexión de sistemas es la mejor solución.
Las empresas que se fusionan deben esforzarse por unificar los datos de productos combinados bajo un solo sistema de clasificación de productos.
Esto es importante para establecer referencias y trazabilidad correctas: todos los productos provenientes de diferentes sistemas deben ser clasificados de la misma manera.
Por lo general, los siguientes siete pasos forman una mejor práctica para lograr este enfoque.
Siete pasos para una exitosa gestión de datos durante una fusión
1. Crear un equipo de gestión de datos
Establecer un equipo de datos encabezado por el director de información (CIO) o el director de datos (CDO) de la empresa adquiriente. Este equipo debe estar compuesto por personas de ambas organizaciones y contar con suficiente conocimiento experto en IT y cuestiones de datos para poder identificar oportunidades y riesgos. Además, el equipo debe tener suficiente influencia para elevar los problemas al nivel ejecutivo, ya que una comunicación oportuna puede ser fundamental para el éxito de una fusión.
Luego, el equipo de datos acuerda la visión y los objetivos del enfoque de gestión de datos antes de establecer una estrategia de datos, incluyendo un presupuesto y un cronograma.
2. Realizar una auditoría de gestión de datos
El equipo de datos realiza una auditoría que incluye a todos los interesados en los datos para describir el panorama actual de datos y el modelo de datos futuro. La auditoría es necesaria porque brindará al equipo una idea de qué áreas y departamentos comerciales están involucrados y una imagen de la complejidad del modelo de datos. La auditoría también ofrecerá múltiples perspectivas sobre la fusión de datos y ayudará a obtener el respaldo para el proyecto porque se invita a los departamentos a participar. Algunas preguntas que se abordarán durante la auditoría son:
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¿Dónde se encuentran los datos de productos y activos (sistemas, aplicaciones, archivos)?
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¿Cómo fluyen los datos a través de estos diferentes sistemas (flujos de datos)?
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¿Quién es el dueño de los datos?
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¿Quién gestiona los datos?
3. Acuerdo sobre un sistema de clasificación de datos
Con base en el resultado de la auditoría, el equipo de datos acuerda un sistema de clasificación de datos de productos. El sistema de clasificación refleja las fuentes, calidad de datos, formatos y jerarquías de la nueva empresa.
El sistema de clasificación servirá como base para hacer coincidir y vincular los datos de productos y proporcionará las pautas para migrar los datos de productos.
4. Elegir un sistema de gestión de datos maestros
Será mucho más fácil y rápido gestionar la migración de datos si se utiliza un sistema de gestión de datos maestros, que identifica, vincula, adquiere y sincroniza los datos de productos de una variedad de fuentes internas y externas.
Dependiendo de la complejidad del modelo de datos y la visión de la estrategia de datos, el sistema de gestión de datos maestros puede implementarse en uno de los cuatro métodos siguientes:
- Consolidación. Los datos son propiedad de los sistemas heredados (ERPs, sistemas de gestión de inventario, etc.), donde permanecen durante la fusión. El sistema de gestión de datos maestros luego agrega y consolida los datos en un llamado registro dorado, donde los datos se limpian y sincronizan. La ventaja de este método es que no es necesario interrumpir los sistemas heredados, lo que puede agilizar el proceso de fusión de datos.
- Centralización. Si el modelo de datos de la auditoría muestra un conjunto desorganizado de datos de productos que no se pueden agregar de manera significativa, el sistema de gestión de datos maestros puede asumir el papel de la plataforma principal de registro, desde donde los datos se envían a los sistemas operativos (sistemas de ventas, aplicaciones de marketing, punto de venta, etc.). Si una de las organizaciones administraba los datos de productos en forma de hojas de cálculo, entonces un enfoque centralizado sería valioso.
- Coexistencia. El sistema de gestión de datos maestros forma parte de un sistema bidireccional que asegura una única versión de la verdad. Cada vez que un sistema aislado se actualiza con nueva información, el sistema de gestión de datos maestros se actualiza y viceversa. Independientemente de dónde se extraigan los datos del sistema, siempre será la única versión de la verdad. En comparación con el método de consolidación, el método de coexistencia sincroniza y consolida datos, pero al mismo tiempo permite que los sistemas heredados sean completamente operables.
- Registro. Dentro de este método de implementación, el sistema de gestión de datos maestros permite que una organización mantenga datos segregados, lo que ayuda a cumplir con los requisitos regulatorios. Esto es especialmente común en la industria de la salud, donde es necesario cumplir con el estándar 21 CFR Parte 11.
5. Acuerdo sobre procedimientos de gobernanza de datos
En toda la nueva organización, ahora habrá la necesidad de nuevas políticas y procedimientos de gobernanza de datos para garantizar la responsabilidad, garantizar informes precisos, gestionar el cumplimiento y asegurar la transparencia.
6. Planificar la migración de todos los datos
La migración de todos los datos es el punto culminante de sus esfuerzos y preparativos. Debe incluir una revisión de la metodología y una evaluación de la capacidad de hardware, software y recursos. La migración requiere un plan de seguridad de datos para evitar brechas de seguridad y un plan de recuperación para restaurar el estado anterior; y finalmente, debe incluir un plan de implementación que describa quién y cuándo hará qué. Lo más importante es probar y luego volver a probar hasta que la cantidad de errores sea aceptable, ya que es probable que no se eliminen todos.
7. Utilizar un sistema de gestión de datos maestros para operar el proceso en el futuro
El sistema de gestión de datos maestros demostrará su valía en la fase de transición. Sin embargo, en el futuro, seguirá siendo una herramienta valiosa, ya que deduplica datos y ayuda a controlar cómo se crean, actualizan y aprueban registros a través de flujos de trabajo configurables.
Puede utilizar el sistema de gestión de datos maestros para garantizar una incorporación eficiente de datos de proveedores y distribuir datos maestros a todas las partes interesadas. La organización continuará beneficiándose de la eliminación de barreras de datos entre departamentos y socios.
El sólido control de los datos maestros asegurado por un sistema de gestión de datos maestros facilitará el cumplimiento normativo y la gobernanza de datos a través de rutas de auditoría claras e historiales de registros.
Puntos clave para gestionar datos de productos durante fusiones
La gestión de datos durante fusiones y adquisiciones representa un desafío para los líderes de TI. Una fusión empresarial que resulta en una infraestructura de TI duplicada inevitablemente agravará cualquier problema de silos de datos existente. Es fundamental unificar también los datos.
La gestión de datos maestros puede ayudar a unificar los datos de productos y también servir como una herramienta valiosa en la era posterior a la fusión, donde permitirá aprovechar los beneficios de la fusión a largo plazo. Unificar los datos de productos ayuda a Rensa Family, un importante mayorista de la industria de ventilación, calefacción y saneamiento en los Países Bajos, a colaborar entre marcas.
