La Gestión de Datos de Aplicaciones gana cada vez más popularidad a medida que aumenta el número de aplicaciones
Si, como yo, has trabajado en la industria tecnológica durante muchos años, probablemente hayas escuchado más veces de las que puedes recordar que las islas de información son obstáculos importantes para la productividad empresarial. Los datos aislados deben evitarse como el tráfico de Los Ángeles y el sushi de las tiendas de conveniencia; y "compartir es cuidar", especialmente cuando se trata de potenciar los procesos y flujos de trabajo en toda la empresa.
Sin embargo, la única constante a lo largo de mi carrera ha sido el cambio. Así que no es sorprendente que incluso esta máxima aparentemente inquebrantable no pudiera resistir los rigores del tiempo para siempre. Después de todo, cuanto más datos se comparten entre aplicaciones, más complejo se vuelve garantizar su consistencia, precisión y seguridad. Como resultado, gestionar eficaz y seguramente las cantidades cada vez mayores de datos en toda una organización puede ser complicado y costoso. Es precisamente por esto que se desarrolló la gestión de datos maestros (MDM) hace algunos años... y por qué la gestión de datos de aplicaciones (ADM) está ganando popularidad hoy.
Aunque similares en muchos aspectos, existen diferencias clave entre estas disciplinas competidoras y, a menudo, complementarias. En este artículo, me esfuerzo por definir estas diferencias y por qué deberían importarte.
¿Qué es la Gestión de Datos Maestros (MDM)?
Según la principal empresa de investigación de la industria, Gartner, los datos maestros son simplemente "datos con los atributos más reducidos que identifican de manera única objetos como clientes, productos, activos y ubicaciones que se comparten ampliamente y se utilizan en todos los principales procesos comerciales de una organización". La gestión de datos maestros es la disciplina habilitada por tecnología que ayuda a los negocios y equipos a trabajar juntos para asegurar que estos datos maestros sean uniformes, precisos y semánticamente consistentes en todos estos procesos.
Consolidación de datos
La gestión de datos maestros ha sido empleada por organizaciones en diversas industrias como manufactura, distribución, retail, salud, seguros y servicios financieros para lograr una vista única de sus datos maestros, una "única versión de la verdad", por así decirlo. A medida que las iniciativas de negocios digitales han continuado creciendo en estas industrias, expandiendo enormemente el volumen, variedad y velocidad de los datos, también ha crecido la necesidad de presentar datos consistentes en múltiples sistemas. Por ejemplo, los fabricantes de productos de consumo deben asegurarse de que la información del producto publicada en sus catálogos sea coherente con los datos en su sitio web, así como en Amazon, Walmart y otras fuentes de venta en línea. A su vez, los minoristas deben saber que el cliente "M. Swanson" en sus registros de envío es el mismo cliente que "Mary Swanson" en su sistema de facturación, y tener una dirección precisa para Mary en ambas aplicaciones.
Los beneficios de la gestión de datos maestros son numerosos. Ha ayudado a Advance Auto Parts a aumentar el número de piezas manejadas en un 64% mientras disminuye las devoluciones en un 7%. Ayudó a la Kellogg Company a proporcionar experiencias de marca sin problemas, introducciones de productos más rápidas y una única versión global de la verdad.
Garantizar la precisión de los datos
Claramente, ¿todas las organizaciones deberían gestionar todos sus datos de referencia con la gestión de datos maestros, verdad? No tan rápido. Algunos datos no requieren ser compartidos con múltiples sistemas; de hecho, la mayoría de los datos en organizaciones típicas solo son utilizados por una sola aplicación, como ERP, CRM o gestión de la cadena de suministro. Por lo tanto, la gestión de datos maestros puede no ser necesaria en estos casos, ya que cada una de estas aplicaciones está diseñada para gestionar sus propios datos. Aun así, en un mundo cada vez más digital, deben existir políticas y procedimientos para gestionar estos datos y garantizar su precisión, eficacia y seguridad. Sin embargo, la mayoría, si no todas, estas aplicaciones no ofrecen verdaderas capacidades de gobierno o supervisión de información. Aquí es donde entra en juego la gestión de datos de aplicaciones.
¿Qué es la Gestión de Datos de Aplicaciones (ADM)?
Según Gartner2, "La Gestión de Datos de Aplicaciones es una disciplina de negocios habilitada por tecnología diseñada para ayudar a los usuarios a gestionar y gobernar los datos de aplicaciones necesarios para operar una aplicación o conjunto específico de negocios (como CRM, ERP o gestión de la cadena de suministro [SCM]). Estos datos pueden incluir datos maestros de clientes, datos maestros de productos (es decir, una copia de los datos maestros) y otros datos utilizados por la aplicación o el conjunto. Se implementa en el contexto de una aplicación o conjunto específico (por ejemplo, existe una Gestión de Datos de Aplicaciones para ERP, y otra para SCM), por lo que generalmente utiliza los mismos datos persistentes y el modelo de datos que la aplicación o conjunto, y los datos maestros no están gobernados para su uso en otras aplicaciones o conjuntos".
Los datos de aplicaciones representan el 90% de los datos de referencia de tu empresa
Mientras que los datos maestros juegan un papel fundamental en garantizar la consistencia necesaria para análisis y reportes en toda la empresa, representan solo alrededor del 10% de los datos de referencia de la mayoría de las organizaciones, según la estimación de algunos expertos. Los datos de aplicaciones constituyen el otro 90% de los datos que no se comparten fuera de una aplicación o conjunto específico, o que no se comparten tan ampliamente como los datos maestros. Por ejemplo, una aplicación ERP gestiona datos asociados con productos y clientes. Estos objetos son los datos de aplicación del ERP, que pueden compartirse con un CRM, por ejemplo, pero no se divulgan ampliamente en múltiples sistemas. Los atributos de los objetos (por ejemplo, la descripción y tamaño de los productos o el nombre y dirección de los clientes), que deben ser consistentes en múltiples sistemas, son los datos maestros asociados.
La Gestión de Datos de Aplicaciones ha ganado popularidad recientemente debido a la necesidad de proporcionar gobernanza y supervisión de información incluso para los datos de aplicaciones, a medida que las organizaciones expanden sus iniciativas de transformación digital. Puedes perdonarte por asumir que los proveedores de aplicaciones incorporaron estas capacidades en las propias aplicaciones, ya que la mayoría de nosotros lo hacemos. Pero esto no siempre es el caso.
¿Necesito Gestión de Datos Maestros o Gestión de Datos de Aplicaciones?
Entonces, ¿cuál de estas disciplinas es la adecuada para tu organización? La respuesta a esta pregunta probablemente sea "ambas". Las dos disciplinas cumplen propósitos distintos, aunque a menudo complementarios. Para determinar cuál(es) necesitas para tus requisitos específicos y dónde, puedes considerar los siguientes cuatro "Cs":
1) Complejidad de los requisitos de gobernanza
Debido a que la gestión de datos maestros y la gestión de datos de aplicaciones cumplen diferentes propósitos, tienen diferentes requisitos de gobernanza. Winshuttle, un proveedor especializado en gestión de datos de aplicaciones para paquetes ERP de SAP, explica: "Los datos maestros requieren una gobernanza centralizada rígida porque muchos procesos diferentes dependen de ellos. Necesitas definir estándares globales e implementar herramientas y procesos que puedan replicar estos datos en toda la empresa. Por el contrario, los datos de aplicaciones se gestionan mejor a nivel local, donde las personas tienen el contexto empresarial y la experiencia en la materia para gestionar sus propios datos. Por lo tanto, generalmente se necesita más flexibilidad y herramientas más amigables para el negocio".
2) Frecuencia de cambio
Diferentes tipos de datos cambian a diferentes tasas de frecuencia. La información, como el nombre o título de una persona, por ejemplo, cambia con poca frecuencia; mientras que los datos transaccionales, como la información de facturación, pueden actualizarse con bastante regularidad. Un artículo en InfoWorld describe la diferencia: "La información que cambia lentamente se considera datos maestros y se guarda en una base de datos separada con información sobre estos pequeños cambios lentos a lo largo del tiempo. Los datos de aplicación, que cambian más rápidamente, son datos transaccionales, como los ingresos de una persona o los ingresos de un negocio. Cambian todo el tiempo (por ejemplo, cada trimestre) y se mantienen junto con la información del cliente. Aunque no son datos maestros, la empresa aún quiere dominarlos". Para las dimensiones que cambian lentamente, la gestión de datos maestros es la mejor opción; mientras que la gestión de datos de aplicaciones puede proporcionar la gobernanza y supervisión necesarias para los datos de aplicación que cambian rápidamente.
3) Costo
Como consideración en prácticamente todas las compras tecnológicas, sabías que tenía que incluirse en esta lista. El costo, o más específicamente, el "valor", es y debe ser de importancia primordial en estas decisiones. Dado que la gestión de datos maestros cubre una amplia gama de fuentes de datos en toda la organización, no debería sorprender que el costo asociado (así como el esfuerzo y la complejidad) de una implementación de gestión de datos maestros sea probablemente mayor que el de la gestión de datos de aplicaciones. Sin embargo, también es mayor el potencial para impulsar un valor transformador a la organización, lo que conduce a un mayor retorno de la inversión a largo plazo.
4) Necesidades de cumplimiento
Hoy en día es más importante que nunca prestar atención a las consideraciones específicas de seguridad, leyes y regulaciones aplicables a ciertos tipos de datos dentro de límites geográficos específicos. Las normas del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE han creado una serie de nuevos derechos para los ciudadanos privados. Este hecho hace que la necesidad de capacidades sólidas de gobernanza para los datos de aplicaciones y datos maestros sea cada vez más importante.
Dónde encontrar tu Gestión de Datos de Aplicaciones
Independientemente de dónde se encuentren tus necesidades actualmente en términos de gestionar de manera efectiva y segura la creciente y diversa cantidad de datos en tu organización, es probable que los desafíos no sean menos complejos en el futuro. La buena noticia es que hay una variedad de opciones entre las cuales puedes elegir para enfrentar estos desafíos. Algunos grandes proveedores de ERP están comenzando a incorporar capacidades de gestión de datos de aplicaciones en sus aplicaciones, mientras que existen proveedores más pequeños de gestión de datos de aplicaciones especializados para cubrir las brechas donde las soluciones ERP no llegan. Y, por supuesto, los proveedores de software de gestión de datos maestros como Stibo Systems ofrecen soluciones integrales, flexibles y escalables para satisfacer prácticamente cualquier necesidad de gestión de datos maestros (y algunas de gestión de datos de aplicaciones) de cualquier organización.
