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Guía: Cómo cumplir los estándares del sector mediante el gobierno de datos maestros

Ian Piddock | 24 de junio de 2024 | 7 minute read
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Guía: Cómo cumplir los estándares del sector mediante el gobierno de datos maestros

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junio 24 2024
Guía: Cómo cumplir los estándares del sector mediante el gobierno de datos maestros
14:09

Cuando un Director de Datos consigue un excelente gobierno de los datos maestros, deja de ser alguien que reacciona ante problemas cuando los datos se desordenan o afectan un sistema, para convertirse en un habilitador proactivo del negocio, con una visión integral. Esta serie explora por qué razón el gobierno de datos maestros es vital para: el modelado de datos, la calidad de los datos, el contenido enriquecido, las normas del sector y el enriquecimiento de datos.


Introducción a la serie

Tietojen hallinta alan standardien mukaiseksi on vähän kuin kouluttautuisi puhumaan universaalia kieltä. 

No, espere. Eso no fue muy útil, ¿verdad? A menos que usted hable finlandés, por supuesto...

Lo que deberíamos haber dicho es: «Gestionar los datos para cumplir los estándares normativos de la industria es un poco como aprender a hablar un idioma universal».

Porque no se puede esperar que miles de proveedores y clientes entiendan que son sus piezas y productos si cada uno de ellos utiliza palabras diferentes para referirse a ellos.

No hay forma más efectiva para fastidiar a la gente, ralentizar el negocio y cometer errores. Todo eso, cuando las cosas no se entienden bien.

Por eso, es necesario publicar de acuerdo con los estándares pertinentes para el sector, asegurándose de que haya controles y equilibrios en el punto de entrada de datos.

Usted debe tener la capacidad de controlar, cambiar y gestionar cómo distribuye los datos a través de formatos y canales -con los controles adecuados- para adaptarlos a la forma en que sus clientes quieren recibir la información.  

También es importante validar lo que está haciendo para asegurarse de que, al traducir la información a diferentes estándares, está comunicando realmente lo que quería decir.

Siga leyendo para descubrir cómo los directores de datos pueden impulsar la transformación empresarial utilizando el gobierno de datos maestros para cumplir con los estándares de la industria. 

El juego limpio: la importancia de los estándares del sector

Para tener éxito a nivel global, todas las grandes empresas deberán cumplir con los estándares de la industria. 

¿Cómo son los estándares de la industria? Tomemos ECLASS como ejemplo. Es un estándar de datos a nivel mundial para la clasificación y descripción única de los datos maestros de productos.

Una de las ventajas de ECLASS es que permite la gestión de datos de procesos entre empresas de ingeniería. Esto implica que personas y organizaciones pueden entenderse en términos de sus productos y servicios, incluso si se encuentran en diferentes países.  

Cuando se habla el mismo idioma, se obtienen todo tipo de beneficios, incluyendo mayor eficiencia, reducción de disputas y mejora de las relaciones con los socios comerciales.

Pero si ambas partes no se adhieren a los estándares de la industria, entonces habrá fricción. Usted podrá enviar datos a un proveedor o cliente en su ecosistema comercial, pero si sus datos no están mapeados al estándar, ellos los rechazarán. En ese caso, trabajar con usted no valdrá la pena, especialmente si las empresas son demasiado grandes o están demasiado ocupados.

A continuación, se ofrecen un par de ejemplos más concretos en los que los estándares del sector pueden tener un impacto importante.

La talla perfecta: incorporación de proveedores y clientes minoristas

¿Recuerda la última vez que compró un par de zapatos nuevos? Entra a una tienda, ve un par que le gustan y pregunta al dependiente si los tienen de su talla. Se los traen de tu talla, se los prueba y quedan perfectos.

Esto se debe a que contamos con tallas estándar de zapatos, ampliamente aceptadas por todos (aunque resulte un poco molesto que el Reino Unido, Estados Unidos y la Unión Europea utilicen números diferentes, al final son fácilmente traducibles de uno a otro, incluso para el consumidor promedio).

Sin embargo, los estándares de la industria, como los mencionados anteriormente, deben ser aplicados a una amplia gama de aspectos, tales como peso, color, tamaño, moneda, ingredientes alimentarios y alérgenos. Todo esto puede aplicarse a docenas o incluso cientos de artículos cuando se llega a un acuerdo con un minorista para que incluya sus productos en su catálogo.

De lo contrario, usted no podrá describir, comprar, enviar, almacenar, anunciar y vender correctamente en cientos de tiendas.

Todo resulta considerablemente más sencillo cuando tanto las personas como los sistemas de ambas partes entienden lo mismo.

El vertiginoso mundo del comercio electrónico: envío de datos para nuevos productos o actualizaciones de productos

Olvidemos ahora las tiendas físicas y centrémonos en el comercio electrónico. Las compras en línea se mueven rápidamente y están orientadas a la eficiencia. Y en el caso de los drop shippers, el proveedor podría nunca tener en sus manos los artículos que están revendiendo, dejando toda la logística en manos de terceros.

Los grandes proveedores pueden tener decenas de miles de referencias de productos que cruzan varias fronteras. Y los artículos a menudo tienen que hacer un viaje de ida y vuelta, especialmente cuando se hace uso de políticas de devolución que son bastante generosas. 

Pero el problema surge cuando no existe un estándar de la industria al que atenerse. Si su empresa hace negocios con minoristas de más de 100 países, es posible que necesite comunicarse usando docenas de estándares para comprar o vender piezas y productos.

Y dado que tu empresa probablemente tenga su propio lenguaje para almacenar información sobre piezas y productos, tendrá que traducir su lenguaje interno al de los estándares de la industria con los que está tratando.  

>> Comience a preparar su modelo de datos, consultando esta checklist práctica <<

¿Qué ocurre si no se puede traducir eficazmente a gran escala?

Una cosa es traducir un único dato entre distintos estándares del sector, pero ¿qué ocurre cuando se trata de miles de registros, campos y atributos?  

Sin optimizar y automatizar sus procesos, pasará todo su tiempo resolviendo disputas o corrigiendo campos con su proveedor, lo cual es complicado y costoso. 

Éstas son sólo algunas de las formas en que esta fricción puede afectar al éxito de su negocio.  

Afecta sus relaciones comerciales 

Los distribuidores y minoristas necesitan poder confiar en que usted mantendrá los datos de acuerdo con los estándares acordados; de lo contrario, buscarán otros socios comerciales.

Si los atributos no se completan de acuerdo con los estándares de datos, surgirán una serie de problemas en los procesos y la eficiencia de la cadena de suministro. Por ejemplo, ¿qué sucede si se confunde 1 pulgada con 1 metro?

Los trabajadores del almacén se enfrentarán a un verdadero desafío al intentar cargar los camiones con sus productos: podrían necesitar 20 camiones cuando esperaban que todo cupiera en dos.  

Disminuye la velocidad de comercialización 

Los propietarios de categorías y los gestores de cuentas están ansiosos por lanzar al mercado los productos lo más rápido posible, lo cual es beneficioso tanto para su empresa como para los minoristas. Y esto debe suceder a gran escala para un gran número de productos.

Sin un procesamiento fluido y sin interrupciones, la traducción de su lenguaje interno de datos a múltiples estándares de la industria externa puede ser un proceso manual, propenso a errores o no estar en cumplimiento. Esto ralentiza todo, lo que se traduce en retrasos y clientes insatisfechos, lo que a su vez resulta en menos ventas y un mayor costo de servicio.

Podría provocar que se cancele la Nochebuena 

Pensemos en las variaciones estacionales de sus productos: la Navidad es el mejor ejemplo.

Hay múltiples áreas en las que su organización debe invertir para garantizar el éxito de la temporada navideña, tales como la campaña publicitaria y las promociones en el punto de venta.

Pero si usted invierte horas y horas actualizando manualmente los datos para que coincidan con los estándares de la industria utilizados por los minoristas, perderá la oportunidad que representa en la época navideña, lo que significa que todo el dinero que ha gastado hasta ahora se desperdiciará.

Para las empresas que operan en el sector de los bienes de consumo de rápida rotación (FMCG), una mala temporada navideña puede ser letal.

 

Cómo hacer las cosas bien con el gobierno de datos maestros

¡Uf! Vale, ya sabemos que la idea de arruinar la Nochebuena es bastante deprimente. Así que ha llegado el momento de algo más alegre.

Cuando los directores de datos implementan un riguroso gobierno de los datos maestros, capacitan a los gestores de productos, a los gestores de cuentas y a otros equipos para que puedan transmitir datos sin problemas y a gran escala a través de todos los estándares aplicables a la industria.

Un gobierno de datos sólido proporciona a sus equipos acceso a la validación, lo que garantiza que en cada instancia de comunicación de datos a minoristas o recepción de datos de proveedores, se obtenga siempre un resultado de "válido" o "inválido".

También facilita mucho la vida de la persona encargada de mantenerse al tanto de los cambios en los estándares de la industria. Solo piense en los cambios normativos que podrían causarle problemas, como el reporte de alérgenos.   

Las ventajas de un buen gobierno de datos

Un gobierno de datos maestros consistente implica que se puede facilitar el procesamiento directo, permitiendo que los datos fluyan sin contratiempos desde los proveedores hasta la empresa, y luego desde la empresa hacia los minoristas y distribuidores.

Los datos permanecerán fieles y correctos desde el fabricante original, sin importar si se están traduciendo a su idioma interno o a un estándar de la industria.

Esto permite que los equipos operen con eficiencia, concentrándose en tareas que generan valor, como el diseño, la producción, la venta y el envío de productos de mayor calidad.

Además, les permite dar un servicio posventa de mayor calidad. Consideremos, por ejemplo, que usted fabrica y comercializa aviones comerciales compuestos por millones de componentes. ¿Qué sucedería si alguna de las aerolíneas a las que usted vende le informa que necesita reemplazar un tornillo específico?

Será casi imposible para un ingeniero externo ordenar el tornillo correcto si lo identifica con un nombre distinto al utilizado internamente por su empresa.

Así es como Siemens Building Technologies eliminó el 98% de los errores de datos

Después de surgir de varias empresas tras varias adquisiciones, Siemens Building Technologies (SBT) se dio cuenta de que la fragmentación en la gestión dificultaba la reutilización eficaz de los datos. Con los mismos productos presentándose de forma diferente en el mercado, a SBT le resultaba imposible ofrecer una imagen de marca unificada.

Al implementar la solución de Gestión de Datos Maestros (MDM) de Productos de Stibo Systems, la sede de SBT ahora introduce los datos de todos los productos globales en un único centro digital en inglés y alemán. Otras regiones pueden acceder a los datos a nivel global, con la capacidad de agregar datos adicionales de productos para su propio uso regional.

Lea el estudio de caso completo para descubrir cómo Siemens Building Technologies utilizó la Gestión de Datos Maestros de Productos para lograr sus objetivos de:

  • Ahorrar tiempo y costos en el mantenimiento de datos
  • Mejorar la consistencia en todos los canales y regiones
  • Reducir errores e ineficiencias en los datos
  • Acelerar el tiempo de lanzamiento al mercado

En términos sencillos, la «calidad de los datos» se refiere a lo buenos o fiables que son los datos. Se trata de saber si los datos son precisos, completos, coherentes y pertinentes para el uso al que se destinan.

Una alta calidad de los datos significa que la información es fiable y puede utilizarse eficazmente para tomar decisiones, realizar análisis u otros fines.  

Por otra parte, la baja calidad de los datos significa que pueden contener errores, incoherencias o carencias, lo que puede llevar a conclusiones incorrectas o resultados poco fiables.

Pero la cosa puede complicarse. Cuando los datos se utilizan para muchos fines diferentes, cada uno de ellos puede tener un conjunto de requisitos distintos.

Por lo tanto, no se puede medir la calidad de los datos sin saber para qué se van a utilizar, es decir, en qué contexto.

Dado que se trata de satisfacer necesidades específicas, los datos pueden ser de alta calidad en una aplicación, pero de baja calidad en otra que requiera información diferente.

Qué buscar en una plataforma de gestión de datos maestros

Con la plataforma adecuada de gestión de datos maestros que respalde tu cumplimiento con los estándares de la industria, podrá alcanzar una serie de objetivos, entre ellos:

  • Simplificar la vida de sus administradores de datos mientras gestionan flujos de trabajo, procesos y permisos en torno a estándares del sector relevantes para la empresa.
  • Ganar la habilidad de mapear y transformar atributos desde su perspectiva interna de los datos a múltiples estándares de la industria. Por ejemplo, si un producto se ingresa como "retrete blanco" en un sistema, puede dividir los datos de un campo en dos para que sean compatibles con otro sistema, asignando "blanco" al campo de color y "retrete" al campo de nombre.
  • Identificar fácilmente excepciones y agruparlas para su revisión y corrección, utilizando un proceso automatizado para el mapeo y transformación de datos. 
  • Realizar un seguimiento de las actualizaciones de los estándares industriales y normativos, con expertos en el sector del proveedor de la plataforma que garanticen que su servicio se mantenga actualizado como corresponde. 
  • Recuperar cualquier versión de los estándares de la industria que necesite una vez que se hayan publicado las actualizaciones.

Descargue nuestra checklist y empiece a trabajar con el modelo de datos de estándares de la industria.

 

 
 

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Ian Piddock se unió a Stibo Systems en 2018 y actualmente es Director Senior de Estrategia de Soluciones Multidominio. Su función respalda el marketing de productos para STEP, Gestión de Datos Maestros de Productos y la solución de Intercambio de Datos de Productos. Ian ayuda a las organizaciones a optimizar sus resultados comerciales a través de la entrega de soluciones tecnológicas innovadoras que respaldan iniciativas de transformación digital. Tiene más de 20 años de experiencia en la industria de software empresarial, es un especialista en marketing experimentado y un practicante acreditado de los estándares GS1 con un agudo sentido de cómo los clientes pueden capitalizar los datos para generar valor.

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