Stellen Sie sicher, dass das Stammdatenmanagement Abgleich und Verknüpfung, Geschäftsregeln, Governance, Datenschutz, Anreicherung und Zustimmungsmanagement umfasst.
Wenn Sie Stammdatenverwaltungslösungen evaluieren, welche grundlegenden Funktionen sollte die Lösung bieten und warum? Und was noch wichtiger ist: Wie wird jedes dieser Elemente zusammenwirken, damit Sie und Ihr Unternehmen davon profitieren?
Im Folgenden finden Sie sechs Stammdatenverwaltungsfunktionen und -fähigkeiten, auf die Sie achten sollten, bevor Sie eine Lösung für Ihr Unternehmen auswählen und in sie investieren.
6 Funktionen, die Sie in der richtigen Stammdatenverwaltungslösung benötigen
1) Stammdatenabgleich und -verknüpfung
Eine Stammdatenverwaltungslösung sollte nicht nur verschiedene Datenquellen zusammenführen, sondern auch eine Abgleich- und Verknüpfungsfunktion enthalten. In den meisten Unternehmen wurden die Daten mit verschiedenen Systemen und Anwendungen erfasst.
In einigen Fällen haben Fusionen und Übernahmen (M&A) die Anzahl der Datensilos vergrößert, in denen sich die Daten befinden. Daher sind doppelte Datensätze und Daten sowie Abweichungen von Informationen unvermeidlich.
Eine Abgleich- und Verknüpfungsfunktion verwendet Algorithmen, die automatisch Duplikate erkennen und helfen, mehrere Einträge in einen einzigen, genauen Datensatz aufzulösen. Ohne diese Funktion besteht die Gefahr, dass Sie denselben Kunden zweimal kontaktieren oder dasselbe Produkt mehrfach auflisten.
Dies birgt nicht nur die Gefahr, dass Sie Ihre Kunden verprellen, sondern verfälscht auch die Analyseergebnisse, da Sie keine genauen Erkenntnisse gewinnen können, wenn die untersuchten Daten ungenau sind.
Die Umwandlung von Daten aus einer Vielzahl von Systemen in einen einzigen, genauen Datensatz ist ein wichtiger Bestandteil jeder Stammdatenmanagementlösung. Darüber hinaus gewährleistet die Funktion zum Abgleich und zur Verknüpfung von Stammdaten, dass Sie:
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Eliminierung doppelter Daten
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genaue Informationen in alle Ihre Systeme einspeisen
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die Integrität Ihrer Quellsysteme überwachen können
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die Grundlage für die Anreicherung Ihrer Datensätze mit Daten von Dritten haben
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Sie können eine Reihe von ansonsten ressourcenintensiven Aufgaben automatisieren.
2) Anwendung von Stammdaten-Geschäftsregeln
Als Teil Ihrer Stammdatenverwaltungslösung sollten Sie in der Lage sein, Bedingungen oder Aktionen einzuführen, die die Daten entsprechend ändern. Geben Sie Geschäftsregeln ein.
Geschäftsregeln sollten über verschiedene Anwendungsfälle hinweg gemeinsam genutzt werden können, z. B. beim Import von Daten oder bei Genehmigungsprozessen. Sie sollten zentralisiert sein, so dass die Regeln einmal geändert und überall angewendet werden können. Geschäftsregeln sollten direkt in der Benutzeroberfläche implementiert werden, ohne auf die Backend-Entwicklung warten zu müssen.
Der Vorteil von Geschäftsregeln besteht darin, dass sie es Ihnen ermöglichen, unternehmensweite Data-Governance-Richtlinien zu erstellen, anzuwenden und zu verwalten. Die von Ihnen gewählten Richtlinien ermöglichen es Ihnen, den Lebenszyklus der Daten für jeden relevanten Objekttyp zu definieren, Workflows für Entscheidungs- und Genehmigungsprozesse festzulegen und Regeln zur Durchsetzung der Datenintegrität zu definieren.
Geschäftsregeln sollten eine wichtige Rolle in Ihrer Datenstrategie spielen, da sie dazu beitragen, Datenqualitäts- und Governance-Strategien schnell und präzise einzuführen und so Risiken zu verringern.
3) Die Fähigkeit, den Speicherort/die Lokalisierung von Daten zu verwalten
Laut Gesetz müssen bestimmte Kundendaten innerhalb der Grenzen einer bestimmten Region oder eines Landes bleiben. Von Datenlokalisierung spricht man, wenn Daten auf einem Gerät gespeichert werden, das sich physisch innerhalb der Grenzen des Landes befindet, in dem die Daten generiert wurden.
Einige Regierungen schränken den freien Datenfluss ein, und die Datenlokalisierung wird gefördert, um die Sicherheit über die Grenzen hinweg zu erhöhen. Die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) besagt, dass personenbezogene Daten nur dann in Länder außerhalb der EU übertragen werden dürfen, wenn ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet ist.
Da die Kosten einer Nichteinhaltung hoch sind, werden die meisten Unternehmen sicherstellen wollen, dass ihre Kundendaten in der EU oder sogar in ihrem Herkunftsland verbleiben.
Die Verwaltung des Speicherortes von Daten kann eine Herausforderung sein, da man sich ihrer geografischen Herkunft sicher sein und über Parameter verfügen muss, um ihre Verwendung in anderen Ländern zu beschränken, falls dies erforderlich ist. Eine Stammdatenverwaltungslösung sollte es Ihnen jedoch ermöglichen, den Standort Ihrer Daten mit Hilfe von Integrations- und Datenqualitätstools zu standardisieren.
Sie sollten in der Lage sein, zentralisierte Lokalisierungsdaten mit anderen Domänen zu verbinden, um Beziehungen zu erkennen und relevante Dokumente und Assets mit Stammsätzen zu verknüpfen.
Ihr Datenstandort könnte sich mit anderen Datenquellen in anderen Bereichen Ihres Unternehmens überschneiden, und durch eine Analyse dieser Daten können Sie Ihre betrieblichen Informationen verfeinern.
4) Unterstützung des Datenschutzes und der Datensicherheit
Je mehr Daten in Ihrem Unternehmen verarbeitet werden, desto wichtiger wird es, effiziente Datenschutzrichtlinien und -prozesse einzuführen. Rollenbasierte Sicherheitsrichtlinien innerhalb einer Stammdatenverwaltungslösung sollten Ihnen dabei helfen, Zugriffsrechte auf alle Daten zu definieren. Diese Rechte können zur Einschränkung von Aktionen verwendet werden.
Dies trägt zum Schutz sensibler und privater Daten bei, was insbesondere für den Finanzdienstleistungssektor von Bedeutung ist, aber angesichts der strengen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) für jedes Unternehmen von wachsender Bedeutung ist.
Eine Stammdatenverwaltungslösung sollte die Möglichkeit bieten, Datenattribute mit unternehmensdefinierten kryptografischen Schlüsseln zu verschlüsseln, so dass die Benutzer zur Eingabe eines Passworts aufgefordert werden, bevor sie die Attributwerte einsehen können. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Unternehmen keine Schwachstellen aufweist, die von externen Parteien ausgenutzt werden könnten, um Zugang zu Ihren Daten zu erhalten.
5) Verfeinerung Ihrer Datensätze durch Datenanreicherung
Datenanreicherung bezieht sich auf die Werkzeuge und Prozesse, die die Qualität von Daten aus verschiedenen eingehenden Quellen verbessern. Sie ist ein entscheidendes Element, um eine echte 360-Grad-Sicht auf Ihre Daten zu erhalten.
Das Bereinigen und Optimieren von Daten kann zu erheblichen betrieblichen und kundenbezogenen Vorteilen führen, da Sie unvollständige, falsche oder irrelevante Daten identifizieren und gegebenenfalls ändern oder löschen können, um ein genaueres Bild Ihrer Kunden zu erhalten. Durch die Integration von Drittquellen können Sie Ihre Daten jedoch noch weiter verbessern und verfeinern.
Die Datenanreicherung sollte mit der Validierung der bereits vorhandenen Daten und deren Bereinigung beginnen. Danach können Sie sie mit externen Datenquellen kombinieren, um den Einblick in Ihre Daten weiter zu erweitern.
Das Ergebnis sind umfangreichere Kunden- und Produktdatensätze, die Ihnen bessere Einblicke gewähren und es Ihnen ermöglichen, proaktive Geschäftsentscheidungen zu treffen, die ein höheres Maß an Erfolg versprechen. Außerdem gewinnen Sie ein höheres Vertrauen in Ihre Geschäftsdaten, was ein besseres Risikomanagement ermöglicht.
Mit diesen angereicherten Daten können Sie Trends analysieren, sich abzeichnende Muster aufzeigen und Ihr Risiko verringern. Mit einem tieferen Verständnis Ihrer Kunden, einschließlich ihres Verhaltens und Lebensstils, können Sie Produkte speziell auf ihre Bedürfnisse zuschneiden.
6) Schaffung der Grundlage für das Einwilligungsmanagement
Aufgrund von Datengesetzen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) benötigen Sie einen klaren Rahmen für den Umgang mit personenbezogenen Informationen, z. B. Kundendaten. Sie müssen transparent machen, warum Sie die Daten einer Person aufbewahren, ob diese zugestimmt hat, dass Sie sie erhalten und aufbewahren dürfen, und nachweisen, dass sie dem zugestimmt hat.
Mit dem Kundenstammdatenmanagement sollten Sie in der Lage sein, Ihre Kundendaten an einem einzigen Ort zu konsolidieren, was die Zusammenarbeit zwischen Geschäfts- und Technikern erheblich erleichtert, da sie gemeinsam an einem Datensatz arbeiten können, um die Governance-Regeln zu erfüllen. Dieses zentrale Repository ermöglicht Ihnen die Überwachung und den besseren Schutz sensibler Daten über alle Quellen hinweg, wodurch das Risiko der Offenlegung persönlicher Daten verringert wird. Und mit einer einzigen Ansicht der betroffenen Personen können Sie deren Zustimmung verwalten.
Mit einer 360-Grad-Sicht auf jede einzelne Person wird es einfacher, das Zustimmungsmarketing zu erleichtern und Verbraucherrechte wie das Auskunftsrecht und das Widerspruchsrecht einzuhalten. Und je mehr Daten Sie verarbeiten, desto wichtiger wird es, effiziente Datenschutzrichtlinien aufzustellen.
Data Governance sollte jedoch nicht als Belastung angesehen werden. Richtig angewandt, kann sie Einblicke in die Verwendbarkeit, Integrität, Sicherheit und den Schutz Ihrer Daten geben.
Es sei darauf hingewiesen, dass der Datenschutz sowohl in bestehenden Altsystemen und Netzwerken als auch in neuen Systemen verankert werden muss. Eine Lösung für die Verwaltung von Stammdaten kann Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass alle Datenbestände abgedeckt sind.
Zusätzliche Merkmale effektiver Datenmanagementlösungen
In den letzten Jahren hat sich das Geschäftsumfeld rasant entwickelt, und dieser Trend wird voraussichtlich noch eine ganze Weile anhalten.
Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, eine Stammdatenmanagementlösung mit Funktionen zu integrieren, die Ihren heutigen und zukünftigen Anforderungen gerecht werden.
Im Folgenden erfahren Sie mehr darüber, wie diese zusätzlichen Funktionen die betriebliche Effizienz, die Entscheidungsfindung und die Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen erheblich verbessern können.
- Datenintegration und Interoperabilität: Die Arbeit mit einer MDM-Lösung, die eine nahtlose Integration mit Ihren ERP- und CRM-Systemen unterstützt, kann bei der Konsolidierung kritischer Datensätze in verschiedenen Bereichen (z. B. Kunden- und Produktdaten) helfen. Auf diese Weise erhalten Sie eine einzige Quelle der Wahrheit über einen Stammdatensatz (d. h. einen Golden Record) im gesamten Unternehmen.
- Datenverarbeitung in Echtzeit: Wenn Sie eine Skalierung planen, ist es ratsam, mit einer MDM-Plattform zu arbeiten, die große Mengen an Unternehmensdaten verarbeiten kann und gleichzeitig aktuelle Informationen bereitstellt. Durch den Einsatz von Datenmodellierung, Automatisierung und maschinellem Lernen ermöglichen diese MDM-Softwarelösungen Ihrem Unternehmen, Datenqualitätsprobleme schnell zu erkennen und zu beheben.
- Verbessertes Data-Governance-Rahmenwerk: Dazu können umfassende Governance-Richtlinien für Bereiche wie Data Stewardship, Metadatenmanagement und Datensicherheit gehören. Ein qualitativ hochwertiges Data-Governance-Framework schafft die Voraussetzungen für die Skalierbarkeit des Produkts und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen auf die Bewältigung größerer Datenmengen und höherer Komplexität sowie auf die Unterstützung weiterer Business-Intelligence-Initiativen in der Zukunft vorbereitet ist.
- Erweiterte Datenanalysen und Einblicke: Es ist eine Sache, Ihre Daten sicher zu speichern, und eine ganz andere, sie effektiv zu nutzen. Die besten MDM-Plattformen nutzen hochentwickelte Analysetools, um wertvolle Erkenntnisse aus Ihren Daten zu gewinnen. Dies kann unglaublich hilfreich sein, wenn es darum geht, Trends aufzudecken und das Kundenerlebnis zu verbessern.
Die Integration einer MDM-Lösung mit diesen zusätzlichen Funktionen gewährleistet qualitativ hochwertige Daten in allen Datenbereichen und verbessert gleichzeitig die Geschäftsprozesse und das Kundenerlebnis - ein Gewinn für alle Beteiligten.
Auswahl einer Master Data Management-Lösung, die zu Ihren Geschäftsanforderungen passt
Wir haben zwar sechs wertvolle Funktionen und Möglichkeiten des Stammdatenmanagements skizziert, aber Ihre Lösung sollte natürlich so konzipiert sein, dass Ihre Geschäftsziele im Mittelpunkt stehen. Sie müssen Ihre größten geschäftlichen Probleme im Zusammenhang mit Daten ermitteln. Daraus ergeben sich dann natürlich die für Sie wichtigsten Funktionen. Dies wird Ihnen helfen, einen überzeugenden Business Case für das Stammdatenmanagement zu erstellen.
Die Überprüfung Ihrer Geschäftsziele und die Darstellung, wie die Verwaltung Ihrer Daten Ihnen helfen kann, diese Ziele zu erreichen, bilden die Grundlage für die Identifizierung der für Sie idealen Stammdatenmanagementlösung.
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