La migración a SAP S/4HANA desde una gran variedad de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) no es solo una tarea compleja, sino un proceso de transformación que exige una multitud de herramientas, amplios recursos humanos y una inversión financiera sustancial. La gestión de datos maestros (MDM) desempeña un papel fundamental a la hora de mitigar estos desafíos y permitir que las organizaciones obtengan beneficios tangibles durante la preparación y migración a S/4HANA.

Garantizando la continuidad operativa con un MDM 

Durante el proceso de migración a SAP S/4HANA es fundamental mantener la continuidad operativa. Un MDM facilita esto con un uso optimizado de los recursos, a menudo reduciendo los recursos necesarios, lo que impulsa a las organizaciones a mantener las funciones comerciales tanto en los ERP heredados como en el nuevo entorno S/4HANA hasta que la implementación sea completada.

El papel estratégico del MDM en la mejora de las implementaciones de S/4HANA 

SAP S/4HANA, lanzado en 2015, es una solución ERP avanzada, diseñada para empresas de gran escala que incorporan tecnologías como IA, análisis, computación en memoria y automatización de procesos. Este sistema está configurado para reemplazar sistemas más antiguos como SAP R/3 y SAP ECC, proporcionando una mayor eficiencia y capacidades integradas de inteligencia empresarial. Sin embargo, el potencial total de S/4HANA depende de la calidad de sus datos maestros.

Las organizaciones con un panorama ERP complejo enfrentan el desafío de los datos inconsistentes debido a múltiples sistemas resultantes del crecimiento orgánico, las fusiones y las adquisiciones. El MDM simplifica esta complejidad al permitir una implementación efectiva y consistente de S/4HANA en diferentes geografías y unidades de negocios, lo que reduce los riesgos y simplifica los panoramas de datos.

Compatibilidad con varios tipos de migración 

Una de las primeras consideraciones a la hora de planificar las implementaciones de S/4HANA es qué tipo de migraciones se adaptan mejor a las necesidades del negocio. Las organizaciones recurren a una solución MDM para proporcionar una mayor visibilidad en todos los dominios de datos, donde esta información proporciona una comprensión más clara no solo de sus datos, sino también de la eficiencia con la que los procesan para cumplir con los requisitos operativos. Con este mayor control y visibilidad, las organizaciones pueden definir claramente lo que se requiere en su proceso de migración.

Migraciones Green field (desde cero): Esta opción de migración suele elegirse cuando hay poco o ningún entorno SAP en la organización o cuando los entornos SAP alcanzan una métrica específica en cuanto a eficacia que hace que empezar de nuevo sea más fácil que intentar determinar y transferir los procesos y el marco de datos que actualmente tienen valor. El MDM respalda este proceso de varias maneras:

• Reduce en gran medida el tiempo de migración al preparar los datos rápidamente para la migración y, además, aprovecha una plataforma configurable para mitigar las grandes inversiones de tiempo relacionadas con las personalizaciones de codificación y recodificación. 

• Reduce los costos incrementados asociados con las migraciones green field al simplificar las integraciones y automatizar los procesos de migración.

• Mitiga las interrupciones en la gestión del cambio y las curvas de aprendizaje al proporcionar una plataforma con una interfaz de usuario fácil de entender y de adoptar  que proporciona un punto central para gestionar datos maestros en entornos SAP y no SAP.

Migraciones Hibridas (transición selectiva de datos): Las organizaciones que ya han invertido mucho en SAP y que tienen un entorno ERP mixto se inclinan por una migración híbrida (SAP se refiere a esto como transición selectiva de datos). Esta opción tiene sentido cuando las organizaciones han invertido en procesos y entornos personalizados críticos que deben existir de la misma manera en la nueva implementación, pero aún tienen muchas ineficiencias y redundancias que deben reemplazarse. El MDM aborda el mismo soporte requerido en migraciones Green Field, así como:

• Proporciona visibilidad de datos y procesos, lo que permite a la organización simplificar la reingeniería y conversión de sistemas en el proceso transferido y crear/mejorar procesos que puedan extender los flujos de trabajo de extremo a extremo con una eficiencia óptima

• Admite requisitos acelerados de preparación y procesamiento de datos para fases de implementación claras a fin de cumplir con indicadores clave de rendimiento específicos relacionados con la migración en momentos designados.

Migraciones brown field: Cuando las organizaciones tienen un entorno SAP dominante, casi exclusivo, configurado para satisfacer las necesidades actuales de la organización, a menudo se consideran las migraciones brown field o de sistemas antiguos. Este proceso suele percibirse como una actualización, ya que las herramientas y características de SAP ya existen para proporcionar el proceso de migración más eficiente. Si bien el MDM aún tiene valor para la organización, no se alinea con la migración real, sino que brinda beneficios a la implementación completa:

• Apoya a las organizaciones y a los equipos de implementación de SAP en la identificación de ineficiencias e integración del MDM para reducir la deuda técnica actual y futura.

• Apoya a las organizaciones a medida que identifican oportunidades para extender S/4HANA a otros entornos, lo que permite el rediseño de procesos sin interrumpir el riesgo comercial.
• Simplifica los entornos y procesos de datos, acelerando y reduciendo el esfuerzo para alcanzar todos los beneficios y el valor de S/4HANA. 

Extendiendo las capacidades de S/4HANA en todos los entornos con un MDM

El MDM respalda y mejora las capacidades del entorno S/4HANA en entornos SAP y no SAP, lo que promueve una gestión de datos sin inconvenientes. Este enfoque holístico garantiza la coherencia y precisión de los datos, que son fundamentales para realizar análisis integrales y procesos de toma de decisiones sólidos. 

Beneficios a largo plazo de un MDM en la migración a S/4HANA 

La integración de un MDM en su estrategia de migración a S/4HANA ofrece importantes beneficios a largo plazo como:

• Infraestructura de TI simplificada: El MDM consolida las prácticas de gestión de datos, lo que reduce significativamente los costos de mantenimiento de TI y las tarifas de suscripción

• Gobierno de datos mejorado:  Fomenta un gobierno de datos sólido que mejora el cumplimiento y la gestión de activos, allanando el camino para futuros proyectos de alto impacto. 

• Sostenibilidad de las inversiones: Las herramientas de MDM brindan la flexibilidad necesaria para que las empresas se adapten rápidamente a nuevos desafíos y oportunidades, lo que garantiza una inversión sostenible en S/4HANA.

Análisis del MDM en comparación con otras soluciones de migración 

Otras herramientas para la migración a S/4HANA de su organización pueden ofrecer soluciones rápidas, pero a menudo implican curvas de aprendizaje pronunciadas y se limitan a los entornos SAP, lo que aumenta la complejidad de los proyectos futuros y aumenta la deuda técnica. Por el contrario, la solución MDM de Stibo Systems ofrece un enfoque integral y fácil de usar que no solo respalda la migración actual, sino que también se adapta al crecimiento organizacional y a los avances tecnológicos futuros.

Estudio de caso: Demostrando de la eficiencia del MDM (transición selectiva de datos)

Un importante fabricante europeo utilizó el MDM de Stibo Systems para acelerar su migración a S/4HANA, logrando una reducción del 40 % en el tiempo de migración. La empresa consolidó su infraestructura SAP ERP de más de 250 sistemas a solo 15, lo que agilizó significativamente su infraestructura de TI. Esta historia de éxito no solo destaca la eficiencia del MDM, sino también el papel de Stibo Systems en la construcción de sólidas alianzas con los equipos de implementación, fomentando la confianza y sentando las bases para futuros proyectos de colaboración a escala global.

Mejores prácticas y retos comunes en la migración a S/4HANA

La implementación de S/4HANA presenta diversos desafíos, como la integración de los silos de datos actuales, el mantenimiento de la autorización adecuada y la alineación de los sistemas heredados con el nuevo ERP. La aplicación de las mejores prácticas, como una estrategia de migración clara, la participación de las partes interesadas, la priorización de la calidad de los datos y una gestión de cambios sólida, pueden abordar estos desafíos de manera eficaz. El MDM desempeña un papel fundamental en este proceso al garantizar la integridad de los datos, simplificar el esfuerzo de migración y reducir la dependencia de una codificación personalizada extensa. 

Aprovechando el MDM para superar los desafíos de la migración 

El proceso de migración a S/4HANA está lleno de posibles obstáculos en lo que respecta a los ajustes de procesos y la migración de datos desde los sistemas ERP existentes. El MDM facilita esto al garantizar que los datos maestros se limpien, sean consistentes y se conviertan con precisión para su uso en S/4HANA, lo que es crucial para mantener la integridad de las operaciones comerciales durante y después de la migración.

La integración del MDM en el proceso de migración a S/4HANA no solo garantiza una transición más fluida, sino que también maximiza la eficiencia del sistema ERP y mejora la efectividad de las operaciones empresariales. Al abordar las necesidades de gestión de datos actuales y futuras, el MDM demuestra ser un activo indispensable en el camino hacia la transformación digital con SAP S/4HANA.