La consolidation des données est l’une des préoccupations majeures des entreprises. Or leur système ERP n'est pas l'outil adéquat.
Les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) sont des piliers fondamentaux de la gestion des données pour les entreprises. Ils fournissent des informations essentielles sur les stocks, les ventes et les interactions client.
Toutefois, à mesure que les entreprises se développent à l'international et procèdent à des acquisitions, certaines difficultés surgissent. L'intégration du Master Data Management (MDM) permet alors d’augmenter les capacités des systèmes ERP. Dans cet article, nous examinons les relations complexes et les différences entre ERP et MDM. Nous expliquons l’intérêt de la gouvernance des données de référence pour l’optimisation des fonctions ERP.
Comprendre l'ERP et ses limites
Un système ERP a pour fonction première de gérer les données transactionnelles et de fournir des instantanés montrant les informations essentielles sur les ressources. Cependant, à mesure que les entreprises opèrent sur de nouveaux marchés, dans différents pays, ou acquièrent différentes marques et sociétés utilisant des normes d'exploitation différentes, la situation devient critique. Préserver l'exactitude des données s’avère alors complexe dans la mesure où chaque unité commerciale, ou marque, utilise son propre ERP.
Très souvent, les informations contenues dans un système ERP doivent être conformes aux réglementations locales et tenir compte des variations géographiques. Cette diversité peut entraîner la prolifération d’instances ERP, chacune gérant de manière indépendante les données de référence. Résultat : des données fragmentées, sans aucune visibilité globale sur l'entreprise. Il est par conséquent difficile de se fier à l'exactitude des informations fournies par les différents systèmes ERP si l'on ne sait pas avec certitude lequel détient l’enregistrement de référence.
Votre ERP est un pilier de la gestion des données. Il offre une vue d'ensemble sur les unités de gestion des stocks (UGS), les mouvements de stocks, les transactions commerciales et la facturation. Toutefois, deux de ses caractéristiques limitent son efficacité :
- Capacités limitées de gouvernance des données : Les systèmes ERP peuvent avoir des difficultés à appliquer des protocoles normalisés de gouvernance des données sur différents marchés et dans différentes unités métier. Il peut alors être nécessaire d'utiliser différentes instances ERP pour servir différents marchés. Cette approche conduit cependant à une gestion cloisonnée des données et pose problème pour l'analyse de l'entreprise et l'efficacité opérationnelle. Les grandes entreprises ont besoin d'une vision à 360° sur les clients, les fournisseurs, les sites et les actifs. Sans visibilité sur l'ensemble des marchés, il est difficile d'analyser le comportement des clients ou d'identifier les fournisseurs desservant plusieurs marchés à des prix différents. Pour résumer... l’ERP ne fournit pas une source unique de vérité.
- Manque de capacités d'enrichissement : Les systèmes ERP sont conçus pour capturer des données. Or, souvent, ils ne peuvent pas intégrer les données enrichiesnécessaires aux ventes, au marketing et à d'autres applications d’interface avec les clients. Le support des systèmes ERP pour les ventes et le marketing est insuffisant. Les informations nécessaires pour les ventes en ligne, les canaux de marketing, les catalogues et les points de vente sont différentes de celles nécessaires aux achats. Ces systèmes ont notamment besoin de longues descriptions de produits, d’actifs numériques, d’informations de durabilité, de traductions et de données GDSN.
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Accéder au monde du Master Data Management (MDM)
Les ERP détiennent des données de référence et ont besoin de données de référence propres. Cela dit, pour ce type de données, ils ne possèdent que des capacités de gestion rudimentaires. Le MDM, en tant que discipline distincte, se concentre quant à lui sur la description uniforme des produits et des actifs. Le MDM consolide et enrichit les données afin de garantir une source unique de vérité. Il sert de source de données de référence cohérente et de haute qualité pour différents systèmes, dont les systèmes ERP.
Le MDM excelle dans la gouvernance des données, garantissant qualité, cohérence et intégration transparente.
Il offre de puissantes fonctionnalités de gouvernance des données : définition des détenteurs de données, couplage et fusion des enregistrements, synchronisation des données, établissement de règles métier et data stewardship pour la validation. Grâce à toutes ces fonctionnalités, il met en place des normes de qualité et réduit ainsi les erreurs et les données en double.
En d'autres termes, le MDM prend en charge différents systèmes ERP et sert de source unique pour les descriptions de produits partagées avec les ERP locaux. Un MDM multidomaine couvrant différentes données de référence relatives aux clients, aux fournisseurs et aux sites, peut prendre en charge des systèmes ERP équipés de multiples modules et garantir l’actualisation et la synchronisation continues de toutes leurs fonctions.
En ce qui concerne l'enrichissement, le MDM est conçu pour servir de base aux données des applications d'interface client. Il offre des capacités de contenu enrichi, dont la traduction, et la gestion des actifs numériques. Il permet de publier de longues descriptions de produits et des informations sur la durabilité.
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L'intégration est un défi stratégique et non pas un problème technique
L'installation est simple si vous n'avez qu'un seul ERP, un seul MDM et quelques systèmes en aval. Les choses se compliquent si vous utilisez de multiples systèmes ERP.
Que devez-vous prendre en compte lors de l'intégration ?
L'intégration de vos données commence par une feuille de papier et un stylo. Il s'agit d'un processus stratégique. L'intégration technique est le problème le moins important. Vous devez décider de l’endroit où vous créez le produit et déterminer quels sont les détenteurs des données. Ce processus de consolidation des données est également une consolidation des processus et de la puissance dans l'organisation.
Qui est le sponsor ? Qui est responsable du processus ? Qui demande des changements ?
La rationalisation des processus de données implique également la gestion des changements.
Migration vers SAP S/4HANA
La capacité de consolidation du Master Data Management s'est avérée particulièrement utile pour les entreprises migrant d’anciens systèmes ERP vers SAP S/4HANA. Pour rester dans le cadre de l'assistance standard, les clients SAP doivent avoir terminé cette transition d'ici 2027.
Les grandes multinationales doivent faire face à des migrations complexes dues à la croissance organique et aux fusions, ce qui se traduit par un véritable patchwork de systèmes ERP cloisonnés. Pour certains, la migration vers S/4HANA prendra des années.
Afin de préserver le fonctionnement de l’entreprise pendant cette migration, le MDM peut relier de multiples structures d'enregistrement pour le même client ou le même fournisseur. Ces connexions assurent la synchronisation avec les systèmes hérités, mais aussi la génération de Golden Records pour S/4HANA.
Après configuration de modèles de données pertinents, le couplage et la fusion automatisés des sources d’enregistrement peuvent être effectués, suivis d’une vérification par un spécialiste. Les résultats obtenus sont transformés en Golden Records pour le système de destination.
Par ailleurs, de nouveaux fournisseurs et de nouveaux produits sont constamment entrés dans le système pendant la migration. Il est donc vital d’assurer de façon continue la déduplication et la cohérence des données entre les différents systèmes. Ces opérations exigent une gouvernance continue des données.
Le MDM aide les équipes de migration en assurant la gouvernance en maintenant la synchronisation des systèmes existants et en alimentant SAP S/4HANA en Golden Records pour tous les types et domaines de données.
Le MDM améliore la qualité des données et la valeur métier tout au long du processus de migration.
