En bref, la gestion des données de référence (MDM) permet à votre organisation de disposer d'une vue cohérente et précise des informations commerciales essentielles dans tous les systèmes et départements.

Jusqu'ici, tout va bien. Mais il vaut la peine de plonger un ou deux niveaux plus profondément.

Lorsque vous comprendrez vraiment ce qu'est et ce que fait la gestion des données, vous serez en mesure de naviguer dans un vaste paysage de systèmes et de processus de gestion des données qui deviennent de plus en plus importants.

Alors, lisez la suite et apprenez :

• Qu'est-ce qu'une donnée de référence ?
• Les types de données de référence les plus courants
• Comment fonctionne le MDM
• Pourquoi les entreprises utilisent le MDM
• Les questions fréquemment posées sur le MDM

...tout est clair, concis et précis. Allons droit au but.

Qu'est-ce que la gestion des données de référence ?

La gestion des données de référence est un ensemble de :

• de processus
• Normes de gouvernance
• d'outils
• des technologies

...qui coordonne les données critiques de votre entreprise entre plusieurs systèmes et départements. Il normalise la manière dont vous traitez les données les plus importantes de votre organisation.

Vous utilisez les mêmes définitions, formats et règles de qualité convenus, de manière cohérente, dans l'ensemble de l'organisation. Il s'agit donc d'un système de contrôle central pour les informations de l'entreprise.

Par exemple, si vous êtes un détaillant, vous pouvez utiliser le système de contrôle central pour les informations commerciales :

Si vous êtes un détaillant, le MDM veille à ce que les spécifications de vos produits apparaissent de la même manière sur votre plateforme de commerce électronique, dans votre système d'inventaire et dans vos documents de marketing.

Si vous êtes une entreprise de fabrication, le MDM assure la cohérence des spécifications des produits, qu'elles soient accessibles par les systèmes de conception, la planification de la production ou la gestion de la chaîne d'approvisionnement.

Le MDM crée une "source unique de vérité" en créant des fiches faisant autorité pour chaque entité de données. Ces fiches contiennent la version la plus complète et la plus précise de chaque information.

Lorsque des modifications sont apportées aux données, le MDM s'assure que les mises à jour se propagent correctement à tous les systèmes connectés, afin que tout soit cohérent dans l'ensemble de l'écosystème de données.

Le problème central du MDM

Au fur et à mesure que votre organisation se développe, il y aura toujours une fragmentation naturelle - cela fait partie du jeu.

Sans MDM, des silos de données se formeront là où les départements maintiennent des versions séparées, souvent contradictoires, de la même information. Un client peut apparaître avec des adresses différentes dans les systèmes de vente et d'expédition, ou les spécifications d'un produit peuvent varier entre les bases de données de fabrication et de marketing.

Ces incohérences entraînent des inefficacités opérationnelles, de mauvaises expériences pour les clients et des analyses peu fiables.

LeMDM prépare également vos données à l'IA en créant des informations propres et structurées.

L'IA a besoin de données de qualité pour fonctionner correctement. Lorsque vous supprimez les doublons, normalisez les formats et maintenez la qualité des données, vos outils d'IA vous donnent des informations fiables au lieu d'amplifier les erreurs dues à des données désordonnées.

Maintenant que vous savez ce qu'est le MDM, voyons quel type de données est géré.

Qu'est-ce que les données de référence ?

Les données de référence représentent les principales entités commerciales utilisées par votre entreprise dans le cadre de plusieurs processus, systèmes et départements. Il ne faut pas les confondre avec les données transactionnelles, qui rendent compte des activités quotidiennes. Les données de référence définissent les éléments fondamentaux qui participent aux activités de votre entreprise.

Voyons cela de plus près :

Données de référence et données transactionnelles

Les données de référence sont des informations relativement stables qui identifient et décrivent les objets clés de votre entreprise. Elles ne changent pas souvent et servent d'informations de référence pour vos opérations.

Les données transactionnelles, quant à elles, enregistrent les événements et les activités de votre entreprise - ventes, commandes, expéditions, paiements et autres événements opérationnels similaires qui se produisent en permanence.

Voici une manière utile de les distinguer :

Les données de base répondent à la question "Qui ?

• "Qui ?"
• "Quoi ?"
• "Où ?

En d'autres termes, qui sont vos clients, quels produits vous vendez et où se trouvent vos installations.

Les données transactionnelles répondent aux questions suivantes :

• "Quand"
• "Combien ?"
• "Combien ?

Il s'agit par exemple de savoir quand une vente a eu lieu, combien d'articles ont été achetés ou quel chiffre d'affaires a été généré, etc.

L'importance des données de base

Vos données de base constituent le fondement de la quasi-totalité des activités de l'entreprise. Par conséquent, si elles manquent de qualité ou de cohérence, l'impact se répercute sur l'ensemble de votre organisation.

Lorsque vos données de base sont exactes, vos opérations peuvent se dérouler sans heurts puisque tout le monde travaille à partir des mêmes informations :

• Marketing
• les ventes
• Fabrication
• le service clientèle.

Tous dépendent de la cohérence des spécifications des produits et des informations sur les clients pour travailler efficacement.

La fiabilité des données de base permet également d'améliorer la prise de décision. Les dirigeants peuvent se fier aux rapports et aux analyses parce que les données sous-jacentes sont intègres dans toutes les sources.

La conformité réglementaire dépend aussi souvent de la qualité des données de référence. En particulier si vous êtes dans un secteur comme la santé, la finance et les produits pharmaceutiques, où l'exactitude des données a des implications juridiques.

Et n'oubliez pas vos initiatives en matière d'IA.

Vos projets d'IA ont besoin de données propres et cohérentes pour fonctionner correctement. Le MDM vous donne cette base. Sans cela, l'IA apprend à partir de données désordonnées et produit des résultats peu fiables, ce qui va à l'encontre de l'objectif de l'IA.

Et la relation va dans les deux sens. Non seulement le MDM permet à l'IA de fonctionner, mais l'IA joue également un rôle de plus en plus important dans l'amélioration du fonctionnement du MDM. Nous reviendrons sur ce point un peu plus tard, lorsque nous aborderons le fonctionnement du MDM.

Quels sont les types de données de référence les plus courants ?

Les organisations gèrent généralement cinq domaines clés de données de référence. Chacun d'entre eux sert de pierre angulaire à différentes fonctions et processus de l'entreprise.

En ce qui concerne les systèmes techniques de gestion des données de référence, il existe des systèmes capables de gérer tous les domaines de données en un seul endroit. Ces systèmes sont appelés systèmes MDM multidomaines.

Voici les domaines généraux des données de référence :

Données de produit

Les données de base de vos produits comprennent toutes les informations qui définissent ce que vous vendez ou produisez. Elles englobent

• les attributs de base - UGS, noms, descriptions, dimensions, poids, couleurs
• les données de classification - catégories, hiérarchies, familles de produits
• les spécifications techniques - matériaux, composants, informations sur la compatibilité
• le contenu marketing - caractéristiques, avantages, marchés cibles
• Informations de conformité - certifications, données de sécurité, approbations réglementaires.

Pour un détaillant de meubles, les données de base du produit peuvent inclure des détails tels que "Table à manger en chêne modèle DT-450, 72×42×30 pouces, bois d'origine durable, 6 à 8 places assises, assemblage nécessaire, garantie de 5 ans".

L'histoire de la réussite de l'IEWC montrequ'il est possible de gérer en toute confiance des données produit complexes grâce à une implémentation MDM robuste.

Données clients

Les données de base des clients constituent le fondement de vos relations avec eux et comprennent les éléments suivants

• les informations d'identité - noms, identifiants, coordonnées, préférences en matière de communication
• Données de segmentation - données démographiques, données relatives à l'entreprise, catégories de comportement
• Détails de la relation - historique du compte, accords de service, niveaux de prix
• des informations sur la structure - hiérarchies, affiliations, comptes connexes.

Une entreprise B2B peut conserver des données de base client telles que "Acme Corporation, compte d'entreprise, industrie manufacturière, siège social à Chicago avec 4 bureaux satellites, contrat de service de 3 ans, 250 utilisateurs sous licence, date de renouvellement le 15 avril".

Données sur les fournisseurs

Vos fiches fournisseurs contiennent des informations essentielles sur les entreprises qui vous fournissent des biens et des services :

• Données sur l'entreprise - noms légaux, numéros d'identification, informations de contact
• Données financières - conditions de paiement, coordonnées bancaires, informations fiscales
• Mesures de performance - notes de fiabilité, notes de qualité, vitesse d'exécution
• Informations contractuelles - accords, conditions négociées, niveaux de service.

Un hôpital peut conserver des données de base sur ses fournisseurs telles que "MedSupply Inc, fournisseur agréé d'équipements médicaux, conditions de paiement net-60, certifié ISO 9001, livraison d'urgence en 24 heures, renouvellement du contrat le 30 juin".

Données de localisation

Les données de base relatives à l'emplacement définissent les lieux physiques pertinents pour votre entreprise :

• Installations - bureaux, magasins, entrepôts, usines
• Coordonnées géographiques - adresses, régions, territoires de service
• Détails opérationnels - heures, capacités, moyens
• Informations administratives - responsables, départements, centres de coûts

Une chaîne de magasins peut conserver des données de localisation telles que "Magasin n° 483, 1250 Main Street, Dallas TX, 15 000 m², ouvert de 8h à 21h le lundi et le samedi, de 10h à 19h le dimanche, possibilité de retrait en magasin, responsable régional Sarah Chen".

Données sur les employés

Les données de base des employés comprennent les informations essentielles sur votre personnel :

• Détails personnels - noms, identifiants, informations de contact
• Données organisationnelles - titres, départements, structures hiérarchiques
• Informations professionnelles - compétences, certifications, formation
• Détails administratifs - statut d'emploi, dates d'entrée en fonction, éligibilité aux avantages sociaux.

Une entreprise de fabrication peut conserver des données de base sur les employés telles que "Carlos Mendez, ID employé 28945, ingénieur de production principal, division automobile, ceinture noire Six Sigma certifiée, a rejoint mars 2019, relève du directeur de la fabrication."

Données financières

Vos données de base financières représentent les structures financières de base et les points de référence pour votre comptabilité et votre reporting :

• Plan comptable - codes de compte, types de compte, descriptions, hiérarchies.
• Centres de coûts et de profit - identifiants, noms, hiérarchies, responsabilités
• Informations sur les devises - taux de change, règles de conversion, validité des dates
• Conditions de paiement - accords standard, structures d'escompte, dates d'échéance
• Périodes financières - années fiscales, périodes de reporting, définitions des trimestres.

Une entreprise manufacturière peut conserver des données financières de base telles que "Le compte 4010 - Revenu des ventes de produits, classé comme revenu opérationnel, mis en correspondance avec les normes US GAAP et IFRS, disponible pour le reporting dans toutes les unités commerciales, géré par le contrôleur financier James Wilson".

Données sur les actifs

Les données de base de vos actifs répertorient les ressources physiques et numériques détenues par votre organisation :

• Actifs physiques - équipements, machines, véhicules, bâtiments, infrastructures
• Actifs numériques - licences de logiciels, propriété intellectuelle, contenu numérique
• Données de classification - catégories, types, statut de propriété, classes d'amortissement
• Détails techniques - numéros de série, spécifications, informations sur la garantie
• Exigences de maintenance - calendriers d'entretien, attribution des responsabilités, protocoles de maintenance.

Une entreprise de logistique peut conserver des données de base telles que "Véhicule de flotte #TR-789, fourgon de livraison 2023, VIN 1HGCM82633A004352, affecté à la région Nord-Est, garantie de 150 000 miles valable jusqu'en mai 2028, nécessite un entretien tous les 10 000 miles, actuellement affecté au conducteur Thomas Reed".

Comment fonctionne la gestion des données de référence ?

La gestion des données de référence transforme vos données éparses et incohérentes en informations fiables auxquelles l'ensemble de votre organisation peut se fier. Pour ce faire, vous avez besoin de technologie, de personnel et de pratiques normalisées.

Pour savoir comment évaluer et sélectionner la bonne technologie, consultez notre guide complet des outils de gestion des données de référence.

Voici ce que fait le MDM :

• Consolidation et nettoyage des données
• Création de dossiers d'or
• Gouvernance et gestion
• Partage de la version unique de la vérité

Mais le véritable travail se situe dans la manière dont ces étapes interagissent et s'appuient les unes sur les autres. Pour le comprendre, examinons rapidement chaque étape.

1. Consolidation et nettoyage des données

Le voyage commence par la consolidation. Votre système MDM se connecte aux bases de données, aux applications et aux fichiers de votre entreprise pour recueillir des données brutes.

Il peut s'agir d'informations sur les produits réparties entre les systèmes de fabrication, les plateformes de commerce électronique et les bases de données marketing, ou d'informations sur les clients réparties entre les applications de vente, de service et de finance.

Vient ensuite la phase cruciale du nettoyage. Votre système MDM détecte les doublons, normalise les formats et corrige les erreurs.

Votre CRM indique peut-être "J. Smith" au "123 Main St".

Mais votre système de facturation indique "John Smith" au "123 Main Street, Apt 4B".

Le système reconnaît qu'il s'agit d'une correspondance probable et les prépare pour le rapprochement.

De nombreux systèmes MDM actuels utilisent l'intelligence artificielle pour améliorer les rapprochements et les fusions.

Contrairement aux approches rigides basées sur des règles, l'IA peut repérer les connexions entre les enregistrements en analysant les schémas de plusieurs points de données.

Lors de la comparaison entre "J. Smith" et "John Smith", l'IA examine des éléments de contexte supplémentaires tels que

• les achats antérieurs
• les informations de contact
• données de localisation

... pour déterminer s'il s'agit de la même personne.

Cela signifie que vous attrapez plus de doublons authentiques ET que vous réduisez les fausses correspondances, en particulier dans les grands ensembles de données où les humains ne peuvent pas tout examiner.

2. Créer des documents en or

Le cœur du MDM est l'établissement de versions faisant autorité de chaque entité de données. Des "documents en or" qui représentent votre version officielle de la vérité.

Mais il ne s'agit pas seulement de choisir une version plutôt qu'une autre. Le système applique des règles sophistiquées pour résoudre les conflits entre les différentes sources, en combinant parfois les meilleurs éléments de chacune d'entre elles.

Ce qui fait la force de ce système, c'est la façon dont il maintient les connexions avec les sources d'origine. Lorsque les données changent dans les systèmes connectés, votre plateforme MDM peut détecter ces changements, les évaluer par rapport aux informations existantes et décider s'il faut mettre à jour le document d'origine.

3. Gouvernance et intendance (où les humains entrent en jeu)

La technologie seule ne permet pas de gérer efficacement les données de référence. Le MDM s'épanouit lorsqu'il est associé à une gouvernance claire - des politiques définissant les normes de données, les seuils de qualité et les pratiques de gestion.

Les gestionnaires de données constituent l'intelligence humaine de ce processus.

Ces experts en la matière prennent des décisions lorsque les systèmes automatisés se heurtent à des ambiguïtés et affinent continuellement les règles. Un responsable des données produit peut déterminer quels sont les attributs obligatoires d'un produit - un responsable des données client peut fixer des normes pour la vérification des adresses.

L'IA peut également contribuer à l'intendance des données en repérant les schémas que les humains pourraient manquer.

Elle analyse les ensembles de données pour détecter les anomalies, suggère des améliorations de la qualité et automatise les décisions de routine.

La collaboration entre les humains et l'IA constitue une approche plus évolutive de la gouvernance - vos responsables peuvent se concentrer sur des décisions complexes plutôt que sur des tâches répétitives.

4. Partager la version unique de la vérité

Une fois les golden records en place, votre système MDM distribue ces données de confiance aux systèmes opérationnels. Cela peut se faire de différentes manières :

• Synchronisation en temps réel
• Mises à jour programmées par lots
• Accès à la demande par le biais de services

Certaines organisations utilisent un modèle centralisé où tous les systèmes lisent à partir du référentiel MDM. D'autres préfèrent une approche hybride où certaines données restent dans les systèmes sources mais sont indexées et reliées par le MDM.

Pourquoi les entreprises utilisent-elles la gestion des données de référence ?

Les entreprises ont recours à la gestion des données de référence parce qu'elles recherchent des avantages pratiques et tangibles qui ont un impact sur leurs activités quotidiennes et leurs capacités à long terme. Ces avantages s'additionnent, et ils sont vraiment importants - surtout si vous opérez à grande échelle.

La valeur va bien au-delà du simple fait d'avoir de "meilleures données".

Améliorer la qualité et la cohérence des données

Les cadres et les dirigeants prennent d'innombrables décisions sur la base de données. Lorsque les informations proviennent de différents systèmes avec des détails contradictoires, ces décisions reposent sur des bases fragiles.

Le MDM vous permet de disposer d'informations précises et cohérentes auxquelles vous pouvez vous fier.

Sans MDM, vous pourriez découvrir que les spécifications des produits varient entre votre base de données de fabrication et votre catalogue de vente, ce qui perturberait à la fois le personnel et les clients. Le MDM élimine ces divergences en vous donnant une source unique qui fait autorité.

Des entreprises commeDanfoss ontréalisé une transformation numérique à l'échelle de l'entreprise grâce au MDM, en garantissant des données produit cohérentes dans l'ensemble des opérations mondiales.

Des opérations plus efficaces

Les incohérences de données entraînent des frictions quotidiennes dans vos processus opérationnels. Votre personnel perd un temps précieux à réconcilier des informations provenant de différentes sources, à corriger manuellement les erreurs et à rechercher les données correctes.

Voyez comment le MDM transforme le traitement des commandes :

Lorsque les informations sur les produits correspondent exactement sur votre site de commerce électronique, dans vos systèmes de gestion des stocks et d'expédition, les commandes sont traitées en douceur, de l'achat à la livraison, sans intervention manuelle ni étape de vérification.

Si vous utilisez un outil de MDM doté d'une intelligence artificielle, il repère les problèmes de données entre les systèmes avant qu'ils ne perturbent vos opérations.

Il applique des correctifs en fonction des règles que vous avez définies et s'améliore au fil du temps en apprenant à partir de modèles. Votre personnel n'a pas besoin de rechercher et de corriger manuellement les erreurs de données.

Prendre de meilleures décisions grâce à des données fiables

Lorsque tous les services travaillent à partir d'un même ensemble de données précises, vos analyses et vos rapports deviennent plus crédibles.

Le MDM garantit que lorsque vous comparez des chiffres de vente à des catégories de produits ou à des segments de clientèle, les définitions de données sous-jacentes restent cohérentes.

Votre équipe de marketing utilise la même segmentation de clientèle que votre équipe de vente, et votre chaîne d'approvisionnement utilise les mêmes classifications de produits que votre groupe de merchandising. L'alignement est total et chacun prend de meilleures décisions stratégiques.

Faciliter la conformité et la gestion des risques

Pour rester en conformité, vous aurez toujours besoin de rapports précis et d'une gouvernance des données. Le MDM vous donne les structures dont vous avez besoin pour être en conformité et éviter les risques liés à des données non fiables.

• Les institutions financières utilisent le MDM pour identifier les clients de manière cohérente dans tous les systèmes - une exigence essentielle pour les réglementations de lutte contre le blanchiment d'argent.
• Les entreprises manufacturières s'appuient sur le MDM pour maintenir des spécifications de produits précises, à la fois pour le respect de la sécurité et pour les rapports réglementaires.

Éviter les erreurs de données coûteuses

Les erreurs de données entraînent des pertes financières considérables :

• envoi à des adresses incorrectes
• fabrication de produits avec des spécifications erronées
• prendre des décisions financières basées sur des informations erronées.

Les erreurs d'adresse entraînent des retours d'envois et des pertes de temps pour le service clientèle. Des informations incohérentes sur les fournisseurs entraînent des retards de paiement et des opportunités de remise manquées. Des données fragmentées sur les produits entraînent des commandes incorrectes et des écarts d'inventaire.

Le MDM s'attaque à ces problèmes à la source.

Offrir aux clients une meilleure expérience

Vos clients attendent de vous que vous sachiez qui ils sont à chaque point de contact. La confiance et la loyauté prennent du temps à se construire, mais vous pouvez les ruiner en cinq secondes. C'est d'autant plus vrai si les données de vos clients sont dispersées dans une pléthore de systèmes.

Des détaillants comme Floor and Decor rationalisent les données produit pour améliorer l'expérience client en utilisant le MDM pour unifier leurs systèmes.

Le MDM permet de maintenir des informations cohérentes sur les clients à travers tous les canaux et départements, ce qui permet des interactions réellement personnalisées. Vous pouvez adapter les recommandations de produits, les communications et les approches de service sur la base de profils de clients précis.

Lorsqu'un client contacte votre équipe d'assistance après avoir navigué sur votre site web, le MDM s'assure que l'agent a accès à son profil complet, y compris son historique d'achat et ses préférences.

Votre personnel peut immédiatement offrir un service personnalisé qui tient compte des interactions passées et anticipe les besoins. C'est ainsi que l'on crée de la loyauté et de la confiance.

En résumé

• La gestion des données de référence vous donne une base solide pour votre stratégie de données en créant une vue fiable et cohérente de vos informations commerciales essentielles.
• Lorsque vous mettez en œuvre la gestion des données de référence, vous prenez le contrôle des données qui comptent le plus - vos produits, vos clients, vos fournisseurs, vos sites et vos employés.
• Le MDM fournit la base de données propres et structurées dont l'IA a besoin - empêchant vos modèles d'IA d'apprendre de mauvais schémas ou de produire des résultats peu fiables ou douteux.
• À mesure que votre entreprise génère davantage de données dans un plus grand nombre de systèmes, la gestion des données de référence devient une nécessité, et non plus un simple atout.
• Les entreprises qui gèrent correctement leurs données de référence en tirent de réels avantages : elles travaillent plus efficacement, prennent des décisions plus judicieuses et servent mieux leurs clients.
• Si vous êtes aux prises avec des données incohérentes ou peu fiables au sein de votre entreprise, la gestion des données de référence vous offre un moyen pratique de transformer des informations éparses en un actif unifié qui contribue réellement à la réussite de votre entreprise.

Stibo Systems reconnu comme un acteur majeur du MDM

Dans le rapport Digital World Class® Matrix for Master Data Management 2025 de The Hackett Group®

Télécharger le rapport