L'inserimento dei prodotti dovrebbe essere semplice. I fornitori forniscono le proprie informazioni, i team le verificano in base ai propri requisiti e i nuovi prodotti vengono inseriti nei sistemi e nei flussi di lavoro che li portano sul mercato.
In pratica, il percorso raramente è così semplice.
Ogni fornitore ha il proprio modo di lavorare. Uno invia un foglio di calcolo con intestazioni di colonna personalizzate, mentre un altro condivide le specifiche tecniche in un PDF. Le informazioni possono essere organizzate in modo diverso, utilizzare una terminologia diversa o presentarsi con attributi che non si allineano perfettamente al modello di dati di prodotto dell’azienda ricevente.
Sebbene sia vero che un sistema di gestione delle informazioni di prodotto possa fornire la struttura necessaria per gestire tali informazioni una volta ricevute, i team hanno comunque il compito di inserire i dati dei fornitori nella struttura corretta. Ciò spesso comporta l’identificazione manuale delle categorie, la mappatura degli attributi, la convalida dei valori, la correzione degli errori e il ricorso ai fornitori per chiarimenti.
Questo rende l’acquisizione uno dei colli di bottiglia più ostinati nell’onboarding dei prodotti, anche per le organizzazioni con processi di gestione dei dati consolidati.
Perché l’inserimento dei prodotti è ancora così difficile?
Rivenditori, produttori, distributori e grossisti hanno bisogno di maggiori informazioni sui prodotti da un numero crescente di fornitori. Allo stesso tempo, i clienti si aspettano specifiche dettagliate, descrizioni accurate, immagini, video e altri contenuti ovunque si imbattano in un prodotto.
La domanda di informazioni continua ad aumentare, ma il processo di inserimento dei fornitori spesso parte da file che non sono stati creati per il modello di dati dell’organizzazione ricevente.
A un fornitore potrebbe essere richiesto di:
- Riformattare le informazioni esistenti sui prodotti
- Imparare a utilizzare un nuovo portale o modello
- Abbinare nomi di attributi non familiari
- Identificare le categorie di prodotto corrette
- Colmare le lacune in base ai requisiti del destinatario
- Correggere gli errori tramite ripetuti scambi di e-mail
Il team ricevente si trova ad affrontare l’altro lato dello stesso problema. I responsabili della gestione dei dati e gli specialisti dell’onboarding devono interpretare ogni richiesta, determinare a quale categoria appartengono i prodotti, mappare la terminologia dei fornitori agli attributi interni e identificare le informazioni mancanti o non valide.
Questo lavoro manuale rende difficile aumentare il numero di fornitori, categorie e prodotti da integrare, senza aumentare anche lo sforzo necessario per gestirli.
I modelli spostano il lavoro invece di eliminarlo
I processi di onboarding tradizionali spesso fanno ricadere l’onere della trasformazione sul fornitore.
Il fornitore riceve un modello, trasforma le informazioni esistenti per adattarle ad esso e invia il risultato. Se il formato, le categorie o i valori non sono corretti, il file viene restituito per essere rielaborato. Ciò crea attrito per il fornitore e un maggiore carico di lavoro di supporto per l’organizzazione che raccoglie i dati.
I modelli possono garantire coerenza una volta che i fornitori li seguono correttamente. Tuttavia, non eliminano il lavoro necessario per tradurre le informazioni esistenti in una struttura non familiare. Si limitano a stabilire chi deve farlo.
Perché l’acquisizione dei dati è il vero collo di bottiglia dell’onboarding
Le informazioni in arrivo dai fornitori devono essere interpretate prima di poter essere gestite. I team devono comprendere la struttura del file, identificare i prodotti e le categorie coinvolti, collegare la terminologia del fornitore agli attributi interni e determinare se le informazioni soddisfano i requisiti stabiliti.
Quando tali passaggi dipendono in larga misura dal lavoro manuale, ogni nuovo fornitore o fonte di dati comporta un’ulteriore operazione di mappatura e convalida. Il processo può essere gestibile per un singolo file, ma diventa difficile da scalare in presenza di assortimenti, categorie e reti di fornitori in continua espansione.
Il ruolo dell’IA nell’onboarding dei prodotti
L’IA agentica può farsi carico del lavoro ripetitivo di interpretazione senza eliminare i controlli stabiliti dal processo di inserimento.
Un agente di IA può esaminare il formato, la struttura e i contenuti di un file in entrata proveniente dal fornitore, confrontare tali informazioni con lo schema dell’organizzazione ricevente e contribuire a determinare come i dati debbano essere classificati e mappati. La convalida può quindi individuare informazioni mancanti o errate prima che i prodotti passino ai processi a valle.
L’obiettivo in questo caso non è un inserimento autonomo senza supervisione, ma una divisione del lavoro più efficiente. In questo scenario, l’IA gestisce l’interpretazione e la mappatura ripetitive, mentre le persone mantengono la visibilità sulle decisioni, sui problemi e sulle eccezioni che richiedono attenzione.
Quale valore può offrire l’onboarding assistito dall’IA?
Se applicato in modo efficace, l’onboarding assistito dall’IA può aiutare a trasferire più rapidamente le informazioni dei fornitori dal loro formato esistente a un flusso di lavoro regolamentato, con una minore interpretazione manuale e un minor numero di scambi tra fornitori e team di onboarding.
I potenziali vantaggi si estendono a tutto il processo di onboarding:
Meno scambi con i fornitori
I fornitori possono partire da file a loro familiari, anziché dover riformattare ripetutamente le informazioni per adattarle a un nuovo modello.
Meno mappatura manuale
L’agente aiuta a interpretare gli attributi dei fornitori e a collegarli al modello di dati dell’organizzazione ricevente.
Identificazione precoce dei problemi
La convalida aiuta a individuare informazioni mancanti o errate prima che i prodotti procedano a valle.
Minore richiesta di assistenza
Un processo più guidato può ridurre l’impegno operativo richiesto ai team di onboarding dei fornitori e di assistenza.
Crescita più scalabile dell’assortimento
Le organizzazioni possono integrare un maggior numero di fornitori, prodotti, categorie e contenuti senza aumentare il lavoro manuale nella stessa misura.
Questi risultati sostengono un obiettivo più ampio: aiutare le aziende ad ampliare i propri assortimenti e a portare i prodotti sul mercato più rapidamente senza sacrificare la qualità o il controllo dei dati.
Come possono i team prepararsi all’onboarding assistito da agenti?
Le organizzazioni non devono attendere l’avvio di un progetto di implementazione per iniziare a valutare se questo approccio possa creare valore.
Iniziate mappando l’attuale processo di inserimento e individuando i punti in cui si verificano difficoltà:
- Quanto tempo occorre affinché un nuovo prodotto o articolo venga pubblicato?
- In quali punti il processo subisce rallentamenti?
- Quanto tempo viene impiegato per trasformare o correggere i file dei fornitori?
- Con quale frequenza i team devono ricontattare i fornitori per richiedere informazioni mancanti?
- Quali formati, categorie o attributi generano il maggior carico di lavoro di assistenza?
- Cosa impedisce all’organizzazione di integrare un maggior numero di fornitori o prodotti?
I team dovrebbero inoltre parlare con le persone che gestiscono i rapporti con i fornitori. Spesso queste individuano attriti che non sono visibili da un diagramma del flusso di lavoro, come fornitori alle prese con modelli poco familiari, file danneggiati, requisiti poco chiari o strumenti che utilizzano raramente.
Mappare questi punti critici crea una base di riferimento pratica. Aiuta l’organizzazione a identificare dove un agente potrebbe ridurre il lavoro ripetitivo e dove la competenza umana, la revisione o la collaborazione con i fornitori continueranno ad avere importanza.
Questa valutazione aiuta a distinguere dove risiede il problema. Potrebbe trattarsi dei formati di file utilizzati dai fornitori, di requisiti poco chiari, di attività di mappatura ripetitive, di informazioni mancanti o degli strumenti che i fornitori sono tenuti a utilizzare. Identificare tali attriti fornisce una base di riferimento pratica per decidere dove l’IA può ridurre il lavoro ripetitivo e dove la competenza umana rimane fondamentale.
Scopri l’Upload Anything Agent
Il nostro agente “Upload Anything” è un agente IA integrato nel prodotto, progettato per aiutare le organizzazioni a integrare più rapidamente nuove fonti di dati sui prodotti.
Anziché richiedere ai fornitori di riorganizzare le informazioni sui prodotti prima di inviarle, l’agente mappa automaticamente i file in entrata in base allo schema e ai requisiti dell’organizzazione ricevente. Upload Anything consente di:
- Mappare gli attributi dei fornitori al modello di dati di destinazione
- Verificare se le informazioni sui prodotti soddisfano i requisiti definiti
- Identificare i problemi che richiedono attenzione prima dell’invio
- Trasferire i dati di prodotto preparati nel flusso di lavoro di integrazione stabilito
L’agente va incontro alle esigenze dei fornitori, aiutando al contempo l’organizzazione ricevente a trasferire le informazioni nella struttura richiesta dall’azienda.
Come funziona Upload Anything?
All’interno della nostra soluzione di onboarding dei dati di prodotto, i fornitori inviano le informazioni sui prodotti utilizzando comuni fogli di calcolo o documenti PDF. L'agente analizza il file, suggerisce categorie e mappature degli attributi e aiuta a individuare eventuali problemi nei dati. Gli utenti possono quindi esaminare i risultati, risolvere le eccezioni e proseguire attraverso i processi di convalida e invio stabiliti.
Il processo di acquisizione assistita termina dove inizia il flusso di lavoro standard di onboarding regolato da linee guida. Ciò contribuisce a ridurre il lavoro ripetitivo di preparazione senza separare i dati in entrata dai controlli di qualità esistenti.
Coinvolgere le persone laddove è necessario un giudizio
Un onboarding più veloce non dovrebbe significare rinunciare al controllo.
L’operatore può suggerire categorie e mappature degli attributi, ma gli utenti umani possono sempre esaminare i risultati e risolvere eventuali problemi prima che i dati procedano.
Ciò è particolarmente importante per le informazioni sui prodotti. Una categoria o una mappatura degli attributi errata può influire sulla ricerca, sulla navigazione, sulla conformità, sulla distribuzione e sull’esperienza del cliente. Automatizzare il lavoro di interpretazione iniziale può ridurre lo sforzo manuale, mentre la revisione e la convalida aiutano a mantenere i dati risultanti allineati ai requisiti aziendali.
L’obiettivo finale va oltre il semplice onboarding autonomo senza supervisione. La vera visione è una divisione del lavoro più efficiente, in cui l’IA gestisce l’interpretazione e la mappatura ripetitive, mentre le persone mantengono la visibilità sulle decisioni e sulle eccezioni che richiedono attenzione.
Dai file dei fornitori alle informazioni sui prodotti pronte per il mercato
L’IA agenziale diventa particolarmente utile quando si occupa di attività che i team di lavoro sanno già essere lente, ripetitive e difficili da scalare.
L’onboarding dei prodotti ne è un ottimo esempio. Le informazioni dei fornitori possono già essere utili e ben gestite, ma devono comunque essere interpretate, classificate, mappate e allineate ai requisiti dell’organizzazione ricevente prima di poter alimentare elenchi, contenuti, distribuzione e altri processi a valle.
Upload Anything aiuta ad affrontare quel lavoro iniziale di interpretazione e mappatura, mantenendo al contempo in atto la revisione, la convalida e i flussi di lavoro di inserimento consolidati.
I fornitori possono partire dalle informazioni e dai formati che già utilizzano. L’agente aiuta ad allineare tali informazioni al modello di dati e ai requisiti dell’azienda ricevente, mentre le persone continuano a essere coinvolte nella risoluzione dei problemi e nel guidare il processo.
Il risultato va ben oltre un semplice caricamento più veloce dei file. Si tratta di un modo più scalabile per rendere disponibili online nuove fonti di catalogo, creare informazioni sui prodotti pronte per il mercato e accelerare i tempi di immissione sugli scaffali.
FAQ
Cos'è l'Upload Anything Agent?
Upload Anything è un agente AI prodotto che aiuta a integrare più rapidamente le nuove fonti di dati sui prodotti. Interpreta i file dei fornitori in arrivo e mappa gli attributi dei fornitori al modello di dati target, aiutando a integrare più rapidamente le nuove fonti di catalogo per accelerare il tempo di disponibilità.
Quali formati di file supporta l'Upload Anything Agent?
La versione iniziale si concentra su fogli di calcolo comuni e documenti PDF, inclusi i file dei fornitori e le specifiche tecniche. Il supporto per formati aggiuntivi è previsto nella roadmap.
L'Upload Anything Agent sostituisce la revisione umana?
No. L'agente suggerisce categorie e mappature di attributi, mentre gli utenti possono rivedere i risultati, affrontare eventuali problemi e convalidare i dati prima della sottomissione. Questo riduce il lavoro ripetitivo di interpretazione e mappatura, mantenendo le persone coinvolte dove è necessaria una valutazione.
Come funziona l'Upload Anything Agent con i processi di onboarding esistenti?
L'agente aiuta a interpretare, categorizzare e mappare le informazioni dei fornitori in arrivo prima che vengano trasferite nei processi standard di validazione e invio. L'agente lavora all'interno della nostra soluzione di Onboarding dei Dati di Prodotto, con flussi di lavoro di onboarding stabiliti che continuano dopo che l'agente ha preparato i dati.
Quali sono i vantaggi dell'onboarding dei prodotti assistito dall'IA?
L'onboarding assistito dall'IA può ridurre la mappatura manuale degli attributi, il ping-pong con i fornitori, le richieste di supporto e il tempo necessario per identificare i problemi di dati. Può anche aiutare le organizzazioni a integrare più fornitori, prodotti e categorie senza aumentare lo sforzo manuale nella stessa misura.
Come possono i rivenditori ridurre il time to market con un migliore onboarding dei dati sui prodotti?
I rivenditori possono ridurre il time to market rendendo più facile la raccolta, la mappatura e la convalida dei dati sui prodotti dei fornitori prima che vengano pubblicati e entrino nei flussi di lavoro a valle. Accettare informazioni nei formati familiari dei fornitori, identificare le categorie e le mappature degli attributi in anticipo, e evidenziare valori mancanti o errati prima della sottomissione può ridurre il lavoro manuale, le correzioni ripetute e il ping-pong con i fornitori. Questo crea un percorso più scalabile dall'informazione del fornitore in arrivo ai dati di prodotto affidabili e governati, pronti per il commercio.
