¿Qué es la gestión de datos maestros?

La gestión de datos maestros (Master Data Management vendedor MDM) es el principal proceso para administrar, centralizar, organizar, clasificar, localizar, sincronizar y enriquecer los datos maestros de acuerdo con las reglas de negocio de su empresa, asociadas a las estrategias de venta, mercadeo y operaciones. 

Los datos maestros pueden tomar la forma de información de producto, cliente, proveedores, ubicación y activos, entre otras fuentes de información que impulsen su negocio.

La gestión eficiente de los datos maestros en un repositorio central le proporciona una única visión autorizada de la información y elimina las costosas ineficiencias causadas por los silos de datos.

Apoya sus iniciativas de negocio mediante la identificación, vinculación y sindicación de la información a través de productos, clientes, tiendas/ubicaciones, empleados, proveedores, activos digitales, entre muchos más. 

MDM es una disciplina importante para las organizaciones que desean mejorar la calidad de sus datos, optimizar las operaciones y garantizar el cumplimiento normativo. Sin embargo, no todas las organizaciones pueden reconocer cuándo necesitan MDM.

Estos son algunos de los signos más comunes que pueden indicar que una organización necesita MDM:

• Problemas de calidad de datos: si hay problemas de calidad de datos, como datos incompletos, inexactos o inconsistentes, puede ser una señal de que se necesita MDM. La mala calidad de los datos puede resultar en una mala toma de decisiones, operaciones ineficientes y mayores costos.
• Silos de datos: si los datos se almacenan en varios silos o sistemas en una organización, puede ser difícil crear una vista integral de los datos. MDM puede ayudar a consolidar datos de múltiples fuentes y sistemas en una sola vista unificada.
• Datos duplicados: si hay datos duplicados en diferentes sistemas o departamentos, puede ser difícil determinar qué datos son precisos. MDM puede ayudar a identificar y eliminar datos duplicados, reduciendo la redundancia de datos y mejorando la precisión de los datos.

• Falta de gobierno de datos: si no existe una estructura clara de propiedad o gobierno para los datos dentro de una organización, puede conducir a prácticas de gestión de datos inconsistentes. MDM puede ayudar a establecer una estructura de gobierno para los datos, definiendo quién es responsable de los datos, cómo se usan y cómo se mantienen.
• Gestión de datos ineficiente: si los procesos de gestión de datos son ineficientes o consumen mucho tiempo, puede ser una señal de que se necesita MDM. MDM puede ayudar a optimizar los procesos de gestión de datos, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para gestionar los datos.
• Problemas de cumplimiento: si una organización está sujeta a requisitos de cumplimiento normativo, como HIPAA en atención médica o GDPR en Europa, puede ser una señal de que se necesita MDM. MDM puede ayudar a garantizar que los datos sean precisos, completos y actualizados, ayudando a las organizaciones a cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo.

En general, si una organización experimenta alguno de estos signos, puede ser una buena indicación de que se necesita MDM para ayudar a mejorar la calidad de los datos, optimizar las operaciones y garantizar el cumplimiento normativo.

Elegir la solución MDM adecuada puede ser un proceso complejo, pero existen algunos factores clave que pueden ayudarlo a tomar una decisión. Aquí hay algunos pasos a considerar:

• Defina los requisitos de su negocio: identifique los dominios de datos críticos que deben administrarse, los procesos comerciales que requieren datos maestros y las políticas y procedimientos de gobierno de datos que deben aplicarse. Esto lo ayudará a determinar la funcionalidad y las capacidades que debe proporcionar su solución MDM.
• Evalúe al proveedor de MDM: evalúe al proveedor de MDM en función de su experiencia, reputación e historial. Considere factores como su experiencia en la industria, el tamaño y el alcance de su base de clientes, su nivel de innovación y su capacidad para respaldar sus requisitos comerciales específicos.
• Evaluar la plataforma MDM: evaluar la plataforma MDM en función de su escalabilidad, flexibilidad y capacidades de integración. Considere factores como el modelo de datos, la capacidad de manejar múltiples dominios de datos, el soporte para el gobierno y la administración de datos y la integración con otros sistemas de TI.

• Evalúe las capacidades de calidad de los datos: evalúe las capacidades de calidad de los datos de la solución MDM, incluidos el perfilado y el análisis de datos, la limpieza y el enriquecimiento de datos y la validación y verificación de datos. Considere factores como el nivel de automatización, la capacidad de manejar grandes volúmenes de datos y el soporte para el monitoreo e informes de la calidad de los datos.
• Considere las opciones de implementación: considere las opciones de implementación para la solución MDM, como basada en la nube, en las instalaciones o híbrida. Evalúe los pros y los contras de cada opción en función de factores como la seguridad, la escalabilidad y el costo.
• Evalúe el costo total de propiedad: evalúe el costo total de propiedad de la solución MDM, incluidos los costos de licencia, implementación y mantenimiento continuo y soporte. Considere factores como el modelo de precios, el nivel de personalización requerido y el nivel de soporte proporcionado por el proveedor.

Al considerar estos factores, puede elegir la solución MDM adecuada para su organización, asegurándose de que cumpla con los requisitos de su negocio, se alinee con su panorama de TI y proporcione las capacidades de funcionalidad, escalabilidad y calidad de datos que necesita.

MDM se puede implementar en diferentes estilos, cada uno con sus características y beneficios únicos. Los cuatro estilos principales de implementación de MDM son:

• MDM de consolidación: en este estilo, todos los datos maestros se consolidan en un solo repositorio, donde se estandarizan, limpian y enriquecen. Este enfoque es adecuado para organizaciones con una gran cantidad de sistemas dispares que necesitan integrarse en una única fuente de verdad.
• Registry MDM: en este estilo, los datos maestros se mantienen en sus sistemas originales y el sistema MDM actúa como un registro de los atributos de los datos maestros. Este enfoque es adecuado para organizaciones que no desean consolidar todos los datos pero necesitan una forma de administrar las relaciones entre los objetos de datos.
• MDM centralizado: en este estilo, los datos maestros se administran de forma centralizada, pero los datos se sincronizan con los sistemas de origen según sea necesario. Este enfoque es adecuado para organizaciones que desean administrar sus datos maestros de forma centralizada pero también desean permitir cierta autonomía en sus unidades comerciales.
• Coexistencia MDM: en este estilo, varios sistemas MDM coexisten dentro de una organización, cada uno de los cuales administra dominios específicos de datos maestros. Este enfoque es adecuado para organizaciones que tienen múltiples líneas de negocios que requieren diferentes sistemas MDM.

Para elegir el estilo de implementación de MDM adecuado para su organización, tenga en cuenta los siguientes factores:

• Requisitos comerciales: identifique los dominios de datos críticos que deben administrarse, los procesos comerciales que requieren datos maestros y las políticas y procedimientos de gobierno de datos que deben aplicarse.
• Panorama de TI: comprenda los sistemas de TI existentes, las fuentes de datos y las capacidades de integración de datos de su organización.
• Estructura organizativa: Considere la estructura organizativa, las unidades de negocio y los procesos de toma de decisiones que necesitan apoyo.
• Requisitos de calidad de datos: determine los estándares de calidad de datos que deben cumplirse y el nivel de limpieza y enriquecimiento de datos que se requiere.
• Requisitos de cumplimiento: Considere cualquier requisito de cumplimiento normativo que deba cumplirse y el nivel de seguridad de datos que se requiere. 

Al evaluar estos factores, puede elegir el estilo de implementación de MDM adecuado para su organización, asegurándose de que satisfaga sus necesidades comerciales, se alinee con su panorama de TI y cumpla con los requisitos reglamentarios.

La implementación de MDM puede ser un proceso complejo, pero existen algunas mejores prácticas que pueden ayudar a garantizar una implementación exitosa. Aquí hay algunos pasos clave a considerar:

• Defina su estrategia de MDM: desarrolle una comprensión clara de los requisitos comerciales, los objetivos y el alcance de la iniciativa de MDM. Defina los dominios de datos que deben gestionarse, las políticas de gobierno de datos que deben aplicarse y los indicadores clave de rendimiento (KPI) que medirán el éxito del proyecto.
• Evalúe su panorama de datos actual: realice una evaluación integral de su panorama de datos actual para comprender la calidad, la integridad y la consistencia de sus datos. Esto ayudará a identificar cualquier problema de calidad de datos y silos de datos que deban abordarse.
• Desarrolle un modelo de datos: Desarrolle un modelo de datos completo que defina las entidades, los atributos y las relaciones de los datos maestros. Esto servirá como base para su implementación de MDM.
• Elija una plataforma MDM: elija una plataforma MDM que cumpla con los requisitos de su negocio, se alinee con su entorno de TI y proporcione la funcionalidad y la escalabilidad que necesita.

• Cree e implemente su solución de MDM: Cree e implemente su solución de MDM en función del modelo de datos, utilizando un enfoque por etapas que prioriza los dominios de datos y los procesos comerciales más críticos. Utilice la creación de perfiles y el análisis de datos, la limpieza y el enriquecimiento de datos y el gobierno y la administración de datos para garantizar que los datos sean precisos, completos y coherentes.
• Establezca un monitoreo continuo de la calidad de los datos: establezca un monitoreo e informes continuos de la calidad de los datos para garantizar que su solución MDM siga siendo efectiva a lo largo del tiempo. Defina métricas de calidad de datos y KPI que midan la efectividad de su solución MDM e identifiquen cualquier problema que deba abordarse.
• Mantenga y evolucione su solución MDM: mantenga y evolucione su solución MDM para asegurarse de que continúa satisfaciendo sus necesidades comerciales y requisitos normativos en evolución. Realice revisiones periódicas para evaluar la eficacia de su solución MDM e identificar oportunidades de mejora.

Al seguir estas mejores prácticas, las organizaciones pueden implementar MDM con éxito, mejorar la calidad de los datos, reducir la redundancia de datos y obtener una vista unificada de sus datos. Esto puede conducir a una mejor toma de decisiones, una mayor eficiencia operativa y un mayor cumplimiento normativo.