En resumen, la gestión de datos maestros (MDM) proporciona a su organización una visión coherente y precisa de la información empresarial crítica en todos los sistemas y departamentos.
Hasta aquí, todo bien. Pero merece la pena profundizar un poco más.
Cuando entienda realmente qué es y qué hace MDM, podrá navegar por un amplio panorama de sistemas y procesos de gestión de datos que cada vez son más importantes.
Siga leyendo y aprenda:
- Qué hace que los datos sean "datos maestros"
- Los tipos más comunes de datos maestros
- Cómo funciona MDM
- Por qué las empresas utilizan MDM
- Preguntas frecuentes sobre MDM
...todo claro, conciso y directo. Vayamos al grano.
¿Qué es la gestión de datos maestros?
MDM es un conjunto de:
- Procesos
- Normas de gobierno
- Herramientas
- Tecnologías
...que coordinan los datos críticos de su empresa en múltiples sistemas y departamentos. Estandariza la forma de gestionar los activos de datos más importantes de su organización.
Se utilizan las mismas definiciones, formatos y normas de calidad acordadas en toda la organización. Es como un sistema de control central para la información empresarial.
Por ejemplo:
Si usted es un minorista, MDM se asegura de que las especificaciones de sus productos aparezcan de forma idéntica en su plataforma de comercio electrónico, sistema de inventario y materiales de marketing.
Si es una empresa de fabricación, MDM mantiene la coherencia de las especificaciones de los productos, ya se acceda a ellas a través de los sistemas de diseño, la planificación de la producción o la gestión de la cadena de suministro.
MDM crea una "única fuente de verdad" mediante la creación de registros maestros autorizados para cada entidad de datos. Estos registros de oro contienen la versión más completa y precisa de cada dato.
Cuando se producen cambios en los datos, MDM se asegura de que las actualizaciones se propagan correctamente a todos los sistemas conectados, manteniendo la coherencia en todo el ecosistema de datos.
El principal problema que aborda MDM
A medida que su organización crece, siempre habrá una fragmentación natural: es parte del juego.
Sin MDM, se formarán silos de datos en los que los departamentos mantendrán versiones separadas, a menudo contradictorias, de la misma información. Un cliente puede aparecer con direcciones diferentes en los sistemas de ventas y de envíos, o las especificaciones de un producto pueden variar entre las bases de datos de fabricación y las de marketing.
Estas incoherencias provocan ineficiencias operativas, malas experiencias de los clientes y análisis poco fiables.
MDM también prepara sus datos para la IA creando información limpia y estructurada.
La IA necesita buenos datos para funcionar correctamente. Y cuando se eliminan los duplicados, se estandarizan los formatos y se mantiene la calidad de los datos, las herramientas de IA proporcionan información fiable en lugar de amplificar los errores de los datos desordenados.
Y ahora que ya sabe qué es MDM, veamos qué tipo de datos se gestionan.
¿Qué son exactamente los datos maestros?
Los datos maestros representan las principales entidades empresariales que su organización utiliza en múltiples procesos, sistemas y departamentos. No hay que confundirlos con los datos transaccionales, que capturan las actividades diarias. Los datos maestros definen los elementos fundamentales que participan en las operaciones de su empresa.
Veámoslo más de cerca:
Datos maestros frente a datos transaccionales
Los datos maestros consisten en la información relativamente estable que identifica y describe sus objetos empresariales clave. No cambian a menudo y sirven como información de referencia para sus operaciones.
Por otro lado, los datos transaccionales registran los eventos y actividades que tienen lugar en su empresa: ventas, pedidos, envíos, pagos y otros eventos operativos similares que se producen constantemente.
He aquí una forma útil de distinguirlos:
Los datos maestros responden:
- "¿Quién?
- "¿Qué?
- "¿Dónde?
En otras palabras, quiénes son tus clientes, qué productos vendes y dónde operan tus instalaciones.
Los datos transaccionales responden:
- "Cuándo"
- "¿Cuántos?"
- "¿Cuánto?"
Cosas como cuándo se produjo una venta, cuántos artículos se compraron o cuántos ingresos se generaron, etc.
Por qué son importantes los datos maestros
Sus datos maestros son la base de prácticamente todas las actividades empresariales. Por tanto, si carecen de calidad o coherencia, el impacto afecta a toda su organización.
Cuando sus datos maestros son precisos, sus operaciones pueden funcionar sin problemas, ya que todo el mundo trabaja con la misma información:
- Marketing
- Ventas
- Fabricación
- Atención al cliente
Todos ellos dependen de la coherencia de las especificaciones de los productos y los detalles de los clientes para funcionar con eficacia.
La toma de decisiones también mejora con datos maestros fiables. Los ejecutivos pueden confiar en los informes y análisis porque los datos subyacentes tienen integridad en todas las fuentes.
El cumplimiento normativo también depende a menudo de la calidad de los datos maestros. Especialmente si pertenece a un sector como el sanitario, el financiero o el farmacéutico, donde la precisión de los datos conlleva implicaciones legales.
Y no olvide sus iniciativas de IA.
Sus proyectos de IA necesitan datos limpios y coherentes para funcionar correctamente. MDM le proporciona esa base. Sin ella, la IA aprende de datos desordenados y produce resultados poco fiables, anulando gran parte del propósito de la IA.
Y la relación es recíproca. El MDM no sólo hace que la IA funcione, sino que ahora también desempeña un papel cada vez más importante para que el MDM funcione mejor. Más adelante hablaremos de cómo funciona MDM.
¿Cuáles son los tipos más comunes de datos maestros?
Las organizaciones suelen gestionar cinco dominios clave de datos maestros. Cada uno de ellos sirve de piedra angular para diferentes funciones y procesos empresariales.
Cuando se trata de sistemas técnicos para gestionar datos maestros, existen sistemas que pueden gestionar todos los dominios de datos en un solo lugar. Estos sistemas se denominan sistemas MDM multidominio.
Estos son los dominios generales de datos maestros
Datos de producto
Los datos maestros de sus productos incluyen toda la información que define lo que usted vende o produce. Esto abarca:
- Atributos básicos: SKU, nombres, descripciones, dimensiones, pesos, colores.
- Datos de clasificación - categorías, jerarquías, familias de productos
- Especificaciones técnicas: materiales, componentes, información sobre compatibilidad.
- Contenido de marketing: características, ventajas, mercados objetivo.
- Información de conformidad: certificaciones, datos de seguridad, aprobaciones normativas.
Para un minorista de muebles, los datos maestros del producto pueden incluir detalles como "Mesa de comedor de roble modelo DT-450, 72×42×30 pulgadas, madera de origen sostenible, capacidad para 6-8 personas, requiere montaje, 5 años de garantía".
La historia de éxito de IEWC muestracómo es posible gestionar datos de productos complejos con confianza mediante una sólida implementación de MDM.
Datos de clientes
Losdatos maestros de clientes constituyen la base de las relaciones con sus clientes e incluyen
- Información de identidad - nombres, identificaciones, detalles de contacto, preferencias de comunicación.
- Datos de segmentación: demográficos, firmográficos, categorías de comportamiento.
- Detalles de la relación: historial de cuentas, acuerdos de servicio, niveles de precios.
- Información estructural: jerarquías, afiliaciones, cuentas relacionadas.
Una empresa B2B puede mantener datos maestros de clientes como "Acme Corporation, cuenta de empresa, industria manufacturera, sede en Chicago con 4 oficinas satélite, acuerdo de servicio de 3 años, 250 usuarios con licencia, fecha de renovación el 15 de abril".
Datos de proveedores
Sus registros maestros de proveedores contienen información esencial sobre las empresas que le suministran bienes y servicios:
- Datos de la empresa: nombres legales, números de identificación, información de contacto.
- Datos financieros: condiciones de pago, datos bancarios, información fiscal.
- Métricas de rendimiento: índices de fiabilidad, puntuaciones de calidad, velocidad de cumplimiento.
- Información contractual: acuerdos, condiciones negociadas, niveles de servicio.
Un hospital puede mantener datos maestros de proveedores como "MedSupply Inc., proveedor aprobado de equipos médicos, condiciones de pago de 60 netos, certificado ISO 9001, entrega urgente las 24 horas, renovación de contrato el 30 de junio".
Datos de ubicación
Losdatos maestros deubicación definen los lugares físicos relevantes para su empresa:
- Instalaciones - oficinas, tiendas, almacenes, fábricas
- Coordenadas geográficas - direcciones, regiones, territorios de servicio
- Detalles operativos - horarios, capacidades, posibilidades
- Información administrativa: directores, departamentos, centros de costes.
Una cadena minorista podría mantener datos de ubicación como "Tienda nº 483, 1250 Main Street, Dallas TX, 15.000 pies cuadrados, abierta de 8 a 21 h de lunes a sábado, de 10 a 19 h los domingos, admite recogida en tienda, directora regional Sarah Chen".
Datos de los empleados
Los datos maestros de los empleados incluyen la información básica sobre su plantilla:
- Datos personales - nombres, DNI, información de contacto
- Datos organizativos: cargos, departamentos, estructuras jerárquicas.
- Información profesional: competencias, certificaciones, formación.
- Datos administrativos: situación laboral, fechas de inicio, derecho a prestaciones.
Una empresa de fabricación podría mantener datos maestros de empleados como "Carlos Méndez, ID de empleado 28945, ingeniero de producción sénior, división de automoción, cinturón negro Six Sigma certificado, se incorporó en marzo de 2019, depende del director de fabricación."
Datos financieros
Sus datos maestros financieros representan las estructuras financieras centrales y los puntos de referencia para su contabilidad y generación de informes:
- Plan de cuentas - códigos de cuenta, tipos de cuenta, descripciones, jerarquías.
- Centros de coste y de beneficio: identificadores, nombres, jerarquías, responsabilidades.
- Información sobre divisas: tipos de cambio, reglas de conversión, validez de las fechas.
- Condiciones de pago - acuerdos estándar, estructuras de descuento, fechas de vencimiento
- Períodos financieros: años fiscales, períodos de información, definiciones trimestrales.
Una empresa manufacturera podría mantener datos maestros financieros como "Cuenta 4010-Ingresos por venta de productos, categorizada como ingresos operativos, asignada a las normas US GAAP e IFRS, disponible para la elaboración de informes en todas las unidades de negocio, gestionada por el interventor James Wilson".
Datos de activos
Sus datos maestros de activos catalogan los recursos físicos y digitales propiedad de su organización:
- Activos físicos: equipos, maquinaria, vehículos, edificios, infraestructuras.
- Activos digitales: licencias de software, propiedad intelectual, contenido digital.
- Datos de clasificación - categorías, tipos, estado de propiedad, clases de depreciación
- Detalles técnicos: números de serie, especificaciones, información de garantía.
- Requisitos de mantenimiento: programas de mantenimiento, asignación de responsabilidades, protocolos de mantenimiento.
Una empresa de logística podría mantener datos maestros de activos como "Vehículo de flota #TR-789, furgoneta de reparto 2023, VIN 1HGCM82633A004352, asignada a la región noreste, garantía de 150.000 millas válida hasta mayo de 2028, requiere mantenimiento cada 10.000 millas, actualmente asignada al conductor Thomas Reed."
¿Cómo funciona la gestión de datos maestros?
MDM convierte sus datos dispersos e incoherentes en información fiable en la que toda su organización puede confiar. Para ello, necesita tecnología, personal y prácticas estandarizadas.
Para saber cómo evaluar y seleccionar la tecnología adecuada, consulte nuestraguía completa de herramientas MDM.
Esto es lo que hace MDM
- Consolidación y limpieza de datos
- Creación de registros de oro
- Gobernanza y administración
- Compartir la versión única de la verdad
Pero el verdadero trabajo consiste en ver cómo estas etapas interactúan y se complementan entre sí. Y para entenderlo, echemos un vistazo rápido a cada etapa.
1. Consolidación y limpieza de datos
El viaje comienza con la consolidación. El sistema MDM se conecta a bases de datos, aplicaciones y archivos de toda la empresa para recopilar datos sin procesar.
Puede tratarse de información sobre productos repartida entre sistemas de fabricación, plataformas de comercio electrónico y bases de datos de marketing, o datos de clientes divididos entre aplicaciones de ventas, servicios y finanzas.
A continuación viene la fase crucial de limpieza. El sistema MDM detecta duplicados, estandariza formatos y corrige errores.
Puede que tu CRM muestre "J. Smith" en "123 Main St".
Pero su sistema de facturación tiene a "John Smith" en "123 Main Street, Apt 4B".
El sistema reconoce estas coincidencias como probables y las prepara para la conciliación.
Muchos sistemas MDM actuales utilizan la IA para mejorar la conciliación y la fusión.
A diferencia de los enfoques rígidos basados en reglas, la IA puede detectar conexiones entre registros analizando patrones en múltiples puntos de datos.
Al comparar "J. Smith" con "John Smith", la IA examina contextos adicionales como
- compras anteriores
- información de contacto
- datos de localización
...para determinar si se trata de la misma persona.
Esto significa que se detectan más duplicados auténticos Y se reducen las falsas coincidencias, especialmente en grandes conjuntos de datos en los que los humanos no pueden revisarlo todo.
2. Creación de registros de oro
El corazón de MDM es establecer versiones autorizadas de cada entidad de datos. "Registros de oro" que representan la versión oficial de la verdad.
Pero no se trata sólo de elegir una versión sobre otra. El sistema aplica reglas sofisticadas para resolver conflictos entre distintas fuentes, a veces combinando los mejores elementos de cada una.
Lo que lo hace potente es cómo mantiene las conexiones con las fuentes originales. Cuando los datos cambian en los sistemas conectados, su plataforma MDM puede detectar esos cambios, evaluarlos frente a la información existente y decidir si actualiza el registro de oro.
3. Gobernanza y administración (donde intervienen los humanos)
La tecnología por sí sola no puede gestionar eficazmente los datos maestros. MDM prospera cuando se combina con una gobernanza clara: políticas que definen las normas de datos, los umbrales de calidad y las prácticas de gestión.
Los administradores de datos actúan como inteligencia humana en este proceso.
Estos expertos en la materia toman decisiones cuando los sistemas automatizados encuentran ambigüedades y perfeccionan continuamente las normas. Un administrador de datos de producto puede determinar qué atributos del producto son obligatorios; un administrador de datos de cliente puede establecer normas para la verificación de direcciones.
La IA también puede ayudar en la gestión de datos detectando patrones que los humanos podrían pasar por alto.
Analiza conjuntos de datos para detectar anomalías, sugiere mejoras de calidad y automatiza decisiones rutinarias.
El trabajo conjunto de los humanos y la IA es un enfoque más escalable de la gobernanza: los administradores pueden centrarse en decisiones complejas en lugar de en tareas repetitivas.
4. Compartir la única versión de la verdad
Una vez que los registros de oro están en su lugar, su sistema MDM distribuye estos datos de confianza a los sistemas operativos. Esto puede hacerse de diferentes maneras:
- Sincronización en tiempo real
- Actualizaciones por lotes programadas
- Acceso bajo demanda a través de servicios
Algunas organizaciones utilizan un modelo centralizado en el que todos los sistemas leen del repositorio MDM. Otras prefieren un enfoque híbrido en el que algunos datos permanecen en los sistemas de origen pero se indexan y vinculan a través de MDM.
¿Por qué utilizan las empresas la gestión de datos maestros?
Las organizaciones utilizan MDM porque desean obtener beneficios prácticos y tangibles que repercutan tanto en sus operaciones cotidianas como en sus capacidades a largo plazo. Estas ventajas se acumulan y son realmente importantes, sobre todo si se trabaja a gran escala.
El valor va mucho más allá de tener "mejores datos".
Mejorar la calidad y coherencia de los datos
Los ejecutivos y directivos toman innumerables decisiones basándose en los datos. Cuando la información procede de sistemas diferentes con detalles contradictorios, esas decisiones descansan sobre cimientos poco sólidos.
MDM le proporciona información precisa y coherente en la que puede confiar.
Sin MDM, podría descubrir que las especificaciones de los productos varían entre su base de datos de fabricación y el catálogo de ventas, confundiendo tanto al personal como a los clientes. MDM elimina estas discrepancias ofreciéndole una única fuente autorizada.
Organizaciones comoDanfoss hanlogrado la transformación digital en toda la empresa con MDM, garantizando datos de productos coherentes en todas las operaciones globales.
Realice operaciones más eficientes
Las incoherencias en los datos generan fricciones diarias en los procesos empresariales. Su personal pierde un tiempo valioso conciliando información de diferentes fuentes, corrigiendo errores manualmente y buscando los datos correctos.
Considere cómo MDM transforma el procesamiento de pedidos:
Cuando la información de los productos coincide exactamente en su sitio de comercio electrónico, la gestión de inventario y los sistemas de envío, los pedidos fluyen sin problemas desde la compra hasta la entrega, sin intervención manual ni pasos de verificación.
Si utiliza una herramienta de MDM equipada con IA, detecta los problemas de datos en los sistemas antes de que estropeen sus operaciones.
Aplica correcciones basadas en reglas que usted establece y mejora con el tiempo aprendiendo de los patrones. Su personal no tiene que buscar y corregir manualmente los errores de datos.
Tome mejores decisiones con datos fiables
Cuando todos los departamentos trabajan a partir del mismo conjunto de datos precisos, sus análisis e informes resultan más creíbles.
MDM garantiza que, al comparar las cifras de ventas con categorías de productos o segmentos de clientes, las definiciones de datos subyacentes sigan siendo coherentes.
Su equipo de marketing utiliza la misma segmentación de clientes que su equipo de ventas, y su cadena de suministro utiliza las mismas clasificaciones de productos que su grupo de merchandising. La alineación es total y todos toman mejores decisiones estratégicas.
Facilitar el cumplimiento y la gestión de riesgos
Para cumplir las normativas, siempre necesitará informes precisos y un control de los datos. MDM le proporciona las estructuras que necesita para cumplir la normativa y evitar los riesgos que conllevan los datos poco fiables.
- Las instituciones financieras utilizan MDM para identificar de forma coherente a los clientes en todos los sistemas, un requisito fundamental para la normativa contra el blanqueo de capitales.
- Las empresas manufactureras confían en MDM para mantener especificaciones precisas de los productos, tanto para el cumplimiento de las normas de seguridad como para la elaboración de informes reglamentarios.
Evite costosos errores de datos
Con los errores de datos, se malgasta mucho dinero:
- enviando a direcciones incorrectas
- fabricando productos con especificaciones erróneas
- tomar decisiones financieras basadas en información errónea.
Los errores de dirección provocan devoluciones y pérdidas de tiempo del servicio de atención al cliente. La información incoherente sobre los proveedores provoca retrasos en los pagos y la pérdida de oportunidades de descuento. La fragmentación de los datos de los productos da lugar a pedidos incorrectos y discrepancias en el inventario.
MDM aborda estos problemas en su origen.
Ofrezca a los clientes mejores experiencias
Sus clientes esperan que sepa quiénes son en todos los puntos de contacto. La confianza y la lealtad tardan tiempo en construirse, pero usted puede arruinarlas en cinco segundos. Sobre todo si los datos de sus clientes están dispersos en multitud de sistemas.
Minoristas como Floor and Decor están racionalizando los datos de los productos para mejorar la experiencia del cliente utilizando MDM para unificar sus sistemas.
MDM aborda este problema manteniendo la información del cliente coherente en todos los canales y departamentos, lo que permite interacciones verdaderamente personalizadas. Puede adaptar las recomendaciones de productos, las comunicaciones y los enfoques de servicio basándose en perfiles de cliente precisos.
Cuando un cliente se pone en contacto con su equipo de asistencia después de navegar por su sitio web, MDM se asegura de que el agente tenga acceso a su perfil completo, incluido el historial de compras y las preferencias.
Su personal puede ofrecer inmediatamente un servicio personalizado que reconozca las interacciones anteriores y se anticipe a las necesidades. Así es como se construye la lealtad y la confianza.
En resumen
- La gestión de datos maestros le proporciona una base sólida para su estrategia de datos al crear una visión fiable y coherente de su información empresarial crítica.
- Cuando implanta MDM, toma el control de los datos que más importan: sus productos, clientes, proveedores, ubicaciones y empleados.
- MDM proporciona la base de datos limpios y estructurados que la IA necesita, evitando que sus modelos de IA aprendan patrones erróneos o produzcan resultados poco fiables o poco dignos de confianza.
- A medida que su organización genera más datos a través de más sistemas, MDM se convierte en una necesidad, no sólo un "nice-to-have".
- Las empresas que obtienen sus datos maestros correctamente disfrutan de beneficios reales: trabajan de manera más eficiente, toman decisiones más inteligentes y sirven mejor a los clientes.
- Si está luchando con datos incoherentes o poco fiables en toda su organización, MDM ofrece una forma práctica de convertir la información dispersa en un activo unificado que realmente ayude al éxito de su negocio.
Stibo Systems reconocida como uno de los principales actores en MDM
En el informe Digital World Class® Matrix for Master Data Management 2025 de The Hackett Group®
