¿Qué es el Gobierno de Datos Maestros y por qué lo necesitas?

La alta calidad de los datos maestros y los procesos transparentes son necesarios para proteger y hacer crecer tu negocio. El gobierno de datos maestros te ayuda a lograrlo.

La transparencia y la alta calidad de los datos maestros son esenciales en todo lo relacionado con tu negocio: crecimiento de ingresos, eficiencia operativa, gestión de riesgos y cumplimiento, análisis y transformación digital; y tu capacidad para controlar costos y ser ágil.

A continuación, se aborda qué es el gobierno de datos maestros, por qué lo necesitas y cómo implementarlo.

El crecimiento exponencial de los datos hace que sea fundamental tener datos correctos desde el principio, ya que ponerse al día será cada vez más difícil y costoso. Según la regla 1-10-100, cuesta $1 verificar los datos al ingresarlos; $10 limpiar y eliminar duplicados por cada error; y $100 por error operar un sistema con datos incorrectos.

- El impacto de los datos incorrectos en la creación de demanda, Sirius Decisions

¿Por qué el gobierno de datos maestros?

El gobierno de datos es una disciplina empresarial con un alcance vasto. La comprensión de lo que es el gobierno de datos se confunde fácilmente al considerar los diversos tipos de datos: datos transaccionales, datos de comportamiento, datos de rendimiento, datos temporales, datos operativos y muchos más.

Este artículo se enfoca en los datos maestros y, por lo tanto, en el gobierno de datos maestros.

Los datos maestros describen los bloques fundamentales (dominios de datos) sobre los cuales se construye tu negocio. Las personas, lugares y cosas que interactúan para crear el proceso de hacer negocios. Por lo tanto, los datos maestros son la fuente curada de información importante para tu negocio. Ejemplos de entidades de datos maestros incluyen clientes, productos, proveedores, tiendas físicas y ubicaciones, empleados y activos principales. Nuestra infografía ¿Qué es la Gestión de Datos Maestros? proporciona más detalles.

Es esencial contar con información confiable sobre estas entidades, por lo que se necesita el gobierno de datos maestros para establecer una identificación precisa y un enriquecimiento relevante de tus activos.

Tener información confiable significa que puedes reemplazar suposiciones con transparencia de datos. Como ejemplo, muchas empresas luchan con registros duplicados de clientes, una situación que puede resultar en malas experiencias para los clientes, pérdida de oportunidades de venta adicional y riesgos potenciales de fraude y violaciones de privacidad de datos. Además, no puedes simplemente eliminar registros, ya que existen por razones comerciales específicas. Tienen propietarios que necesitan acceder a la información, tienen diferentes relaciones y no es obvio qué registro tiene la información más confiable, completa o actualizada.

Como organización, necesitas una vista única del cliente en varias líneas de negocio, para diferentes propósitos. Y esos diferentes propósitos plantearán preguntas sobre la definición o el significado real de 'cliente'. El gobierno de datos maestros permite crear un glosario de terminología acordada junto con atributos de metadatos particulares que se utilizan para definir 'cliente' y proporcionar una definición estándar y consistente en toda la organización. Esto reduce la posibilidad de interpretaciones erróneas, uso incorrecto, confusión y errores en el futuro.

La vista única del cliente: un logro del gobierno de datos maestros

El más alto grado de transparencia y confianza en los datos se traduce en una única vista curada de tus activos. Tener una vista única, por ejemplo, de tus clientes te permite identificarlos de manera única y comprender sus atributos y relaciones. Esta es la base indispensable para convertirse en una organización basada en datos y obtener el valor completo de tus datos. Los datos de los clientes pueden residir en diferentes aplicaciones (ERP, CRM, etc.), lo que dificulta saber en cuál versión confiar. Unificar y fusionar diferentes vistas de líneas de negocio en una única vista del cliente, también conocida como registro maestro, puede proporcionarte la fuente confiable que se comparta en todos los canales, como en esta vista única de cliente B2C:

Para alcanzar ese nivel de calidad y transparencia de datos, es necesario consolidar y limpiar tus datos y gobernar los procesos de datos: ¿Dónde se almacenan los datos? ¿Hacia dónde fluyen? ¿Quién los utiliza (y los necesita)? ¿Y quién puede modificarlos?

Se requieren políticas y reglas claras para la adquisición, almacenamiento, gestión y compartición de datos maestros. Pero estas políticas deben entenderse y aplicarse. Por lo tanto, una estrategia para el gobierno de datos maestros debe abarcar a las personas y los procesos, no solo la tecnología. Dicho esto, la implementación y el cumplimiento de tus políticas de datos se facilitan si cuentan con capacidades tecnológicas adecuadas, como un sistema de gestión de datos maestros.

El gobierno de datos maestros y la gestión de datos maestros no son lo mismo

Sin embargo, tu gestión de datos maestros puede ser una herramienta importante para respaldar tu estrategia de gobierno de datos, ya que proporciona métodos útiles para la recopilación, clasificación, modelado, control de calidad y revisión de datos por parte de administradores de datos, así como capacidades de vinculación y fusión para la deduplicación automática.

Como muestra el diagrama anterior, al conectar aplicaciones y unificar datos, la gestión de datos maestros que alberga el centro de datos de clientes, descompone eficazmente la gestión de datos aislados, lo cual es el obstáculo más importante para lograr la transparencia y responsabilidad de los datos.

Problemas si tus datos maestros no están gobernados

El gobierno de datos maestros (de hecho, todo el gobierno de datos) a menudo se considera responsabilidad del Director de Datos y una carga administrativa y de cumplimiento. Sin embargo, el gobierno de datos maestros no solo es necesario para cumplir con requisitos, sino que impacta directamente en la capacidad del negocio para crecer y alcanzar nuevos objetivos. Incluso es necesario para evitar pérdidas monetarias inmediatas. Si tienes datos no gobernados, inevitablemente invertirás tiempo valioso en procesos manuales y apagando incendios.

Los datos no gobernados causan que se envíen bienes a direcciones incorrectas o que los clientes reciban productos que no coinciden con las descripciones publicadas. Ambos casos resultan en malas experiencias para los clientes, pérdida de reputación y lealtad.

Entre los efectos más sutiles de una mala calidad de datos se encuentran:

Finalmente, datos inconsistentes en sistemas y procesos llevan a la falta de confianza en tus análisis, haciendo que la inteligencia sea subjetiva y las decisiones se basen en opiniones en lugar de hechos.

Formaliza tu gobierno de datos

Las personas en tu organización ya están llevando a cabo el gobierno de datos como parte de su trabajo regular. Por ejemplo, los contadores probablemente se aseguran de que las entradas se realicen en los códigos de cuentas correctos, el departamento de cuentas por pagar se asegura de que se envíen facturas y se reciban pagos coincidentes. Gran parte de tus datos operativos ya forma parte de un proceso de gestión activo, pero en gran medida, su interés se centra en cantidades y valores.

Las áreas que reciben menos verificación de calidad son los datos maestros que impulsan muchos de tus procesos comerciales. El gobierno de datos maestros tiene como objetivo establecer responsabilidades de gestión formales para la calidad general y la confiabilidad de estos datos.

Uno de los cambios de actitud impulsados por el gobierno de datos es pasar de un enfoque reactivo a uno más proactivo en cuanto a calidad. A menudo, la mala calidad de los datos solo se descubre cuando un proceso comercial falla, cuando no se puede realizar una entrega o cuando el sistema informático deja de funcionar, lo cual no es la mejor forma de encontrar problemas. También es común que, cuando ocurren desastres debido a la mala calidad de los datos, no se pueda encontrar a nadie que asuma la responsabilidad. El gobierno de datos asegura que alguien sea claramente responsable, no solo de solucionar los desastres, sino también de reducir la probabilidad de que ocurran.

Elementos clave del gobierno de datos maestros

Cada organización es diferente. No puede haber un marco universal de tamaño único para el gobierno de datos maestros, aunque hay elementos clave a los que todos deben prestar atención. Estos incluyen transparencia, mantenimiento, propiedad de datos, gestión del cambio, cumplimiento, responsabilidad, autoridad, posibilidad de auditoría, administración de datos, estandarización y educación.

Muchos defensores del gobierno de datos tienen modelos fijos que han demostrado funcionar en compromisos anteriores. El problema es que muchas de estas soluciones fijas ignoran las capacidades organizativas propias. Utiliza los pasos de esta infografía como punto de partida para tu viaje de gobierno de datos maestros:

Muchos proveedores afirman ofrecer herramientas de gobierno de datos, y ciertamente existen herramientas que pueden ayudarte a gobernar, herramientas que pueden permitirte almacenar y comunicar las reglas de negocio definidas, herramientas para medir la calidad de los datos y herramientas para identificar problemas de cumplimiento. Pero el gobierno se trata de la organización, los procesos y las responsabilidades en las cuales se pueden implementar tales herramientas.

Sin la organización correcta, no se realizarán los beneficios de estas herramientas de gobierno.

También es necesario gobernar el mantenimiento de datos

¿Es lo mismo el gobierno de datos que el mantenimiento de datos? Ambas están estrechamente relacionadas a través de la calidad de los datos, pero son funciones independientes. Las organizaciones de mantenimiento tienden a estar alineadas con sistemas de TI específicos o con líneas de negocio (LoB) específicas dentro de tu organización, mientras que el gobierno de datos se trata de un conjunto común de reglas a las que todos deben adherirse. La clave para entender esta dicotomía es comprender la relación de las dos partes con los estándares.

Como parte del gobierno de datos maestros, debes definir un conjunto de mejores prácticas o principios que asegurarán que crees y mantengas una buena calidad en tus datos. Define estos como tus estándares. El papel de los equipos de mantenimiento de datos es cumplir con estos estándares, pero es responsabilidad del gobierno de datos definir los estándares y asegurarse de que se cumplan.

¿Qué es la propiedad de datos?

La propiedad de datos es un término muy confuso. Por ejemplo, en las empresas es común dividir las responsabilidades de datos por geografía: el equipo de ventas del Reino Unido administra todos los clientes y sus datos en la región del Reino Unido, mientras que el equipo de EE. UU. se responsabiliza de los clientes en los Estados Unidos. Pero al mismo tiempo, estamos proponiendo una única organización de gobierno de datos que sea responsable de los datos, y para agregar a la confusión, en muchas de esas organizaciones de gobierno de datos, vemos un rol de "propietario de datos".

Pero en realidad, el nombre del rol "propietario de datos" en la organización de gobierno de datos es un término equivocado porque, en la práctica, lo que ellos poseen no son los datos, sino los estándares (los principios y las mejores prácticas) que guían a los usuarios sobre cómo lograr una buena calidad. Por lo tanto, aunque muchos departamentos puedan reclamar la propiedad de los contenidos de los datos, es la organización de gobierno de datos la que posee las estructuras y las reglas de calidad.

¿Qué actividades realiza una organización de gobierno de datos?

Desde una perspectiva amplia, la organización de gobierno de datos solo realiza dos actividades, pero en la práctica, estas dos actividades pueden ser muy complejas y requerir una red de recursos para lograrlas. El equipo de gobierno de datos es responsable de la gestión del cambio y del cumplimiento.

Gestión del cambio: Una vez que hayas definido un conjunto de estándares y hayas alineado tus datos con ellos, es importante controlar los cambios en estos estándares. Por ejemplo, si defines que todas las fechas se almacenan en el formato del Reino Unido (Día/Mes/Año), sería un problema importante si alguien quisiera cambiar al formato europeo (Mes/Día/Año). El equipo de gobierno de datos tiene la tarea de evaluar el impacto de cualquier cambio, colaborar con las partes interesadas relevantes, medir el costo y el beneficio de tal propuesta y luego, si se considera apropiado, gestionar esos cambios en todas las áreas afectadas del negocio.

Cumplimiento: Donde hay reglas, hay una necesidad de cumplimiento. El equipo de gobierno de datos debe ser esa fuerza policial, para medir el cumplimiento de la organización con los estándares que gobierna y actuar para mejorar el nivel de cumplimiento.

Esquema de una organización de gobierno de datos:

Cómo comenzar con el gobierno de datos maestros

Como se mencionó anteriormente, no hay una solución única para todos, pero como mínimo, debes considerar los siguientes pasos hacia un programa de gobierno de datos:

Cuando profundices un poco más en el programa, el siguiente nivel podría consistir en estos seis bloques.

Seis pasos para construir un programa de gobierno de datos:

1. Establecer una visión clara para la calidad deseada de los datos y los procesos

Asegúrate de tener una visión clara y alcance para tu iniciativa de gobierno de datos para garantizar que tu organización pueda cumplirla.

2. Definir estándares de datos

Cada estándar debe tener una justificación empresarial sobre por qué existe, beneficios definidos que se pueden lograr al tener el estándar, definiciones de qué nivel de calidad se debe lograr para obtener el beneficio (no siempre 100%) y métricas que mostrarán que se están logrando los beneficios.

3. Diseñar una organización de gobierno de datos

Esta organización debe ser adecuada para gestionar los estándares que has definido. Esto incluye los roles y responsabilidades de los que gobiernan los datos, los procesos internos de gobierno que se utilizarán para gestionar las actividades (como la gestión del cambio para los estándares) y los cambios en cualquier proceso externo que afecte la capacidad de la organización para gobernar (como el proceso de gestión de proyectos de TI).

4. Involucrar al propietario de los datos

– para ser dueño de tus estándares y construir el mapa de calidad de datos.

5. Construir un mapa de calidad de datos

El mapa debe documentar tu nivel actual de calidad. Mide esto en comparación con el requisito definido en tu estándar y propone acciones para cerrar la brecha y/o mantener una buena calidad.

6. Poner en marcha los roles restantes de gobierno de datos

Involucra recursos para los roles de gobierno de datos que se necesitan para llevar a cabo las mediciones de cumplimiento en curso y para gestionar las actividades identificadas en el mapa de calidad de datos.

¿Cómo asegurarte de que tu organización de gobierno de datos tenga éxito?

Una de las claves para una organización exitosa de gobierno de datos maestros es tener autoridad para abordar cuando alguien se niega a cumplir con tus estándares.

Donde no hay autoridad, generalmente encuentras el crecimiento de estándares locales y la proliferación de interfaces complejas para gestionar la transición entre áreas del negocio con estándares diferentes.

A medida que aumenta el número de estándares, eventualmente llegas al punto en el que no hay ningún estándar en absoluto. Los tipos de negocios que a menudo tienen problemas como este son aquellos que han crecido mediante adquisiciones pero han mantenido la gestión de estas subsidiarias a distancia. Por otro lado, las iniciativas de gobierno de datos más exitosas están en la industria farmacéutica, donde el cumplimiento de los estándares es impuesto por agencias externas.

El gobierno de datos no es complicado, en principio, pero su aplicación puede volverse tanto complicada como muy política. Se beneficia de tener orientación experta para el diseño, pero también requiere conocimiento local de la empresa y sus peculiaridades para construir algo que funcione en tu situación y entregue beneficios reales.

Cómo el manejo de datos maestros te ayuda a gobernar tus datos maestros

Asegurar las definiciones de datos desde el principio puede proporcionar alta calidad de datos a lo largo del ciclo de vida de los datos. De esa manera, los responsables y propietarios de datos en toda la empresa pueden trabajar con datos precisos. Aquí es donde el manejo de datos maestros puede ayudar: al definir permisos y tareas para los usuarios a nivel detallado.

El manejo de datos maestros puede automatizar la ejecución de procesos haciendo que los datos fluyan de un departamento a otro de manera fluida. Las reglas y las puertas entre estados de flujo de trabajo permiten rastrear los cambios no autorizados, lo que garantiza eficiencia operativa al mismo tiempo que mantiene la responsabilidad.

A continuación, se presentan dos ejemplos de cómo el manejo de datos maestros puede configurarse para respaldar y hacer cumplir tus políticas de datos maestros.

1. Gobierno de datos de clientes

La captura de pantalla a continuación muestra los estados de integridad de las políticas de datos de clientes de una organización. La pantalla enumera todas las políticas configuradas con alguna métrica general en la parte superior (en este caso, el número de incumplimientos actuales) y la puntuación de cada política actual. Además, puedes ver desde qué aplicación empresarial se alimentan los datos de clientes en el manejo de datos maestros.

Estas políticas se pueden ordenar y filtrar a través de la barra de herramientas, desde donde también puedes crear nuevas políticas. Las políticas se basan en una métrica y un conjunto de datos.

Al profundizar en una de las políticas de datos de clientes, obtienes un gráfico histórico de la puntuación de la política con algunos widgets de datos instantáneos a la izquierda y una línea de tiempo de actividad de la política a la derecha. Desde esta pantalla, es posible editar el estado de la política, el umbral incumplido y la desviación aceptada por período de puntuación. También puedes suscribirte a la política y recibir notificaciones por correo electrónico a través de la barra de herramientas.

Esta capacidad para ver y editar las políticas de datos de clientes a niveles alto y detallado apoya tus objetivos de calidad de datos, así como la auditabilidad al resaltar qué procesos necesitan tu atención.

2. Gobierno de datos de productos

La siguiente captura de pantalla muestra un ejemplo de una configuración de datos de producto para garantizar que se cumpla cierto nivel de calidad antes de que el producto pueda pasar al siguiente estado en el flujo de trabajo. Como parte del flujo de trabajo, el gerente de productos debe completar la información de marketing para tres pares de jeans. Los tres atributos del producto, Características principales 1-3, son obligatorios.

Esta etapa en el flujo de trabajo asegura tanto la integridad de los datos como la responsabilidad.

La siguiente captura de pantalla ejemplifica cómo el manejo de datos maestros te permite configurar información adicional (tooltips) para cada atributo del producto para informar al usuario qué tipo de valor se espera que ingrese. Además, el usuario puede abrir una página wiki con más información sobre el atributo en sí (cuándo, qué, quién lo creó, etc.). Cada atributo se define con un tipo, como texto, número de artículo, lista de valores, y con cada tipo se aplican reglas de validación de atributos, como valores mínimo-máximo, número máximo de caracteres, etc. Si un valor no cumple con una regla de validación del atributo, el manejo de datos maestros advierte al usuario con un código de color y evita que el usuario guarde el artículo.

El gobierno de datos maestros necesita definiciones

El manejo de datos maestros no puede funcionar sin gobierno. Pero para dar un paso más atrás, no puedes implementar un marco de gobierno de datos sin definiciones.

La recopilación, clasificación y control de calidad de datos deben aplicarse antes de la implementación de un marco de gobierno de datos. Necesitas tener definiciones claras de cosas como adquisición y accesibilidad para gobernar los datos; y estas son esenciales para el manejo de datos maestros.

En ese sentido, tu manejo de datos maestros y tu marco de gobierno de datos son interdependientes.

Aprende más sobre el manejo de datos maestros y cómo apoya tu gobierno de datos maestros.