La migración a S/4HANA desde varios sistemas ERP dispares implica un gran riesgo y puede llevar años, lo que requiere muchas herramientas diferentes, enormes recursos humanos y grandes presupuestos. La gestión de datos maestros (MDM) no solo puede mitigar ese riesgo, sino que también le permite prosperar y obtener beneficios mientras prepara sus datos para S/4HANA.
Durante su viaje de migración a S/4HANA, su organización necesita "mantener las luces encendidas" tanto con sus ERP heredados como con su nuevo entorno S/4HANA hasta la implementación completa. MDM permite esto con un mínimo o incluso en algunos casos una reducción de recursos.
SAP S/4HANA es un poderoso sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) diseñado para grandes empresas. Se lanzó por primera vez en 2015 y reemplaza a SAP R/3 y SAP ECC. El paquete de software presenta inteligencia artificial integrada, análisis, en memoria y automatización de procesos.
Actualmente, miles de empresas están implementando S/4HANA para aprovechar los muchos beneficios de este ERP. Sin embargo, la implementación de S/4HANA conlleva algunos inconvenientes relacionados con los procesos y la migración de sus datos desde las instancias de ERP existentes.
Digamos que todas las piezas se han juntado. Ha decidido embarcarse en el viaje de SAP S/4HANA. Su comparación de ERP en el mercado muestra que S/4HANA es la mejor opción para su negocio. El presupuesto y los equipos están establecidos, la organización está alineada y los equipos están designados. Pero todavía falta una pieza: un enfoque para gestionar datos maestros a lo largo de la preparación, conversión, transición y conclusión del viaje.
Cualquier ERP de clase mundial es tan bueno como sus datos maestros, así que no deje que ese sea el eslabón débil de la cadena.
El panorama mixto de ERP dificulta la migración de datos maestros
S/4HANA es un excelente sistema ERP para organizaciones grandes y complejas con miles de proveedores, productos y clientes en su cartera. A través del crecimiento orgánico disperso geográficamente, fusiones, adquisiciones y desinversiones, las grandes organizaciones multinacionales han reunido un mosaico de proveedores y sistemas ERP. Además, diferentes países y regiones pueden tener procesos, procedimientos y tecnologías de gestión de datos maestros heterogéneos por varias razones históricas. Esto puede hacer que la implementación de S/4HANA sea difícil y esté llena de riesgos.
Tener varias instancias de ERP heredadas de diferentes proveedores de software puede resultar en múltiples copias de registros de datos maestros (uno para cada ERP) como mínimo y, a menudo, duplicados o inconsistencias para el mismo proveedor, material o cliente. La calidad de los datos también puede faltar o ser inconsistente en todo el panorama de ERP.
La gestión de datos maestros es lo primero
Estas inconsistencias pueden causar suficientes problemas en sus operaciones diarias, lo que dificulta su eficiencia. El problema es la falta de transparencia. Si un proveedor común específico (o una subsidiaria del proveedor) interactúa de forma independiente con diferentes regiones, condados o incluso departamentos dentro de su empresa, existe un gran riesgo de que no obtenga el mejor precio. Con diferentes números de proveedor en diferentes sistemas, puede haber una total falta de transparencia en este problema. Si la misma pieza existe con diferentes números de pieza en diferentes regiones/países, es posible que tenga un pedido pendiente en un país y que se deseche un excedente de inventario excesivo en otro. Estas situaciones son malas tanto para el resultado final como para el final y son especialmente problemáticas con los problemas actuales de la cadena de suministro global.
Rellene S/4HANA con datos maestros limpios
Obviamente, no desea reproducir estos problemas de datos maestros en su nuevo sistema S/4HANA. Por lo tanto, la gestión de datos maestros debe ser lo primero, incluida la limpieza de datos, la creación de registros dorados a través de la comparación y la vinculación, y luego su transformación para la ingesta en S/4HANA.
Mantener datos maestros en sistemas heredados
Además, para mantener las operaciones diarias durante el proyecto de migración, también debe contar con un proceso para mantener continuamente estos datos maestros no solo en S/4HANA, sino también en los sistemas heredados que respaldan negocios o geografías que aún no han migrado.
Embarcarse en el viaje hacia S/4HANA sin datos de alta calidad y una única versión de la verdad representa un riesgo sustancial para los presupuestos, los plazos y la implementación exitosa del proyecto.
El enfoque típico para la migración de datos maestros de ERP: conversiones de datos maestros estáticos
Para implementaciones de ERP muy pequeñas (un idioma, un país, una planta), una conversión de datos maestros estáticos de big bang puede ser factible. Realiza una serie de conversiones simuladas que tardan unos días en ejecutarse y luego se prepara para la conversión durante el fin de semana congelando los datos maestros, por lo general, con dos semanas de anticipación. Este enfoque no se adapta a una organización grande, multirregional o global. La congelación o conversión estática no es sostenible cuando comparte datos maestros en toda la empresa. Su empresa debe continuar operando y los datos maestros deben permanecer sincronizados entre los sistemas heredados y sus nuevos entornos S/4HANA.
Por lo tanto, para mantener sincronizados los datos maestros en los sistemas heredados durante el proyecto de migración, las prácticas comunes de conversión estática requieren un gran equipo de analistas de datos, arquitectos, desarrolladores y expertos en la materia empresarial para analizar, desarrollar, limpiar, consolidar y revisar los datos maestros. que luego se mapea y transforma para el consumo de S/4HANA. Este es un proceso que consume mucho tiempo y esfuerzo al final del cual tiene un proceso de revisión posiblemente repetible para cada cambio de datos maestros.
Reduzca la cantidad de herramientas necesarias para la migración a S/4HANA
Muchas migraciones de SAP S/4HANA siguen este modelo con el panorama tecnológico típico de SAP a través de SAP Data Steward y SAP Data Services con un desarrollo sustancial de ABAP.
Un gran fabricante de herramientas eléctricas calculó que necesitaba más de 30 herramientas SAP diferentes para administrar y migrar sus datos maestros a S/4HANA.
Conversión de datos maestros estáticos: los equipos de migración de datos de analistas comerciales, desarrolladores, arquitectos y expertos en la materia deben mantener sincronizados los datos maestros en los sistemas heredados mientras migran a S/4HANA. Se necesitan múltiples herramientas y servicios.
Utilice la configuración en lugar de la codificación
S/4HANA MDG (Master Data Governance) se puede utilizar para mantener SAP después de la migración. Sin embargo, como cabría esperar de una herramienta de gestión de datos maestros específica del software ERP, SAP MDG se suele implementar solo para admitir datos maestros para SAP. El soporte de modelos de datos adicionales (es decir, sistemas heredados) requiere una amplia personalización y rara vez, si es que alguna vez, se hace.
Mediante el uso de una solución de gestión de datos maestros configurable, puede eliminar gran parte del esfuerzo de diseño y desarrollo y mantener los datos maestros de forma excepcional a medida que cambian.
Gobernanza de datos maestros durante y más allá de la migración de datos de ERP
Otro problema con las conversiones estáticas es: ¿qué sucede después? Seguirán llegando nuevos clientes, proveedores, materiales y nuevos datos maestros de finanzas, y debe asegurarse de que no sean duplicados de los datos existentes. A medida que avanza el negocio durante el proyecto de migración, debe mantener la coherencia entre sus sistemas heredados y las implementaciones incrementales de S/4HANA.
Los cambios constantes en sus datos maestros implican un gran riesgo para su implementación y requieren un control continuo de los datos maestros más allá de los esfuerzos de migración. Esto se puede hacer con la entrada de datos duplicados en sus sistemas nuevos y heredados, pero esto requiere mucho trabajo y es propenso a errores. Como se mencionó anteriormente, esto podría hacerse en una herramienta de gobierno de datos específica de ERP, pero implicaría un extenso código "desechable".
Una solución de gestión de datos maestros (MDM) puede mitigar ese riesgo y reducir los costos de mano de obra asociados. MDM puede garantizar la calidad de los datos y habilitar el valor comercial ya durante el proyecto. No necesita esperar hasta que la implementación esté completamente completa.
Un nuevo enfoque para la migración de datos maestros de ERP: habilitado para MDM
Su viaje a S/4HANA puede beneficiarse significativamente de una solución de gestión de datos maestros para la continuidad del negocio, debido al proceso de migración incremental que puede tardar años en completarse.
Durante su viaje de migración a S/4HANA, además del proyecto, su organización necesita mantener las luces encendidas para que su negocio pueda continuar funcionando tanto en S/4HANA como en ERP heredados hasta la implementación completa.
Una solución MDM que puede administrar varios dominios de datos y modelos de datos puede mitigar el riesgo de su migración de datos a S/4HANA ERP; y también puede ayudarlo a administrar los cambios de los datos existentes.
El uso de MDM multidominio para hacer el trabajo duro y garantizar la información actualizada en S/4HANA tiene varias ventajas:
Rápido tiempo de valorización
MDM facilita la sincronización de los datos existentes y lo ayuda a crear registros dorados para S/4HANA. Puede aprovechar los flujos de trabajo de gobierno de datos integrados para limpiar y deduplicar registros de datos. Pero lo más importante, una solución MDM independiente que puede admitir múltiples modelos de datos a través de la configuración, lo que lo ayuda a administrar numerosos modelos de datos en varios sistemas y proveedores. Esto significa que se necesitan muchas menos herramientas y personas para manejar la migración y, en consecuencia, tanto los costos como el tiempo de creación de valor se reducen significativamente.
Mejore las operaciones comerciales durante la migración de datos
Con un sistema MDM multidominio como depósito de datos maestros, se vuelve más fácil migrar país por país o conjuntos de datos individuales por línea de negocio.
La limpieza continua de datos le permite aprovechar datos maestros actualizados y registros dorados para los procesos comerciales diarios mientras el proyecto de migración está en marcha. Literalmente, no hay necesidad de esperar a que S/4HANA esté en funcionamiento para aprovechar los beneficios de los datos limpios. La gestión de datos maestros al mismo tiempo significa que puede iniciar la optimización de proveedores y lanzar iniciativas de cumplimiento y sostenibilidad antes de lo previsto y derivar otros proyectos mientras se prepara para S/4HANA.
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MDM le proporciona un conjunto de herramientas configurables que permite la gestión de los datos después de la conversión, en lugar de los datos que se encuentran en un archivo esencialmente imposible de mantener.
- MDM es un paquete de software que está diseñado para mantener la calidad de los datos, vincular, fusionar, desfusionar, desduplicar, etc., lo que le ahorra la necesidad de escribir un código extenso para administrar los datos maestros.
- MDM le permite administrar datos maestros para S/4HANA y sistemas heredados al mismo tiempo, ahorrándole el mantenimiento dual y la entrada de datos duplicados.
- El acceso a datos maestros limpios durante todo el proceso de migración, y no solo al final, le permite cosechar continuamente beneficios comerciales, como la racionalización de proveedores, las negociaciones de abastecimiento y la visibilidad de las piezas.
- Mantenimiento de datos preparado para el futuro: además de crear registros dorados, MDM proporciona una capacidad de incorporación para garantizar que los nuevos elementos se validen y se comparen con los datos existentes. Un modelo de datos flexible, jerarquías lógicas y flujos de trabajo basados en reglas comerciales brindan soporte para el gobierno de datos y garantizan que siempre tenga datos de alta calidad y registros dorados actualizados, también después de la implementación de S/4HANA.
Conversión de datos maestros habilitada para MDM: MDM mantiene los sistemas heredados sincronizados y alimenta S/4HANA con registros dorados.
Beneficios continuos de usar MDM junto con SAP S/4HANA
La migración de datos de su ERP a S/4HANA puede ser una molestia. El viaje generalmente requiere muchas herramientas que necesitan mucha codificación. En la mayoría de los casos, SAP MDG solo se habilita al final del viaje para administrar los nuevos datos.
Un enfoque más rentable y menos riesgoso es implementar una solución MDM al principio del proceso. La solución MDM es configurable y no requiere codificación, y proporciona un lugar para aterrizar y mantener datos durante y después del proyecto de migración.
MDM le permite administrar todos los dominios de datos, conectarse a fuentes de terceros para el enriquecimiento de datos, traductores y grupos de datos para que sus datos se ajusten a su propósito, por ejemplo, compartir con socios comerciales, sistemas de ventas y sistemas regulatorios.
