Wat is Master Data Management?

Master Data Management (MDM) is het essentiële proces van het managen, centraliseren, ordenen, categoriseren, lokaliseren, synchroniseren en verrijken van master data conform uw verkoop-, marketing- en operationele bedrijfsstrategieën.

Master data kan bestaan uit informatie over producten, klanten, leveranciers, locaties en activa, naast alle informatiebronnen die uw business stimuleren.

Master Data Management in één centrale repository geeft u één enkel, leidend informatie-overzicht en elimineert kostbare inefficiënties door data silo's.

Het ondersteunt uw business initiatieven door identificatie, koppeling en syndicatie van informatie tussen producten, klanten, winkels/locaties, werknemers, leveranciers en digitale assets.

MDM is een belangrijke discipline voor organisaties die de kwaliteit van hun gegevens willen verbeteren, de bedrijfsvoering willen stroomlijnen en de naleving van regelgeving willen waarborgen. Het is echter mogelijk dat niet alle organisaties inzien wanneer ze MDM nodig hebben.

Hier zijn enkele van de meest voorkomende signalen die erop kunnen wijzen dat een organisatie MDM nodig heeft:

• Problemen met gegevenskwaliteit: als er problemen met de gegevenskwaliteit zijn, zoals onvolledige, onnauwkeurige of inconsistente gegevens, kan dit een teken zijn dat MDM nodig is. Slechte datakwaliteit kan leiden tot slechte besluitvorming, inefficiënte operaties en hogere kosten.
• Gegevenssilo's: Als gegevens zijn opgeslagen in meerdere silo's of systemen binnen een organisatie, kan het moeilijk zijn om een alomvattend overzicht van gegevens te creëren. MDM kan helpen om gegevens uit meerdere bronnen en systemen te consolideren in één uniforme weergave.
• Dubbele gegevens: Als er dubbele gegevens zijn tussen verschillende systemen of afdelingen, kan het moeilijk zijn om te bepalen welke gegevens juist zijn. MDM kan helpen bij het identificeren en elimineren van dubbele gegevens, het verminderen van gegevensredundantie en het verbeteren van de gegevensnauwkeurigheid.

• Gebrek aan gegevensbeheer: als er binnen een organisatie geen duidelijke eigendoms- of beheerstructuur voor gegevens is, kan dit leiden tot inconsistente gegevensbeheerpraktijken. MDM kan helpen bij het opzetten van een governancestructuur voor gegevens, waarbij wordt gedefinieerd wie verantwoordelijk is voor gegevens, hoe deze worden gebruikt en hoe ze worden onderhouden.
• Inefficiënt gegevensbeheer: Als gegevensbeheerprocessen inefficiënt of tijdrovend zijn, kan dit een teken zijn dat MDM nodig is. MDM kan helpen bij het stroomlijnen van gegevensbeheerprocessen, waardoor de tijd en moeite die nodig is om gegevens te beheren, wordt verminderd.
• Nalevingsproblemen: als een organisatie onderworpen is aan wettelijke nalevingsvereisten, zoals HIPAA in de gezondheidszorg of de AVG in Europa, kan dit een teken zijn dat MDM nodig is. MDM kan ervoor zorgen dat gegevens nauwkeurig, volledig en up-to-date zijn, waardoor organisaties kunnen voldoen aan wettelijke nalevingsvereisten.

Als een organisatie een van deze signalen ervaart, kan dit in het algemeen een goede indicatie zijn dat MDM nodig is om de gegevenskwaliteit te helpen verbeteren, de activiteiten te stroomlijnen en de naleving van de regelgeving te waarborgen.

Het kiezen van de juiste MDM-oplossing kan een complex proces zijn, maar er zijn enkele belangrijke factoren die u kunnen helpen bij uw beslissing. Hier zijn enkele stappen om te overwegen:

• Definieer uw bedrijfsvereisten: Identificeer de kritieke gegevensdomeinen die moeten worden beheerd, de bedrijfsprocessen waarvoor stamgegevens nodig zijn en het beleid en de procedures voor gegevensbeheer die moeten worden afgedwongen. Dit helpt u bij het bepalen van de functionaliteit en mogelijkheden die uw MDM-oplossing moet bieden.
• Evalueer de MDM-leverancier: Evalueer de MDM-leverancier op basis van hun ervaring, reputatie en staat van dienst. Houd rekening met factoren zoals hun branche-expertise, de omvang en reikwijdte van hun klantenbestand, hun innovatieniveau en hun vermogen om uw specifieke zakelijke vereisten te ondersteunen.
• Beoordeel het MDM-platform: Beoordeel het MDM-platform op basis van de schaalbaarheid, flexibiliteit en integratiemogelijkheden. Denk aan factoren als het datamodel, het kunnen omgaan met meerdere datadomeinen, de ondersteuning van data governance en stewardship en de integratie met andere IT-systemen.

• Evalueer de datakwaliteitsmogelijkheden: Evalueer de datakwaliteitsmogelijkheden van de MDM-oplossing, inclusief dataprofilering en -analyse, dataopschoning en -verrijking en datavalidatie en -verificatie. Denk hierbij aan factoren als de mate van automatisering, de mogelijkheid om grote hoeveelheden data te verwerken en de ondersteuning voor monitoring en rapportage van datakwaliteit.
• Overweeg de implementatieopties: Overweeg de implementatieopties voor de MDM-oplossing, zoals cloudgebaseerd, on-premise of hybride. Evalueer de voor- en nadelen van elke optie op basis van factoren als beveiliging, schaalbaarheid en kosten.
• Evalueer de totale eigendomskosten: Evalueer de totale eigendomskosten voor de MDM-oplossing, inclusief de licentie-, implementatie- en lopende onderhouds- en ondersteuningskosten. Houd rekening met factoren zoals het prijsmodel, het vereiste aanpassingsniveau en het ondersteuningsniveau van de leverancier.

Door rekening te houden met deze factoren, kunt u de juiste MDM-oplossing voor uw organisatie kiezen, ervoor zorgen dat deze voldoet aan uw zakelijke vereisten, is afgestemd op uw IT-landschap en de functionaliteit, schaalbaarheid en gegevenskwaliteit biedt die u nodig hebt.

MDM kan in verschillende stijlen worden ingezet, elk met zijn unieke kenmerken en voordelen. De vier belangrijkste MDM-implementatiestijlen zijn:

• Consolidatie MDM: Bij deze stijl worden alle stamgegevens geconsolideerd in één repository, waar ze worden gestandaardiseerd, opgeschoond en verrijkt. Deze benadering is geschikt voor organisaties met een groot aantal ongelijksoortige systemen die moeten worden geïntegreerd tot één bron van waarheid.
• Registry MDM: In deze stijl worden de stamgegevens bijgehouden in de oorspronkelijke systemen en fungeert het MDM-systeem als een register van de stamgegevensattributen. Deze aanpak is geschikt voor organisaties die niet alle data willen consolideren, maar een manier zoeken om de relaties tussen data-objecten te beheren.
• Gecentraliseerde MDM: Bij deze stijl worden de stamgegevens centraal beheerd, maar worden de gegevens indien nodig gesynchroniseerd met de bronsystemen. Deze aanpak is geschikt voor organisaties die hun masterdata centraal willen beheren maar ook enige autonomie in hun business units willen toestaan.
• Coëxistentie MDM: In deze stijl bestaan meerdere MDM-systemen naast elkaar binnen een organisatie, die elk specifieke domeinen van stamgegevens beheren. Deze aanpak is geschikt voor organisaties met meerdere branches die verschillende MDM-systemen nodig hebben.

Houd rekening met de volgende factoren om de juiste MDM-implementatiestijl voor uw organisatie te kiezen:

• Bedrijfsvereisten: Identificeer de kritieke gegevensdomeinen die moeten worden beheerd, de bedrijfsprocessen waarvoor stamgegevens nodig zijn en het beleid en de procedures voor gegevensbeheer die moeten worden afgedwongen.
• IT-landschap: Begrijp de bestaande IT-systemen, de databronnen en de data-integratiemogelijkheden van uw organisatie.
• Organisatiestructuur: Denk aan de organisatiestructuur, de bedrijfsonderdelen en de besluitvormingsprocessen die moeten worden ondersteund.
• Vereisten voor gegevenskwaliteit: Bepaal de gegevenskwaliteitsnormen waaraan moet worden voldaan en het niveau van gegevensopschoning en -verrijking dat vereist is.
• Nalevingsvereisten: Overweeg eventuele wettelijke nalevingsvereisten waaraan moet worden voldaan en het niveau van gegevensbeveiliging dat vereist is.

Door deze factoren te evalueren, kunt u de juiste MDM-implementatiestijl voor uw organisatie kiezen, zodat deze voldoet aan uw zakelijke behoeften, aansluit bij uw IT-landschap en voldoet aan wettelijke vereisten.

Het implementeren van MDM kan een complex proces zijn, maar er zijn enkele best practices die kunnen helpen zorgen voor een succesvolle implementatie. Hier zijn enkele belangrijke stappen om te overwegen:

• Definieer uw MDM-strategie: ontwikkel een duidelijk begrip van de zakelijke vereisten, doelen en reikwijdte van het MDM-initiatief. Definieer de datadomeinen die moeten worden beheerd, het data governance-beleid dat moet worden gehandhaafd en de key performance indicators (KPI's) die het succes van het project zullen meten.
• Beoordeel uw huidige gegevenslandschap: voer een uitgebreide beoordeling uit van uw huidige gegevenslandschap om inzicht te krijgen in de kwaliteit, volledigheid en consistentie van uw gegevens. Dit zal helpen bij het identificeren van problemen met de gegevenskwaliteit en gegevenssilo's die moeten worden aangepakt.
• Ontwikkel een datamodel: ontwikkel een uitgebreid datamodel dat de entiteiten, attributen en relaties van de stamgegevens definieert. Dit vormt de basis voor uw MDM-implementatie.
• Kies een MDM-platform: Kies een MDM-platform dat voldoet aan uw zakelijke vereisten, aansluit bij uw IT-landschap en de functionaliteit en schaalbaarheid biedt die u nodig hebt.

• Bouw en implementeer uw MDM-oplossing: bouw en implementeer uw MDM-oplossing op basis van het datamodel, met behulp van een gefaseerde aanpak die prioriteit geeft aan de meest kritieke datadomeinen en bedrijfsprocessen. Gebruik gegevensprofilering en -analyse, gegevensopschoning en -verrijking en gegevensbeheer en -beheer om ervoor te zorgen dat de gegevens nauwkeurig, volledig en consistent zijn.
• Stel doorlopende gegevenskwaliteitsbewaking in: Stel doorlopende gegevenskwaliteitsbewaking en -rapportage in om ervoor te zorgen dat uw MDM-oplossing in de loop van de tijd effectief blijft. Definieer gegevenskwaliteitsstatistieken en KPI's die de effectiviteit van uw MDM-oplossing meten en identificeer eventuele problemen die moeten worden aangepakt.
• Onderhoud en evolueer uw MDM-oplossing: onderhoud en evolueer uw MDM-oplossing om ervoor te zorgen dat deze blijft voldoen aan uw evoluerende zakelijke behoeften en wettelijke vereisten. Voer periodieke beoordelingen uit om de effectiviteit van uw MDM-oplossing te beoordelen en kansen voor verbetering te identificeren.

Door deze best practices te volgen, kunnen organisaties met succes MDM implementeren, de datakwaliteit verbeteren, dataredundantie verminderen en een uniform beeld van hun data krijgen. Dit kan leiden tot betere besluitvorming, verbeterde operationele efficiëntie en betere naleving van regelgeving.