Was ist Stammdatenmanagement?

Stammdatenmanagement (Stammdatenverwaltung, Master Data Management oder MDM) ist der Kernprozess zur Verwaltung, Zentralisierung, Organisation, Kategorisierung, Lokalisierung, Synchronisierung und Anreicherung von Stammdaten gemäß der Business Rules der Vertriebs-, Marketing- und Betriebsstrategien Ihres Unternehmens.

Stammdaten umfassen dabei Informationen zu Produkten, Kunden, Lieferanten, Standorten oder Werbemitteln. Zusätzlich können Sie auch anderen Datenquellen mit einbeziehen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind.

Die effiziente Verwaltung von Stammdaten an einem zentralen Ort bietet den Vorteil, unternehmensweit auf präzise, identische Daten zugreifen zu können. Ineffiziente und teure Strukturen mit einzelnen Datensilos werden dabei vermieden.

Mit Stammdatenmanagement unterstützen Sie geschäftliche Vorhaben durch Identifizierung, Verknüpfung und Syndizierung von Daten zu Produkten, Kunden, Geschäften, Standorten, Mitarbeitern, Lieferanten, digitalen Ressourcen und mehr.

Das Stammdatenmanagement ist eine wichtige Disziplin für Unternehmen, die die Qualität ihrer Daten verbessern, Abläufe rationalisieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellen möchten. Allerdings erkennen möglicherweise nicht alle Organisationen, wann sie eine Stammdatenverwaltung benötigen.

Hier sind einige der häufigsten Anzeichen dafür, dass ein Unternehmen eine Stammdatenverwaltung benötigt:

• Probleme mit der Datenqualität: Wenn Datenqualitätsprobleme wie unvollständige, ungenaue oder inkonsistente Daten vorliegen, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass MDM erforderlich ist. Eine schlechte Datenqualität kann zu schlechter Entscheidungsfindung, ineffizienten Abläufen und höheren Kosten führen.
• Datensilos: Wenn Daten in mehreren Silos oder Systemen im gesamten Unternehmen gespeichert sind, kann es schwierig sein, eine umfassende Datenansicht zu erstellen. MDM kann dabei helfen, Daten aus mehreren Quellen und Systemen in einer einzigen, einheitlichen Ansicht zu konsolidieren.
• Doppelte Daten: Wenn es in verschiedenen Systemen oder Abteilungen doppelte Daten gibt, kann es schwierig sein, festzustellen, welche Daten korrekt sind. MDM kann dabei helfen, doppelte Daten zu identifizieren und zu beseitigen, Datenredundanz zu reduzieren und die Datengenauigkeit zu verbessern.

• Mangelnde Datenverwaltung: Wenn es innerhalb einer Organisation keine klare Eigentums- oder Steuerungsstruktur für Daten gibt, kann dies zu inkonsistenten Datenverwaltungspraktiken führen. MDM kann dabei helfen, eine Governance-Struktur für Daten zu etablieren und zu definieren, wer für die Daten verantwortlich ist, wie sie verwendet werden und wie sie gepflegt werden.
• Ineffizientes Datenmanagement: Wenn Datenverwaltungsprozesse ineffizient oder zeitaufwändig sind, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass MDM erforderlich ist. MDM kann dazu beitragen, Datenverwaltungsprozesse zu rationalisieren und den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Datenverwaltung zu reduzieren.
• Compliance-Probleme: Wenn eine Organisation regulatorischen Compliance-Anforderungen unterliegt, wie z. B. HIPAA im Gesundheitswesen oder DSGVO in Europa, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass MDM erforderlich ist. MDM kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass Daten korrekt, vollständig und aktuell sind, und Unternehmen dabei unterstützen, gesetzliche Compliance-Anforderungen einzuhalten.

Wenn in einer Organisation eines dieser Anzeichen auftritt, kann dies insgesamt ein guter Hinweis darauf sein, dass ein Stammdatenmanagement erforderlich ist, um die Datenqualität zu verbessern, Abläufe zu rationalisieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.

Die Wahl der richtigen Stammdatenmanagementlösung kann ein komplexer Prozess sein, aber es gibt einige Schlüsselfaktoren, die Ihnen bei Ihrer Entscheidung helfen können. Hier sind einige Schritte, die Sie berücksichtigen sollten:

• Definieren Sie Ihre Geschäftsanforderungen: Identifizieren Sie die kritischen Datendomänen, die verwaltet werden müssen, die Geschäftsprozesse, die Stammdaten erfordern, und die Richtlinien und Verfahren zur Datenverwaltung, die durchgesetzt werden müssen. Dies wird Ihnen helfen, die Funktionalität und Fähigkeiten zu bestimmen, die Ihre MDM-Lösung bieten muss.
• Bewerten Sie den MDM-Anbieter: Bewerten Sie den MDM-Anbieter anhand seiner Erfahrung, seines Rufs und seiner Erfolgsbilanz. Berücksichtigen Sie Faktoren wie ihre Branchenexpertise, die Größe und den Umfang ihres Kundenstamms, ihren Innovationsgrad und ihre Fähigkeit, Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zu unterstützen.
• Bewerten Sie die MDM-Plattform: Bewerten Sie die MDM-Plattform anhand ihrer Skalierbarkeit, Flexibilität und Integrationsfähigkeiten. Berücksichtigen Sie Faktoren wie das Datenmodell, die Fähigkeit, mehrere Datendomänen zu verwalten, die Unterstützung für Daten-Governance und -Verwaltung sowie die Integration mit anderen IT-Systemen.

• Bewerten Sie die Datenqualitätsfähigkeiten: Bewerten Sie die Datenqualitätsfähigkeiten der MDM-Lösung, einschließlich Datenprofilierung und -analyse, Datenbereinigung und -anreicherung sowie Datenvalidierung und -verifizierung. Berücksichtigen Sie Faktoren wie den Grad der Automatisierung, die Fähigkeit, große Datenmengen zu verarbeiten und die Unterstützung für die Überwachung und Berichterstattung der Datenqualität.
• Berücksichtigen Sie die Bereitstellungsoptionen: Berücksichtigen Sie die Bereitstellungsoptionen für die MDM-Lösung, z. B. cloudbasiert, vor Ort oder hybrid. Bewerten Sie die Vor- und Nachteile jeder Option anhand von Faktoren wie Sicherheit, Skalierbarkeit und Kosten.
• Bewerten Sie die Gesamtbetriebskosten: Bewerten Sie die Gesamtbetriebskosten für die MDM-Lösung, einschließlich der Lizenz-, Implementierungs- und laufenden Wartungs- und Supportkosten. Berücksichtigen Sie Faktoren wie das Preismodell, den Grad der erforderlichen Anpassung und den Grad des vom Anbieter bereitgestellten Supports.

Unter Berücksichtigung dieser Faktoren können Sie die richtige Stammdatenverwaltungslösung für Ihr Unternehmen auswählen und sicherstellen, dass sie Ihren Geschäftsanforderungen entspricht, sich an Ihre IT-Landschaft anpasst und die Funktionalität, Skalierbarkeit und Datenqualität bietet, die Sie benötigen.

Das Stammdatenmanagement kann in verschiedenen Stilen eingesetzt werden, jeder mit seinen einzigartigen Eigenschaften und Vorteilen. Die vier wichtigsten Bereitstellungsstile für die Stammdatenverwaltung sind:

• Konsolidierungs-MDM: Bei diesem Stil werden alle Stammdaten in einem einzigen Repository konsolidiert, wo sie standardisiert, bereinigt und angereichert werden. Dieser Ansatz eignet sich für Organisationen mit einer großen Anzahl unterschiedlicher Systeme, die in eine einzige Quelle der Wahrheit integriert werden müssen.
• Registrierungs-MDM: Bei diesem Stil werden die Stammdaten in ihren ursprünglichen Systemen verwaltet und das MDM-System fungiert als Registrierungsstelle der Stammdatenattribute. Dieser Ansatz eignet sich für Organisationen, die nicht alle Daten konsolidieren möchten, aber eine Möglichkeit benötigen, die Beziehungen zwischen Datenobjekten zu verwalten.
• Zentralisiertes MDM: Bei diesem Stil werden die Stammdaten zentral verwaltet, die Daten werden jedoch bei Bedarf mit den Quellsystemen synchronisiert. Dieser Ansatz eignet sich für Organisationen, die ihre Stammdaten zentral verwalten möchten, aber gleichzeitig eine gewisse Autonomie in ihren Geschäftseinheiten ermöglichen möchten.
• Koexistenz-MDM: Bei diesem Stil existieren mehrere MDM-Systeme innerhalb einer Organisation nebeneinander, wobei jedes einzelne spezifische Stammdatendomänen verwaltet. Dieser Ansatz eignet sich für Organisationen mit mehreren Geschäftsbereichen, die unterschiedliche MDM-Systeme benötigen.

Berücksichtigen Sie die folgenden Faktoren, um den richtigen Bereitstellungsstil für die Stammdatenverwaltung für Ihr Unternehmen auszuwählen:

• Geschäftsanforderungen: Identifizieren Sie die kritischen Datendomänen, die verwaltet werden müssen, die Geschäftsprozesse, die Stammdaten erfordern, und die Richtlinien und Verfahren zur Datenverwaltung, die durchgesetzt werden müssen.
• IT-Landschaft: Verstehen Sie die vorhandenen IT-Systeme, die Datenquellen und die Datenintegrationsfähigkeiten Ihres Unternehmens.
• Organisationsstruktur: Berücksichtigen Sie die Organisationsstruktur, die Geschäftseinheiten und die Entscheidungsprozesse, die unterstützt werden müssen.
• Anforderungen an die Datenqualität: Bestimmen Sie die Datenqualitätsstandards, die erfüllt werden müssen, und den Grad der erforderlichen Datenbereinigung und -anreicherung.
• Compliance-Anforderungen: Berücksichtigen Sie alle regulatorischen Compliance-Anforderungen, die erfüllt werden müssen, und das erforderliche Maß an Datensicherheit.

Durch die Bewertung dieser Faktoren können Sie den richtigen Bereitstellungsstil für die Stammdatenverwaltung für Ihr Unternehmen auswählen und so sicherstellen, dass er Ihren Geschäftsanforderungen entspricht, mit Ihrer IT-Landschaft übereinstimmt und den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Die Implementierung des Stammdatenmanagements kann ein komplexer Prozess sein, es gibt jedoch einige Best Practices, die zu einer erfolgreichen Implementierung beitragen können. Hier sind einige wichtige Schritte, die Sie berücksichtigen sollten:

• Definieren Sie Ihre MDM-Strategie: Entwickeln Sie ein klares Verständnis der Geschäftsanforderungen, Ziele und des Umfangs der MDM-Initiative. Definieren Sie die zu verwaltenden Datendomänen, die durchzusetzenden Daten-Governance-Richtlinien und die Key Performance Indicators (KPIs), die den Erfolg des Projekts messen.
• Bewerten Sie Ihre aktuelle Datenlandschaft: Führen Sie eine umfassende Bewertung Ihrer aktuellen Datenlandschaft durch, um die Qualität, Vollständigkeit und Konsistenz Ihrer Daten zu verstehen. Dies wird dazu beitragen, etwaige Datenqualitätsprobleme und Datensilos zu identifizieren, die behoben werden müssen.
• Entwickeln Sie ein Datenmodell: Entwickeln Sie ein umfassendes Datenmodell, das die Entitäten, Attribute und Beziehungen der Stammdaten definiert. Dies dient als Grundlage für Ihre MDM-Implementierung.
• Wählen Sie eine MDM-Plattform: Wählen Sie eine MDM-Plattform, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht, zu Ihrer IT-Landschaft passt und die Funktionalität und Skalierbarkeit bietet, die Sie benötigen.

• Erstellen und implementieren Sie Ihre MDM-Lösung: Erstellen und implementieren Sie Ihre MDM-Lösung basierend auf dem Datenmodell und verwenden Sie dabei einen schrittweisen Ansatz, der die kritischsten Datendomänen und Geschäftsprozesse priorisiert. Nutzen Sie Datenprofilierung und -analyse, Datenbereinigung und -anreicherung sowie Datenverwaltung und -verantwortung, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt, vollständig und konsistent sind.
• Richten Sie eine kontinuierliche Überwachung der Datenqualität ein: Richten Sie eine kontinuierliche Überwachung und Berichterstattung der Datenqualität ein, um sicherzustellen, dass Ihre MDM-Lösung langfristig effektiv bleibt. Definieren Sie Datenqualitätsmetriken und KPIs, die die Wirksamkeit Ihrer MDM-Lösung messen und alle Probleme identifizieren, die behoben werden müssen.
• Pflegen und entwickeln Sie Ihre MDM-Lösung: Pflegen und entwickeln Sie Ihre MDM-Lösung weiter, um sicherzustellen, dass sie weiterhin Ihren sich ändernden Geschäftsanforderungen und gesetzlichen Anforderungen entspricht. Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch, um die Wirksamkeit Ihrer MDM-Lösung zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Durch die Befolgung dieser Best Practices können Unternehmen das Stammdatenmanagement erfolgreich implementieren, die Datenqualität verbessern, Datenredundanz reduzieren und eine einheitliche Sicht auf ihre Daten erhalten. Dies kann zu einer besseren Entscheidungsfindung, einer verbesserten betrieblichen Effizienz und einer verbesserten Einhaltung gesetzlicher Vorschriften führen.