Fondata nel 1926 come libreria, Lyreco offre oggi una vasta gamma di prodotti a supporto dei moderni ambienti di lavoro in tutto il mondo. L’azienda a capitale privato, presente in 25 paesi, è leader in Europa e il terzo distributore mondiale di prodotti e servizi per l’ambiente di lavoro. Lyreco fornisce alle aziende di tutto il mondo tutto il necessario per l’ambiente di lavoro, dalle forniture per ufficio, ai servizi di stampa e ai materiali di consumo, fino ai dispositivi di protezione individuale e alle soluzioni di sicurezza, alla ristorazione, all’igiene e all’arredamento.
Nuove strategie hanno spinto Lyreco a rivedere il modo in cui immetteva sul mercato decine di migliaia di prodotti in tutto il mondo. In un settore caratterizzato da margini ridottissimi, entrare in nuovi mercati e apportare cambiamenti strutturali significativi può comportare notevoli rischi. Ma era chiaro anche il costo dell’immobilismo.
Sebbene negli ultimi anni l’azienda abbia venduto principalmente ad acquirenti aziendali, desiderava espandersi nel mercato delle piccole e medie imprese (PMI), oltre a sviluppare un’attività dedicata ai prodotti per la sicurezza. Voleva inoltre aumentare l’efficienza dei propri sistemi ed evitare spese eccessive.
Con i nuovi clienti che si aspettavano esperienze più curate e un afflusso costante di nuovi prodotti da inserire nel catalogo e vendere, Lyreco doveva anticipare un processo di inserimento dei prodotti e di gestione delle informazioni sempre più complesso, che comportava un aumento significativo del carico di lavoro per i suoi team.
La soluzione: una trasformazione radicale e pluriennale dei flussi di lavoro relativi ai dati di prodotto, passando da diversi sistemi legacy a una moderna soluzione cloud basata su Stibo Systems. Il risultato finale ha dimezzato i tempi di immissione sul mercato, automatizzato un grande volume di attività di inserimento dati e contribuito a migliorare il posizionamento dell’azienda nei risultati di ricerca su diversi mercati internazionali.
Sfide
Nuovi clienti, nuove esigenze e sfide legate ai sistemi legacy
Il team di Lyreco ha compreso che i clienti delle PMI cercavano un’esperienza cliente molto diversa. Mentre le grandi imprese (i clienti tradizionali di Lyreco) tendevano a utilizzare il sito web di Lyreco come piattaforma di acquisto, le PMI spesso adottavano un approccio diverso.
I clienti aziendali esistenti dell’azienda sapevano cosa volevano acquistare e spesso effettuavano ricerche semplicemente in base al codice SKU. Al contrario, i clienti delle PMI desideravano informarsi sui prodotti prima di effettuare l’ordine. Le descrizioni dei prodotti e gli altri contenuti dovevano essere coerenti e di alta qualità – e ciò comportava un carico di lavoro molto maggiore per il personale di Lyreco.
Anche i fornitori di Lyreco avevano un compito arduo. Inserire prodotti nuovi o aggiornati su Lyreco comportava destreggiarsi tra strumenti e processi complessi e una notevole quantità di lavoro manuale per garantire che le descrizioni soddisfacessero i requisiti dei dati.
Era fondamentale migliorare la qualità dei contenuti relativi ai prodotti in diverse regioni e lingue. Ciò rappresentava una sfida particolarmente ardua, dato che l’offerta di Lyreco comprende decine di migliaia di prodotti in continua evoluzione.
La creazione di descrizioni dei prodotti e di altri contenuti affidabili, coerenti e di alta qualità è un’attività che richiede molto tempo, e il team di Lyreco era già sovraccarico di lavoro a causa dell’aggiunta e della modifica dei prodotti man mano che i fornitori presentavano nuove linee. Anche il processo di raccolta, redazione, revisione e pubblicazione dei contenuti era inefficiente e richiedeva l’intervento di diversi specialisti per essere portato a termine.
Il divario tra gli strumenti esistenti e le nuove esigenze ha aumentato il carico di lavoro a carico degli specialisti dei contenuti. Era difficile svolgere questo lavoro ripetitivo senza commettere errori, poiché il team faceva affidamento su più sistemi che non concordavano su un’unica versione di riferimento.
In sintesi, Lyreco si trovava ad affrontare le seguenti sfide:
- I nuovi clienti richiedevano maggiori informazioni sui prodotti e le diverse regioni presentavano requisiti linguistici diversi
- I contenuti relativi ai prodotti, incoerenti e talvolta errati, comportavano un’esperienza di acquisto insoddisfacente e resi dei prodotti
- I team esistenti erano sommersi da un lavoro meccanico di base, il che rendeva difficile dare priorità a compiti più importanti e gratificanti
- I fornitori dovevano destreggiarsi tra più sistemi e ricorrere all’inserimento manuale dei dati per inserire prodotti nuovi o aggiornati nel sistema di Lyreco
- I sistemi legacy erano incentrati sui processi interni e il loro adattamento ai nuovi requisiti esterni aveva iniziato ad aggiungere una complessità che superava il loro valore
Soluzione
Migrazione al SaaS per garantire flessibilità e prepararsi al futuro
Dopo due decenni di utilizzo di sistemi e strumenti legacy per la creazione e la gestione dei contenuti di prodotto, Lyreco ha scelto il Product Experience Data Cloud di Stibo Systems , ospitato su Microsoft Azure, come fulcro del suo nuovo approccio all’automazione dei prodotti.
Lyreco ha deciso di migrare alla soluzione SaaS di Stibo Systems per la gestione dei dati di prodotto, riconoscendone il potenziale nel fornire un framework più conveniente per lo sviluppo di solide funzionalità di gestione dei dati master (MDM). Questa mossa strategica ha favorito una migliore governance dei dati e una maggiore conformità alle normative , fornendo al contempo la flessibilità necessaria per adattarsi alle tecnologie emergenti.
"Avevamo un sistema on-premises che usavamo per gestire la gestione dei dati dei prodotti, che era la piattaforma Stibo Systems. Era un ottimo prodotto, ma era on-prem e sapevamo che se volevamo utilizzare altri moduli, dovevamo passare al cloud."
- Arnaud Delepouve, Product Owner Content, Lyreco Group
La soluzione Product Experience Data Cloud comprende i servizi cloud di Product Data Onboarding e Product Information Management (PIM) . Con la nuova soluzione, Lyreco ha cercato di automatizzare il più possibile il processo di inserimento dei prodotti e di gestione dei contenuti.
Grazie al nuovo sistema di inserimento dei dati di prodotto, i fornitori possono ora caricare i contenuti relativi ai prodotti direttamente nel sistema di Lyreco, dove flussi di lavoro predefiniti convalidano, preparano e rendono disponibili per l’uso ogni singolo contenuto.
"Se volevamo scambiare dati con i nostri fornitori, dovevamo utilizzare un modello di dati comune, uno che fosse più facile da integrare. Quindi, abbiamo dovuto esaminare il nostro modello esistente, che è stato molto incentrato internamente per 20 anni, e ricostruirlo per essere più allineato alle gerarchie e agli attributi dei prodotti utilizzati nel mercato. In questo modo, quando ci siamo rivolti ai nostri fornitori, non stavamo chiedendo qualcosa da personalizzare."
- Arnaud Delepouve, Product Owner Content, Lyreco Group
Creazione più rapida dei contenuti con l’IA
Trasformare le specifiche e le descrizioni dei prodotti in narrazioni fluide che soddisfino specifici requisiti informativi è un compito in cui eccellono i moderni modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM), una forma di IA. Impiegando l’IA come parte del processo, Lyreco ha potuto accelerare la creazione dei contenuti e ridurre il lavoro ripetitivo per il proprio team dedicato, il tutto mantenendo l’accuratezza.
Collegando questo motore di contenuti basato sull’IA al servizio cloud PIM di Stibo Systems, Lyreco ha risolto i problemi ricorrenti legati alla creazione, all’adattamento e all’aggiornamento delle descrizioni dei prodotti in diverse regioni e lingue per il proprio personale, i fornitori e la nuova base clienti.
Lyreco ha creato circa 20 flussi di lavoro automatizzati per verificare e convalidare i dati di prodotto in entrata. Questi “golden record” hanno creato un’unica versione dei contenuti e degli altri dati, che sarebbe stata utilizzata per sviluppare descrizioni e altre risorse nella fase successiva del processo.
Lo strumento di IA sfrutta questa “versione unica della verità” per iniziare a creare descrizioni adatte ai 25 mercati in cui l’azienda opera. Parte delle istruzioni fornite all’IA consiste nel ricercare elementi di differenziazione e una struttura adeguata per migliorare il posizionamento nei motori di ricerca (SEO). I dati e i contenuti vengono condivisi tra più paesi, e i team regionali e di contenuto possono quindi perfezionare ulteriormente il risultato per adattarne il tono, l’orientamento e lo stile.
Nel corso del tempo, Lyreco sta gradualmente abbandonando le vecchie interfacce e i canali attraverso i quali i fornitori possono fornire i dati di prodotto, passando al servizio cloud Product Data Onboarding di Stibo Systems, risolvendo così una sfida significativa per i propri fornitori. Utilizzando il servizio cloud PIM, i fornitori possono anche visualizzare, modificare e migliorare il modo in cui i loro prodotti vengono descritti e presentati sul sito di Lyreco.
In prospettiva, il team di Lyreco sta valutando come trasferire questo flusso di lavoro basato sull’intelligenza artificiale e sull’automazione alle funzionalità di IA di Stibo Systems, avvicinando ancora di più l’intelligenza al cuore della propria infrastruttura di dati di prodotto.
Risultati
In un unico progetto, Lyreco ha affrontato le sfide e ha saputo cogliere le opportunità per clienti, fornitori e stakeholder interni. Inoltre, questo investimento in una trasformazione su larga scala dei dati ha creato una solida base per le opportunità future.
- Maggiore scalabilità: Le descrizioni uniformi dei prodotti consentono a Lyreco di espandersi più facilmente in 25 paesi, con il suo vasto portafoglio di prodotti e in più lingue. Le descrizioni dei prodotti e altri dati possono ora essere creati una sola volta e distribuiti in più sedi e lingue, eliminando il lavoro duplicato e riducendo gli errori.
- Tempi di immissione sul mercato più rapidi grazie a una maggiore automazione e a una maggiore efficienza operativa: Invece del processo lento e soggetto a errori dell’inserimento manuale dei dati per l’inserimento di un prodotto, ora i nuovi prodotti possono essere immessi sul mercato più rapidamente.
- Tassi di reso ridotti: Con l’introduzione del nuovo sistema, Lyreco ha notato una diminuzione dei prodotti restituiti dai clienti, il che suggerisce che le descrizioni più accurate abbiano aiutato gli acquirenti a trovare il prodotto giusto al primo tentativo.
- Miglioramento delle prestazioni SEO: I posizionamenti SEO sono fondamentali per Lyreco, in particolare nei mercati più recenti. Dopo l’implementazione, le schede prodotto di Lyreco nel mercato thailandese sono passate dalla seconda pagina dei risultati di ricerca di Google alla seconda posizione della prima pagina.
- Miglioramento del morale dei dipendenti: Risolvendo il problema dell’inserimento manuale dei dati, il team responsabile dei contenuti ha potuto dedicarsi ad attività più creative, tra cui la revisione dei testi generati dall’intelligenza artificiale.
"È più divertente per i nostri team di contenuti perché stanno facendo la differenza. Possono vederlo; è più misurabile. Ma è anche super eccitante per i team di tutto il mondo, non solo per i nostri uffici principali, ma anche per i nostri team in altri paesi perché possono creare contenuti locali."
- Arnaud Delepouve, Product Owner Content, Lyreco Group
Clienti più soddisfatti, fornitori più contenti e tempi di immissione sul mercato più rapidi
Con il suo progetto di trasformazione, Lyreco ha risolto una serie di problemi in un colpo solo. Ha eliminato il crescente debito tecnico, è passata a un’architettura cloud più scalabile e ha ottimizzato diversi flussi di lavoro relativi ai dati.
L’aumento dell’efficienza ha inoltre rafforzato i rapporti con i fornitori, migliorato l’esperienza dei clienti per il nuovo settore delle PMI a cui Lyreco si rivolge, e ha consentito ai creativi dei contenuti e al personale locale di dedicare il proprio tempo a un lavoro più strategico e gratificante. L’automazione ha inoltre portato a migliori prestazioni SEO, a tempi di immissione sul mercato più rapidi e a un merchandising dei prodotti più coerente.
