Fundada como livraria em 1926, a Lyreco oferece hoje uma ampla variedade de produtos para atender aos ambientes de trabalho modernos em todo o mundo. A empresa de capital privado, presente em 25 países, é líder europeia e a terceira maior distribuidora de produtos e serviços para o ambiente de trabalho em todo o mundo. A Lyreco fornece itens essenciais para o ambiente de trabalho a empresas em todos os lugares, desde materiais de escritório, serviços de impressão e consumíveis até equipamentos de proteção individual e soluções de segurança, serviços de catering, higiene e mobiliário.
Novas estratégias levaram a Lyreco a repensar a forma como levava dezenas de milhares de produtos ao mercado em todo o mundo. Em um setor com margens extremamente estreitas, entrar em novos mercados e realizar mudanças estruturais significativas pode ser repleto de riscos. Mas o custo de permanecer estagnada também era evidente.
Embora a empresa tenha vendido principalmente para compradores corporativos nos últimos anos, ela desejava expandir-se para o mercado de pequenas e médias empresas (PMEs), bem como desenvolver um negócio de produtos de segurança. Além disso, buscava aumentar a eficiência de seus sistemas e evitar gastos excessivos.
Com novos clientes esperando experiências mais refinadas e um fluxo constante de novos produtos para listar e vender, a Lyreco precisava se antecipar a um processo cada vez mais complexo de integração de produtos e gestão de informações, que levava a aumentos significativos na carga de trabalho de suas equipes.
A solução: uma transformação radical e plurianual de seus fluxos de trabalho de dados de produtos, passando de vários sistemas legados para uma solução moderna na nuvem desenvolvida pela Stibo Systems. O resultado final reduziu pela metade o tempo de lançamento no mercado, automatizou um grande volume de tarefas de entrada de dados e ajudou a melhorar as classificações de pesquisa da empresa em vários mercados internacionais.
Desafios
Novos clientes, novos requisitos e desafios legados
A equipe da Lyreco compreendeu que os clientes de pequenas e médias empresas (PMEs) buscavam uma experiência do cliente muito diferente. Enquanto as grandes empresas (clientes tradicionais da Lyreco) tendiam a usar o site da Lyreco como uma plataforma de compras, as PMEs frequentemente adotavam uma abordagem diferente.
Os clientes corporativos existentes da empresa sabiam o que queriam comprar e, muitas vezes, simplesmente faziam a busca pelo SKU. Por outro lado, os clientes de pequenas e médias empresas queriam pesquisar os produtos antes de fazer o pedido. As descrições dos produtos e outros conteúdos precisavam ser consistentes e de alta qualidade — e isso significava muito mais trabalho para a equipe da Lyreco.
Os fornecedores da Lyreco também enfrentavam um trabalho árduo. Listar produtos novos ou atualizados na Lyreco envolvia lidar com ferramentas e processos complexos, além de uma quantidade significativa de trabalho manual para garantir que as descrições atendessem aos requisitos de dados.
Era imperativo melhorar a qualidade do conteúdo relacionado aos produtos em várias regiões e idiomas. Isso era particularmente desafiador, considerando que a oferta da Lyreco inclui dezenas de milhares de produtos em constante mudança.
Criar descrições de produtos e outros conteúdos confiáveis, consistentes e de alta qualidade é uma tarefa demorada, e a equipe da Lyreco já estava sobrecarregada com a tarefa de adicionar e alterar produtos à medida que os fornecedores lhes apresentavam novas linhas. O processo de compilação, redação, edição e publicação de conteúdo também era ineficiente, exigindo vários especialistas para ser concluído.
A lacuna entre as ferramentas existentes e as novas demandas sobrecarregava ainda mais os especialistas em conteúdo. O trabalho repetitivo era difícil de ser realizado sem cometer erros, pois a equipe dependia de vários sistemas que não compartilhavam uma única versão da verdade.
Resumindo, a Lyreco enfrentava os seguintes desafios:
- Novos clientes exigiam mais informações sobre os produtos, e diferentes regiões tinham requisitos linguísticos distintos
- Conteúdo de produtos inconsistente e, às vezes, incorreto levava a uma experiência de compra insatisfatória e a devoluções de produtos
- As equipes existentes estavam sobrecarregadas com tarefas rotineiras e básicas, o que dificultava priorizar tarefas mais importantes e gratificantes
- Os fornecedores precisavam lidar com vários sistemas e recorrer à entrada manual de dados para listar produtos novos ou atualizados na Lyreco
- Os sistemas legados estavam focados em processos internos, e adaptá-los a novos requisitos externos havia começado a adicionar uma complexidade que superava seu valor
Solução
Migração para SaaS para obter flexibilidade e preparação para o futuro
Após duas décadas utilizando sistemas e ferramentas legadas para a criação e gestão de conteúdo de produtos, a Lyreco selecionou a Product Experience Data Cloud, da Stibo Systems, hospedada no Microsoft Azure, como o núcleo de sua nova abordagem de automação de produtos.
A Lyreco decidiu migrar para a solução SaaS da Stibo Systems para gerenciamento de dados de produtos, reconhecendo seu potencial para oferecer uma estrutura mais econômica para a construção de recursos robustos de gerenciamento de dados mestres (MDM). Essa iniciativa estratégica contribuiu para o aprimoramento da governança de dados e da conformidade com a, ao mesmo tempo em que proporcionou a flexibilidade necessária para se adaptar às tecnologias emergentes.
"Tínhamos um sistema local que usávamos para gerenciar o gerenciamento de dados de produtos, que era a Plataforma Stibo Systems. Era um ótimo produto, mas era local e sabíamos que, se quiséssemos usar outros módulos, precisaríamos migrar para a nuvem."
- Arnaud Delepouve, Product Owner Content, Lyreco Group
A solução Product Experience Data Cloud inclui os serviços em nuvem Product Data Onboarding e Product Information Management (PIM). A Lyreco buscou automatizar ao máximo o processo de integração de produtos e gerenciamento de conteúdo com a nova solução.
Com a recém-implementada integração de dados de produtos, os fornecedores agora podem enviar o conteúdo dos produtos diretamente para o sistema da Lyreco, onde fluxos de trabalho pré-definidos validam, organizam e preparam cada recurso de conteúdo para uso.
"Se quiséssemos trocar dados com nossos fornecedores, tínhamos que usar um modelo de dados comum, um que fosse mais fácil de integrar. So, we had to look at our existing model, which has been very much internally focused for 20 years and rebuild it to be more aligned to product hierarchies and attributes used in the market. Dessa forma, quando fomos aos nossos fornecedores, não estávamos pedindo algo para ser personalizado."
- Arnaud Delepouve, Product Owner Content, Lyreco Group
Criação mais rápida de conteúdo com IA
Transformar especificações e descrições de produtos em narrativas fluidas que atendam a requisitos específicos de informação é uma tarefa na qual os modernos modelos de linguagem de grande escala (LLMs), uma forma de IA, se destacam. Ao empregar a IA como parte do processo, a Lyreco conseguiu acelerar a criação de conteúdo e reduzir o trabalho repetitivo para sua equipe de conteúdo, tudo isso mantendo a precisão.
Ao conectar esse mecanismo de conteúdo baseado em IA ao serviço em nuvem PIM da Stibo Systems, a Lyreco resolveu os problemas recorrentes de criar, adaptar e atualizar descrições de produtos em várias regiões e idiomas para sua própria equipe, fornecedores e a nova base de clientes.
A Lyreco criou cerca de 20 fluxos de trabalho automatizados para verificar e validar os dados de produtos recebidos. Esses registros de referência criaram uma versão única do conteúdo e de outros dados, que seria usada para elaborar descrições e outros recursos na próxima etapa do processo.
A ferramenta de IA aproveita essa versão única da verdade para começar a criar descrições adequadas aos 25 mercados em que a empresa atua. Parte da orientação dada à IA é buscar diferenciação e estrutura para melhorar suas classificações de otimização para mecanismos de busca (SEO). Dados e conteúdo são compartilhados entre vários países, e as equipes de conteúdo e regionais podem, então, ajustar ainda mais o resultado para adaptar o tom, o foco e o estilo.
Com o tempo, a Lyreco está gradualmente descontinuando interfaces e canais mais antigos pelos quais os fornecedores podem enviar dados de produtos, migrando para o serviço em nuvem Product Data Onboarding da Stibo Systems, o que resolve um desafio significativo para seus fornecedores. Usando o serviço PIM em nuvem, os fornecedores também podem visualizar, ajustar e melhorar a forma como seus produtos são descritos e exibidos no site da Lyreco.
Olhando para o futuro, a equipe da Lyreco está explorando como pode fazer a transição desse fluxo de trabalho de IA e automação para os próprios recursos de IA da Stibo Systems, aproximando ainda mais a inteligência do núcleo de sua infraestrutura de dados de produtos.
Resultados
Em um único projeto, a Lyreco superou desafios e aproveitou oportunidades para clientes, fornecedores e partes interessadas internas. Além disso, esse investimento em uma transformação massiva de dados criou uma base sólida para oportunidades futuras.
- Maior escalabilidade: Descrições uniformes de produtos permitem que a Lyreco se expanda com mais facilidade por 25 países, seu vasto portfólio de produtos e vários idiomas. Descrições de produtos e outros dados agora podem ser criados uma única vez e implementados em vários locais e idiomas, eliminando o trabalho duplicado e reduzindo erros.
- Tempo de lançamento no mercado mais rápido graças à automação aprimorada e à eficiência operacional: Em vez do processo lento e propenso a erros de inserção manual de dados para cadastrar um produto, novos produtos agora podem ser lançados no mercado mais rapidamente.
- Redução nas taxas de devolução: Com o novo sistema em operação, a Lyreco percebeu que menos produtos foram devolvidos pelos clientes, o que sugere que as descrições mais precisas ajudaram os compradores a encontrar o produto certo logo na primeira tentativa.
- Melhor desempenho em SEO: As classificações de SEO são fundamentais para a Lyreco, especialmente em mercados mais novos. Após a implementação, as listagens de produtos da Lyreco no mercado tailandês passaram da segunda página dos resultados de pesquisa do Google para a segunda posição na primeira página.
- Motivação dos funcionários: Ao resolver o problema da entrada manual de dados, a equipe de conteúdo ficou livre para se concentrar em tarefas mais criativas, incluindo o ajuste de textos gerados por IA.
"It’s more fun for our content teams because they’re making a difference. Eles podem ver isso; é mais mensurável. Mas também é super empolgante para as equipes em todo o mundo, não apenas nossos escritórios principais, mas também nossas equipes em outros países, porque elas podem criar conteúdo local."
- Arnaud Delepouve, Product Owner Content, Lyreco Group
Clientes mais felizes, fornecedores mais satisfeitos e tempo de lançamento no mercado mais rápido
A Lyreco resolveu vários problemas de uma só vez com seu projeto de transformação. Ela eliminou a crescente dívida técnica, migrou para uma arquitetura em nuvem mais escalável e otimizou vários fluxos de trabalho de dados.
Essas eficiências também fortaleceram as relações com os fornecedores, melhoraram a experiência do cliente para o novo setor de pequenas e médias empresas (PMEs) que a Lyreco tem como alvo e permitiram que os criativos de conteúdo e a equipe local dedicassem seu tempo a trabalhos mais estratégicos e gratificantes. A automação também resultou em melhor desempenho de SEO, tempo de lançamento no mercado mais rápido e merchandising de produtos mais consistente.
