Los datos maestros de alta calidad y los procesos transparentes son necesarios para proteger y hacer crecer su negocio. El gobierno de datos maestros le ayuda a lograrlo.
La transparencia y los datos maestros de alta calidad son esenciales para todo lo relacionado con su negocio: el crecimiento de ingresos, la eficiencia operativa, la gestión de riesgos y el cumplimiento, el análisis y la transformación digital; así como su capacidad para controlar los costos y ser ágil.
A continuación, se analiza qué es el gobierno de datos maestros, por qué lo necesita y cómo implementarlo.
El crecimiento exponencial de los datos subraya la importancia de contar con datos correctos desde un principio. La dificultad y el costo de corregir errores aumentan con el tiempo. De acuerdo con la regla 1-10-100, verificar los datos al ingresarlos cuesta $1, limpiar y eliminar duplicados por cada error cuesta $10, y operar un sistema con datos incorrectos tiene un costo de $100 por error.
- The Impact of Bad Data on Demand Creation, Sirius Decisions
¿Por qué el gobierno de datos maestros?
El gobierno de datos es una disciplina que abarca toda la empresa y tiene un amplio alcance.
El concepto de gobierno de datos puede resultar confuso debido a la variedad de tipos de datos que existen, tales como datos transaccionales, de comportamiento, de rendimiento, temporales, operativos, entre otros.
Los datos maestros describen los bloques fundamentales (dominios de datos) sobre los cuales se construye tu negocio. Las personas, lugares y cosas que interactúan para crear el proceso de hacer negocios. Por lo tanto, los datos maestros son la fuente curada de información importante para tu negocio. Ejemplos de entidades de datos maestros incluyen clientes, productos, proveedores, tiendas físicas y ubicaciones, empleados y activos principales
Nuestra infografía “Qué es la Gestión de Datos Maestros” proporciona más detalles.
Es esencial que usted cuente con información confiable sobre estas entidades, por lo tanto, el gobierno de datos maestros es necesario para establecer una identificación precisa y un enriquecimiento de activos relevantes para el negocio.
Contar con información de confianza significa que puede reemplazar las suposiciones por transparencia de datos. Como ejemplo, muchas empresas enfrentan problemas con registros duplicados de clientes, una situación que puede resultar en malas experiencias, pérdida de oportunidades de venta y riesgos potenciales de fraude y violación de la privacidad de datos. Además, no se puede simplemente eliminar registros, ya que existen por razones empresariales específicas. Tienen propietarios que necesitan acceder a la información y no es evidente qué registro tiene la información más confiable, completa o actualizada.
Como organización, usted necesita una vista única del cliente a través de múltiples líneas de negocio, para diferentes propósitos. Y esos diferentes propósitos plantearán preguntas sobre la definición o significado real de "cliente". El gobierno de datos maestros permite crear un glosario de terminología acordada junto con atributos de metadatos particulares que se utilizan para definir 'cliente' y proporcionar una definición estándar y consistente en toda la organización. Esto reduce el margen para la interpretación errónea, usos indebidos, confusión y errores en el futuro.
La vista única del cliente- un logro del gobierno de datos maestros
Un mayor grado de transparencia y confianza en los datos equivale a tener una vista única y depurada de sus activos. Contar con una vista única de su cliente, por ejemplo, le permite identificarlo de manera particular y comprender sus atributos y relaciones.
Esta es la base indispensable para convertirse en una organización basada en datos y obtener el valor completo de sus datos. Los datos de los clientes pueden residir en diferentes aplicaciones (ERP, CRM, etc.), lo que dificulta saber en cuál versión confiar.
La eliminación de duplicados y la fusión de diferentes línea de negocio en una vista única del cliente (también denominada Registro de Oro o Golden Record) le proporcionará una fuente confiable que se podrá compartir en todos los canales, como en esta vista única de cliente B2C:
The highest degree of data transparency and trust amounts to a single, curated, view of your asset. Having a single view of, for instance, your customer enables you to uniquely identify that customer and understand its attributes and relations.
This is the indispensable foundation of becoming data-driven and getting the full business value of your data. Customer data can reside in different applications (ERP, CRM etc.) which makes it difficult to know which version to trust.
De-duplicating and merging different line-of-business views into a single customer view, also called a golden record, can provide you with the trusted source to be shared across channels as in this B2C single customer view:
Para alcanzar ese nivel de calidad y transparencia de datos, es necesario consolidar y limpiar sus datos y gobernar los procesos de datos: ¿Dónde se almacenan los datos? ¿Hacia dónde fluyen? ¿Quién los utiliza (y los necesita)? ¿Quién puede modificarlos?
Se necesitan políticas y normas claras para la adquisición, almacenamiento, gestión y puesta en común de los datos maestros. Pero es necesario que estas políticas se entiendan y se hagan cumplir.
Por lo tanto, una estrategia para el gobierno de datos maestros debe abarcar a las personas y los procesos, no solo la tecnología. Dicho esto, la implementación y aplicación de sus políticas de datos se facilitan si están respaldadas por capacidades tecnológicas apropiadas, como un sistema de gestión de datos maestros o MDM.
El gobierno de datos maestros y la gestión de datos maestros no son lo mismo
La Gestión de Datos Maestros (MDM - Master Data Management) puede ser una herramienta importante para respaldar su estrategia de gobierno de datos, ya que proporciona métodos útiles para la recopilación de datos, clasificación, modelado, control de calidad, revisión administrativa por parte de los administradores de datos, así como capacidades de vinculación y fusión para la deduplicación automatizada.
Como indica el diagrama anterior, al conectar aplicaciones y unificar datos, la gestión de datos maestros, que incluye el centro de datos del cliente, descompone de manera efectiva la gestión de datos aislados. Esto aborda el principal obstáculo para lograr la transparencia y la responsabilidad de los datos.
Desafíos de la falta de gobierno de datos maestros
A menudo se percibe el gobierno de datos maestros (de hecho, todo el gobierno de datos) como responsabilidad del Director de Datos (CDO) y como una carga administrativa y de cumplimiento. Sin embargo, el gobierno de datos maestros no es solo necesario para cumplir con requisitos básicos, sino que afecta directamente la capacidad del negocio para crecer y alcanzar nuevos objetivos. Incluso es necesario para evitar que su empresa pierda dinero aquí y ahora.
La falta de gobierno de datos significa que inevitablemente perderá tiempo valioso en procesamientos manuales y en la continua solución de problemas urgentes.
La ausencia de un gobierno de datos trae como consecuencia envíos a direcciones incorrectas y entregas de productos que no coinciden con las descripciones publicadas, generando malas experiencias para los clientes, pérdida de reputación y lealtad.
Entre los efectos más sutiles de una mala calidad de datos se encuentran:
- Pérdida de oportunidades para ventas adicionales a un cliente debido a la falta de precisión en la identificación de las categorías de productos que compra.
- Desperdicio de tiempo en correcciones y reprocesamiento
- Dificultad para negociar descuentos de compra debido a la duplicación excesiva del proveedor, lo que imposibilita determinar el gasto total.
- Pérdida de ventas en Internet porque sus datos de tallaje inexactos le hacen quedar mal en las páginas web de comparación.
- La falta de insights sobre su cadena de suministro, incluyendo métodos de abastecimiento y fabricación, uso de subcontratistas, etc., puede causar retiradas costosas de productos y daños a la marca.
- Dificultad para compartir información precisa con distribuidores y minoristas debido a la falta de gobierno de los datos maestros.
- La ausencia de reglas en torno a los datos maestros de productos puede dificultar el cumplimiento con estándares y requisitos de datos, como regulaciones gubernamentales y comerciales, o estándares GS1
Por último, datos inconsistentes en sistemas y procesos llevan a la falta de confianza en sus análisis, lo que hace que la inteligencia sea subjetiva y las decisiones se basen en opiniones en lugar de hechos.
Formalice su gobierno de datos
Las personas en su organización ya están realizando el gobierno de datos como parte de su trabajo regular. Por ejemplo, es probable que los contadores se aseguren de que los registros se realicen con los códigos de cuentas correctos y su departamento de pagos verifique que se envíen facturas y se reciban pagos coincidentes.
Una gran parte de sus datos operativos ya están integrados en un proceso de gestión activo, aunque en su mayor parte se centran en cantidades y valores.
Las áreas que reciben menos verificación de calidad son los datos maestros que impulsan muchos de los procesos comerciales. El gobierno de datos maestros tiene como objetivo establecer responsabilidades de gestión formales para garantizar la calidad general y la confiabilidad de estos datos.
Uno de los cambios de actitud impulsados por el gobierno de datos consiste en pasar de un enfoque reactivo en materia de calidad a otro más proactivo.
Usualmente, la mala calidad de datos suele detectarse únicamente cuando un proceso empresarial falla, ya sea porque no se puede completar una entrega o porque el sistema informático deja de funcionar. Este enfoque no es la forma más efectiva de identificar problemas. También es común que, en situaciones de desastre provocadas por la mala calidad de los datos, no se pueda identificar a ninguna persona responsable de asumir la responsabilidad.
El gobierno de datos asegura que haya una persona claramente responsable, no solo de abordar los problemas que surjan, sino también de disminuir la posibilidad de que ocurran.
Elementos clave del gobierno de datos maestros
Cada organización es diferente. No puede existir un marco universal de gobierno de datos maestros que se adapte a todas, aunque existen elementos clave a los que todos deben prestar atención.
Estos incluyen transparencia, mantenimiento, propiedad de datos, gestión del cambio, cumplimiento, responsabilidad, autoridad, posibilidad de auditoría, administración de datos, estandarización y educación.
Muchos promotores del gobierno de datos tienen modelos fijos que han demostrado su eficacia en proyectos anteriores. El problema es que muchas de estas soluciones predeterminadas no tienen en cuenta las capacidades de su organización.
Siga los pasos de esta infografía como punto de partida para su trayecto de gobierno de datos maestros:
Muchos proveedores aseguran ofrecer herramientas de gobierno de datos, y ciertamente existen herramientas que pueden ayudarlo a gobernar. Entre ellas se encuentran aquellas que le permiten almacenar y comunicar las reglas empresariales definidas, herramientas para medir la calidad de los datos y herramientas para identificar problemas de cumplimiento.
Pero el gobierno se trata de la organización, los procesos y las responsabilidades dentro de las cuales se pueden implementar eficazmente tales herramientas.
Sin la organización correcta, los beneficios de estas herramientas de gobierno no se materializarán.
También es necesario gobernar el mantenimiento de datos
¿Es lo mismo el gobierno de datos que mantenimiento de datos? Aunque están estrechamente relacionados por el tema de la calidad de los datos, son funciones independientes.
Las organizaciones de mantenimiento tienden a estar alineadas con sistemas de TI específicos o con líneas de negocio (LoB) específicas dentro de la organización, mientras que el gobierno de datos se trata de un conjunto común de reglas a las que todos deben adherirse.
La clave para entender esta dicotomía es comprender la relación de las dos partes con los estándares.
Dentro del gobierno de datos maestros, es fundamental establecer un conjunto de mejores prácticas o principios para asegurar la creación y el mantenimiento de datos de alta calidad.
El papel de los equipos de mantenimiento de datos es cumplir con estos estándares, mientras que la responsabilidad del gobierno de datos es definir dichos estándares y asegurarse de que se cumplan.
¿Qué es la propiedad de datos?
La propiedad de datos es un término muy confuso. Por ejemplo, en las empresas es común dividir las responsabilidades de datos por geografía: el equipo de ventas del Reino Unido administra todos los clientes y sus datos en la región del Reino Unido, mientras que el equipo de EE. UU. se responsabiliza de los clientes de Estados Unidos.
Pero al mismo tiempo, estamos proponiendo una única organización de gobierno de datos que sea responsable de los datos, y para agregar a la confusión, en muchas de esas organizaciones de gobierno de datos, vemos un rol de "propietario de datos".
En realidad, el nombre del rol "propietario de datos" en la organización de gobierno de datos es un término equivocado porque, en la práctica, lo que está a su cargo no son los datos, sino los estándares (los principios y las mejores prácticas) que guían a los usuarios sobre cómo lograr una buena calidad.
Por lo tanto, aunque muchos departamentos puedan reclamar la propiedad de los contenidos de los datos, es la organización de gobierno de datos la que posee las estructuras y las reglas de calidad.
¿Qué actividades realiza una organización de gobierno de datos?
A simple vista, en la organización de gobierno de datos sólo se realizan dos actividades, pero en la práctica estas dos actividades pueden ser muy complejas y necesitan de una red de recursos para llevarlas a cabo. El equipo de gobierno de datos es responsable de la gestión del cambio y del cumplimiento.
Gestión del cambio: Es importante mantener un control de los cambios en los estándares una vez que haya definido un conjunto y los haya alineado con sus datos.
Por ejemplo, si usted define que todas las fechas se almacenan en el formato del Reino Unido (Día/Mes/Año), un cambio al formato europeo (Mes/Día/Año) representaría un problema significativo. El equipo de gobierno de datos tiene la tarea de evaluar el impacto de cualquier cambio, colaborar con las partes interesadas relevantes, medir el costo y el beneficio de tal propuesta y luego, si se considera relevante, gestionar esos cambios en todas las áreas afectadas del negocio.
Cumplimiento - Cuando existen estándares, es esencial contar con un mecanismo de supervisión. El equipo de gobierno de datos debe desempeñar este papel, evaluando el cumplimiento de la organización con los estándares establecidos y tomando medidas para mejorar dicho cumplimiento.When viewed at a high level the data governance organization only performs two activities, but in practice these two activities can be very complex and can require a network of resources to achieve them. The data governance team is responsible for change management and compliance.
Esquema de una organización de gobierno de datos:
Cómo comenzar con el gobierno de datos maestros
Como ya se ha dicho, no hay una única solución, pero como mínimo hay que tener en cuenta los siguientes pasos para crear un programa de gobierno de los datos:
- Responsabilizar a alguien del programa, por ejemplo, a un CDO.
- Hacer que sea un elemento central de todas las disciplinas de gestión de datos.
- Evaluar en qué punto se encuentra (puede utilizar un modelo de madurez) y, a continuación, trace su recorrido.
- Definir funciones y responsabilidades
- Medir los progresos mediante el establecimiento de indicadores clave de rendimiento.
Al profundizar un poco más en el programa, el siguiente nivel podría basarse en estos seis bloques.
Seis pasos para construir un programa de gobierno de datos:
1. Construya una visión clara de la calidad de datos y los procesos deseados
Asegúrese de tener una visión y un alcance claros para su iniciativa de gobierno de datos, de modo que pueda garantizar que su organización sea capaz de cumplirla.
2. Defina estándares de datos
Cada estándar debe tener una justificación empresarial sobre por qué existe, beneficios definidos que se pueden lograr al tener el estándar, definiciones de qué nivel de calidad se debe lograr para obtener el beneficio (no siempre 100%) y métricas que mostrarán que se están logrando los beneficios.
3. Diseñe una organización de gobierno de datos
Esta organización debe ser la adecuada para gestionar los estándares que se han definido. Esto incluye las funciones y responsabilidades de quienes gobiernan los datos, los procesos de gobierno interno que se utilizarán para gestionar las actividades (como la gestión de cambios para las normas) y los cambios en cualquier proceso externo que afecte a la capacidad de gobierno de la organización (como el proceso de gestión de proyectos informáticos).
4. Implique al propietario de los datos
- para que se responsabilice de los estándares y elabore la hoja de ruta de la calidad de los datos.
5. Establezca una hoja de ruta para la calidad de los datos
La hoja de ruta debe documentar el nivel de calidad actual. Compárelo con los requisitos definidos en su estándar y proponga acciones para reducir la diferencia y/o mantener una buena calidad.
6. Complete las funciones de gobierno de datos restantes
Emplee recursos para las funciones de gobierno de datos necesarias para llevar a cabo las mediciones de conformidad en curso y gestionar las actividades identificadas en la hoja de ruta de calidad de datos.
¿Cómo asegurarse que su organización de gobierno de datos sea exitosa?
Una de las claves del éxito de una organización de gobierno de datos maestros es tener la autoridad para actuar cuando alguien se niega a cumplir los estándares.
Cuando no hay autoridad, lo normal es que aumenten los estándares locales y proliferen las interfaces complejas para gestionar la transición entre áreas de la empresa con estándares diferentes.
A medida que aumenta el número de estándares, eventualmente se llega al punto en el que no hay ningún estándar en absoluto.
Los tipos de negocios que a menudo enfrentan este tipo de problemas son aquellos que han experimentado un crecimiento a través de adquisiciones, pero han mantenido la gestión de estas subsidiarias a distancia. Por el contrario, las iniciativas de gobierno de datos más exitosas están en la industria farmacéutica, donde el cumplimiento de los estándares es impuesto por agencias externas.
El gobierno de datos, en principio, no es complicado, pero su implementación puede volverse compleja y muy política. Se beneficia de la orientación de expertos para su diseño, pero también requiere un conocimiento local de la empresa y sus peculiaridades para construir algo que se adapte bien a su situación específica y proporcione beneficios reales.
Cómo el manejo de datos maestros le ayuda a gobernar sus datos maestros
Asegurar las definiciones de datos desde el principio puede proporcionar alta calidad de datos a lo largo del ciclo de vida de los datos. De esa manera, los responsables y propietarios de datos en toda la empresa pueden trabajar con datos precisos. Aquí es donde el manejo de datos maestros puede ayudar: mediante la definición de permisos y tareas para los usuarios a nivel particular.
La gestión de datos maestros puede automatizar la ejecución de los procesos haciendo que los datos fluyan de un departamento a otro de forma ininterrumpida.
Las reglas y las puertas entre estados de flujo de trabajo permiten rastrear los cambios no autorizados, lo que garantiza eficiencia operativa al mismo tiempo que mantiene la responsabilidad.
A continuación, se presentan dos ejemplos de cómo puede configurarse la gestión de datos maestros para respaldar y aplicar sus políticas de datos maestros.
1. Gobierno de datos de clientes
La captura de pantalla a continuación muestra los estados de integridad de las políticas de datos de clientes de una organización. La pantalla enumera todas las políticas configuradas con alguna métrica general en la parte superior (en este caso, el número de incumplimientos actuales) y la puntuación de cada política actual. Además, se puede ver desde qué aplicación empresarial se alimentan los datos de clientes en el manejo de datos maestros.
Estas políticas se pueden ordenar y filtrar a través de la barra de herramientas, desde la que también se pueden crear nuevas políticas. Las políticas se basan en una métrica y un conjunto de datos.
Al profundizar en una de las políticas de datos del cliente, se obtiene un gráfico histórico de la puntuación de la política con algunos widgets de datos instantáneos a la izquierda y una cronología de la actividad de la política a la derecha.
Desde esta pantalla es posible editar el estado de la política, el umbral infringido y la desviación aceptada por periodo de puntuación. También puede suscribirse a la política y recibir notificaciones por correo electrónico a través de la barra de herramientas.
Esta capacidad de ver y editar las políticas de datos de los clientes en niveles amplios hasta muy precisos contribuye a sus objetivos de calidad de datos, así como a la auditabilidad, ya que pone de relieve qué procesos requieren su atención.
2. Gobierno de datos de productos
La captura de pantalla a continuación muestra un ejemplo de configuración de datos de un producto para garantizar que se cumple un determinado nivel de calidad antes de que el producto pueda pasar al siguiente estado del flujo de trabajo. Como parte del flujo de trabajo, el gestor de productos necesita rellenar la información de marketing de tres pares de jeans. Los tres atributos del producto, las viñetas de características 1-3, son campos obligatorios.
Este punto del flujo de trabajo garantiza tanto la integridad como la responsabilidad de los datos.
La siguiente captura de pantalla ejemplifica cómo la gestión de datos maestros permite configurar tooltips para cada atributo del producto con el fin de informar al usuario del tipo de valor que se espera que introduzca.
Además, el usuario puede abrir una página wiki con más información sobre el propio atributo (cuándo, qué, quién lo creó, etc.). Cada atributo se define con un tipo, como texto, número de elemento, lista de valor, y con cada tipo hay reglas de validación de atribución, como valor mín-máx, número máximo de caracteres, etc.
Si un valor no cumple la validación de un atributo, la gestión de datos maestros advierte al usuario con un código de colores y le impide guardar el elemento.
El gobierno de datos maestros necesita definiciones
La gestión de datos maestros no puede funcionar sin gobierno. Ahora bien, si vamos un paso más atrás, no se puede implementar un marco de gobierno de datos sin definiciones.
La recopilación, la clasificación y el control de calidad de los datos deben aplicarse antes de implementar un marco de gobierno de datos. Para gobernar los datos es necesario tener definiciones claras de aspectos como la adquisición y la accesibilidad, que son esenciales para la gestión de datos maestros.
En ese sentido, su gestión de datos maestros y su marco de gobierno de datos son mutuamente dependientes.
Obtenga más información sobre la gestión de datos maestros y cómo esto respalda su gobierno de datos maestros.
