El estado actual del incremento de los datos hace que la importancia de contar con datos organizados sea mayor que nunca. La forma en que su organización se adapta a las grandes cantidades de información sobre sus proveedores y productos es crucial para el éxito en la industria.
Estas son tres razones mediante las cuales su organización se puede beneficiar de tener un sistema de datos de proveedores organizado y gestionado de forma centralizada:
1. Una única versión de la verdad
Es probable que la información sobre sus proveedores se almacene en diversos sistemas y departamentos de la organización. Si sus empleados continuamente deben hacer cambios manuales en varios sistemas, la información estará más sujeta a errores. Por ejemplo, un departamento podría haber nombrado al proveedor correctamente como “Kraft Heinz Company”, mientras que otro simplemente nombre al proveedor como “Kraft”. Aunque cada departamento puede conocer la diferencia, esto conduce a la creación de dos registros de proveedores separados. Habilitar un plan de gobernanza de datos en torno a los proveedores permitirá tener un registro ordenado y preciso, lo que crea transacciones comerciales más fluidas.
2. Garantizar el cumplimiento
En un mundo liderado por la tecnología, todo el tiempo se están creando nuevos lineamientos. Las diferentes regulaciones de la Administración de Alimentos y Medicamentos de EE. UU. (Food and Drugs Administration, FDA), la Agencia de Protección Ambiental de EE. UU. (Environmental Protection Agency, EPA), la Comisión de Bolsa y Valores de EE. UU. (Securities and Exchange Commission, SEC) entre otras, afectan a las compañías a diario. Por ejemplo, la FDA proporciona una lista de empresas inhabilitadas para la importación de alimentos, y aunque es posible que su compañía no esté contratando directamente a alguien de esa lista, usted debe asegurarse de que sus proveedores no lo estén haciendo tampoco.
Sin saber quiénes son sus proveedores y las organizaciones con que trabajan, su compañía podría estar en riesgo de incumplimiento. Por ejemplo, si se agrega una compañía a dicha lista y usted ya tiene un cargamento completo de salsa de tomate elaborada con tomates importados provenientes de este proveedor, su organización podría tener un desastre en sus manos. Tener implementada una visión única y confiable del registro de su proveedor facilita la transición cuando los lineamientos y las regulaciones se modifican.
3. Mejorar las relaciones con los proveedores
Si su organización depende en gran medida de sus proveedores, la relación que tiene con ellos es vital para su negocio. Un componente clave de esa relación radica en la forma en que usted logre gestionar su información y desempeño.
Establecer una visión única y consolidada sobre los datos de sus proveedores le permite trabajar más de cerca con ellos para asegurar que sus datos sean correctos y estén en el formato adecuado, aplicando la gobernanza de datos y los flujos de trabajo de negocio personalizados. Un registro único de proveedores también facilita el seguimiento al desempeño, la gestión de contratos o incluso al acceso de manejo autónomo de ciertos tipos de información de proveedores. Esto puede reducir los costos y producir eficiencias en toda la cadena de suministro. De igual forma, construir una jerarquía centralizada de sus proveedores y sus compañías matrices permite una visión más amplia de su red para optimizar el abastecimiento, la contratación y la comunicación.
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