Fondée en 1926 en tant que librairie, Lyreco propose aujourd’hui une large gamme de produits et services pour accompagner les environnements de travail modernes à travers le monde. Entreprise privée présente dans 25 pays, Lyreco est le leader européen et le troisième distributeur mondial de solutions pour le lieu de travail.
Lyreco fournit aux entreprises des produits essentiels, allant des fournitures de bureau, des services d’impression et des consommables aux équipements de protection individuelle et aux solutions de sécurité, en passant par la restauration, l’hygiène et le mobilier.
De nouvelles orientations stratégiques ont conduit Lyreco à repenser sa manière de mettre sur le marché des dizaines de milliers de produits à l’échelle mondiale. Dans un secteur aux marges faibles, s’ouvrir à de nouveaux marchés et engager des transformations structurelles importantes comporte des risques. Mais rester immobile représentait un risque tout aussi important.
Alors qu’elle s’adressait principalement aux grands comptes ces dernières années, l’entreprise souhaitait se développer sur le segment des petites et moyennes entreprises (PME) et structurer une offre dédiée aux produits de sécurité. Elle visait également à améliorer l’efficacité de ses systèmes tout en maîtrisant ses coûts.
Face à des clients aux attentes toujours plus élevées en matière d’expérience, et à un flux constant de nouveaux produits à référencer et commercialiser, Lyreco devait anticiper la complexité croissante de ses processus d’intégration produit et de gestion des données. Cette situation entraînait une augmentation significative de la charge de travail pour ses équipes.
La réponse : une transformation en profondeur, menée sur plusieurs années, de ses flux de données produits, avec le passage de multiples systèmes hérités à une solution cloud moderne portée par Stibo Systems. Résultat : un time-to-market réduit de moitié, l’automatisation d’un volume important de tâches de saisie et une amélioration du référencement de l’entreprise sur plusieurs marchés internationaux.
Défis à relever
Nouveaux clients, nouvelles exigences et défis persistants
L’équipe de Lyreco a compris que les clients PME attendaient une expérience très différente. Alors que les grandes entreprises, historiquement cœur de cible de Lyreco, utilisaient principalement le site web comme plateforme d’achat, les PME adoptaient une approche plus diversifiée.
Les clients existants savaient généralement ce qu’ils voulaient acheter et effectuaient le plus souvent leurs recherches par référence produit (SKU). À l’inverse, les PME avaient besoin d’explorer les produits en amont avant de passer commande. Les descriptions produits et les contenus associés devaient donc être cohérents et de haute qualité, ce qui représentait une charge de travail supplémentaire pour les équipes de Lyreco.
Les fournisseurs de Lyreco n’étaient pas non plus épargnés. Référencer des produits nouveaux ou mis à jour impliquait de jongler avec des outils et des processus complexes, ainsi qu’un volume important de tâches manuelles pour garantir la conformité des descriptions aux exigences en matière de données.
Il était essentiel d’améliorer la qualité des contenus produits à travers les différentes régions et langues. Le défi était d’autant plus important que l’offre de Lyreco comprend des dizaines de milliers de produits en constante évolution..
La création de descriptions produits et de contenus fiables, cohérents et de haute qualité est particulièrement chronophage. Les équipes de Lyreco étaient déjà fortement sollicitées par l’ajout et la mise à jour continue des produits au fil des nouvelles gammes proposées par les fournisseurs. Par ailleurs, le processus de collecte, de rédaction, de validation et de publication des contenus manquait d’efficacité et mobilisait plusieurs experts.
Le décalage entre les outils existants et les nouvelles exigences a alourdi la charge de travail des équipes en charge des contenus. Les tâches répétitives devenaient difficiles à exécuter sans erreurs, d’autant plus que l’équipe s’appuyait sur plusieurs systèmes ne partageant pas une source unique de vérité.
En résumé, Lyreco devait relever les défis suivants :
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Les nouveaux clients avaient besoin d’informations produits plus détaillées, tandis que les différentes régions présentaient des exigences linguistiques spécifiques.
- Des contenus produits incohérents, voire erronés, entraînaient une mauvaise expérience d’achat ainsi que des retours produits.
- Les équipes étaient submergées par des tâches opérationnelles répétitives, ce qui rendait difficile la priorisation d’activités à plus forte valeur ajoutée.
- Les fournisseurs devaient jongler avec plusieurs systèmes et recourir à des saisies manuelles pour référencer les produits nouveaux ou mis à jour chez Lyreco.
- Les systèmes existants étaient principalement conçus pour répondre aux processus internes. Leur adaptation aux nouvelles exigences externes a progressivement introduit une complexité qui dépassait la valeur qu’ils apportaient.
Solution
Migration vers SaaS pour plus de flexibilité et de pérennité
Après deux décennies d’utilisation de systèmes et d’outils hérités pour la création et la gestion des contenus produits, Lyreco a choisi Stibo Systems Product Experience Data Cloud, hébergé sur Microsoft Azure, comme socle de sa nouvelle approche d’automatisation des données produits.
Lyreco a choisi de migrer vers la solution SaaS de Stibo Systems pour la gestion des données produits, reconnaissant son potentiel à offrir un cadre plus efficient pour développer des capacités solides de gestion des données de référence (MDM). Cette évolution stratégique a permis de renforcer la gouvernance et la conformité des données, ttout en apportant la flexibilité nécessaire pour s’adapter aux technologies émergentes.
« Nous utilisions une solution on-premise pour gérer nos données produits, à savoir Stibo Systems Platform. C’était un excellent produit, mais il restait on-premise. Nous savions que pour tirer pleinement parti d’autres modules, il était nécessaire de passer au cloud. »
- Arnaud Delepouve, Product Owner Content, Lyreco Group
La solution Product Experience Data Cloud comprend les services cloud Product Data Onboarding et Product Information Management (PIM). Lyreco a ainsi cherché à automatiser au maximum ses processus d’intégration produit et de gestion des contenus grâce à cette nouvelle solution.
Grâce à la fonctionnalité Product Data Onboarding, les fournisseurs peuvent désormais déposer directement leurs contenus produits dans le système de Lyreco. Des workflows prédéfinis permettent ensuite de valider, enrichir et préparer ces contenus en vue de leur utilisation.
« Si nous voulions échanger des données avec nos fournisseurs, nous devions nous appuyer sur un modèle de données commun, plus simple à intégrer. Nous avons donc revu notre modèle existant, historiquement très orienté interne depuis plus de 20 ans, pour le reconstruire et l’aligner davantage sur les hiérarchies produits et les attributs utilisés sur le marché. Ainsi, lorsque nous nous adressons à nos fournisseurs, nous ne leur demandons plus de personnaliser leurs données. ». - Arnaud Delepouve, Product Owner Content, Lyreco Group
Création de contenu plus rapide grâce à l'IA
Transformer des spécifications et descriptions produits en contenus fluides répondant à des exigences d’information précises est une tâche pour laquelle les modèles de langage modernes (LLM), une forme d’IA, sont particulièrement performants. En intégrant l’IA dans ses processus, Lyreco a pu accélérer la création de contenus et réduire les tâches répétitives de ses équipes, tout en garantissant la fiabilité des informations.
En connectant ce moteur de génération de contenu basé sur l’IA au service cloud PIM de Stibo Systems, Lyreco a résolu les problématiques récurrentes liées à la création, à l’adaptation et à la mise à jour des descriptions produits, à travers différentes régions et langues, pour ses équipes, ses fournisseurs et sa nouvelle base clients.
Lyreco a mis en place une vingtaine de workflows automatisés pour contrôler et valider les données produits entrantes. Ces « golden records » ont permis d’établir une source unique de vérité pour les contenus et les autres données, utilisée ensuite pour générer des descriptions et d’autres ressources lors des étapes suivantes du processus.
L’outil d’IA s’appuie sur cette source unique de vérité pour générer des descriptions adaptées aux 25 marchés sur lesquels l’entreprise opère. Il est notamment conçu pour optimiser la différenciation et la structuration des contenus afin d’améliorer le référencement (SEO). Les données et les contenus sont ensuite partagés entre les différents pays, permettant aux équipes locales et aux équipes content de les affiner en fonction du ton, du positionnement et du style.
Au fil du temps, Lyreco abandonne progressivement les anciennes interfaces et les canaux par lesquels les fournisseurs transmettaient leurs données produits, au profit du service cloud Stibo Systems Product Data Onboarding, répondant ainsi à un enjeu majeur pour ses fournisseurs. Grâce au service PIM, ces derniers peuvent également visualiser, ajuster et enrichir la manière dont leurs produits sont présentés sur le site de Lyreco.
À l’avenir, l’équipe de Lyreco étudie la possibilité de transférer ces workflows d’IA et d’automatisation vers les capacités natives d’IA de Stibo Systems, afin de rapprocher davantage l’intelligence du cœur de son infrastructure de données produits.
Résultats
En un seul projet, Lyreco a su relever ses défis tout en capitalisant sur de nouvelles opportunités pour ses clients, ses fournisseurs et ses parties prenantes internes. Par ailleurs, cet investissement dans une transformation d’envergure des données a permis de poser des bases solides pour les opportunités futures.
- Évolutivité accrue : l’harmonisation des descriptions produits permet à Lyreco de s’adapter plus facilement à ses 25 pays, à l’ampleur de son portefeuille produits et à la diversité des langues. Les descriptions et les autres données peuvent désormais être créées une seule fois, puis déployées à grande échelle sur différents marchés et dans plusieurs langues, réduisant ainsi les duplications et limitant les erreurs.
- Accélération du time-to-market grâce à l’automatisation et à l’amélioration de l’efficacité opérationnelle : : au lieu d’un processus lent et sujet aux erreurs lié à la saisie manuelle lors de l’intégration des produits, les nouveaux produits peuvent désormais être mis sur le marché beaucoup plus rapidement.
- Réduction des taux de retour : grâce au nouveau système, Lyreco a constaté une baisse des retours produits. Cela suggère que des descriptions plus précises ont permis aux clients de trouver le bon produit dès le premier achat.
- Amélioration des performances SEO:
le référencement est un levier clé pour Lyreco, en particulier sur les nouveaux marchés. Après la mise en œuvre, les fiches produits de Lyreco sur le marché thaïlandais sont passées de la deuxième page des résultats Google à la deuxième position de la première page.
- Amélioration de l’engagement des équipes : en réduisant la saisie manuelle des données, les équipes content ont pu se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, notamment l’optimisation des contenus générés par l’IA.
« C’est plus motivant pour nos équipes content, car elles voient directement l’impact de leur travail. C’est aussi plus mesurable. Et c’est très stimulant pour les équipes à travers le monde, pas seulement dans nos bureaux principaux, mais aussi dans les autres pays, car elles peuvent créer du contenu local. »Arnaud Delepouve, Product Owner Content, Lyreco Group
Des clients plus satisfaits, des fournisseurs engagés et un time-to-market accéléré.
Lyreco a résolu plusieurs enjeux en une seule transformation. L’entreprise a réduit sa dette technique, migré vers une architecture cloud plus évolutive et rationalisé de nombreux flux de données.
Les gains d’efficacité ont également renforcé les relations avec les fournisseurs, amélioré l’expérience client sur le segment des PME ciblé par Lyreco, et permis aux équipes content ainsi qu’aux équipes locales de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et à plus forte valeur ajoutée. L’automatisation a par ailleurs contribué à améliorer les performances SEO, accélérer le time-to-market et garantir une plus grande cohérence dans le merchandising produit.
