En resumen, la gestión de datos maestros (MDM) proporciona a su organización una visión coherente y precisa de la información empresarial crítica en todos los sistemas y departamentos.
Hasta aquí, todo bien. Pero merece la pena profundizar un poco más.
Cuando entienda realmente qué es y qué hace MDM, podrá navegar por un amplio panorama de sistemas y procesos de gestión de datos que cada vez son más importantes.
Siga leyendo y aprenda:
...todo claro, conciso y directo. Vayamos al grano.
MDM es un conjunto de:
...que coordinan los datos críticos de su empresa en múltiples sistemas y departamentos. Estandariza la forma de gestionar los activos de datos más importantes de su organización.
Se utilizan las mismas definiciones, formatos y normas de calidad acordadas en toda la organización. Es como un sistema de control central para la información empresarial.
Por ejemplo:
Si usted es un minorista, MDM se asegura de que las especificaciones de sus productos aparezcan de forma idéntica en su plataforma de comercio electrónico, sistema de inventario y materiales de marketing.
Si es una empresa de fabricación, MDM mantiene la coherencia de las especificaciones de los productos, ya se acceda a ellas a través de los sistemas de diseño, la planificación de la producción o la gestión de la cadena de suministro.
MDM crea una "única fuente de verdad" mediante la creación de registros maestros autorizados para cada entidad de datos. Estos registros de oro contienen la versión más completa y precisa de cada dato.
Cuando se producen cambios en los datos, MDM se asegura de que las actualizaciones se propagan correctamente a todos los sistemas conectados, manteniendo la coherencia en todo el ecosistema de datos.
A medida que su organización crece, siempre habrá una fragmentación natural: es parte del juego.
Sin MDM, se formarán silos de datos en los que los departamentos mantendrán versiones separadas, a menudo contradictorias, de la misma información. Un cliente puede aparecer con direcciones diferentes en los sistemas de ventas y de envíos, o las especificaciones de un producto pueden variar entre las bases de datos de fabricación y las de marketing.
Estas incoherencias provocan ineficiencias operativas, malas experiencias de los clientes y análisis poco fiables.
MDM también prepara sus datos para la IA creando información limpia y estructurada.
La IA necesita buenos datos para funcionar correctamente. Y cuando se eliminan los duplicados, se estandarizan los formatos y se mantiene la calidad de los datos, las herramientas de IA proporcionan información fiable en lugar de amplificar los errores de los datos desordenados.
Y ahora que ya sabe qué es MDM, veamos qué tipo de datos se gestionan.
Los datos maestros representan las principales entidades empresariales que su organización utiliza en múltiples procesos, sistemas y departamentos. No hay que confundirlos con los datos transaccionales, que capturan las actividades diarias. Los datos maestros definen los elementos fundamentales que participan en las operaciones de su empresa.
Veámoslo más de cerca:
Los datos maestros consisten en la información relativamente estable que identifica y describe sus objetos empresariales clave. No cambian a menudo y sirven como información de referencia para sus operaciones.
Por otro lado, los datos transaccionales registran los eventos y actividades que tienen lugar en su empresa: ventas, pedidos, envíos, pagos y otros eventos operativos similares que se producen constantemente.
He aquí una forma útil de distinguirlos:
Los datos maestros responden:
En otras palabras, quiénes son tus clientes, qué productos vendes y dónde operan tus instalaciones.
Los datos transaccionales responden:
Cosas como cuándo se produjo una venta, cuántos artículos se compraron o cuántos ingresos se generaron, etc.
Sus datos maestros son la base de prácticamente todas las actividades empresariales. Por tanto, si carecen de calidad o coherencia, el impacto afecta a toda su organización.
Cuando sus datos maestros son precisos, sus operaciones pueden funcionar sin problemas, ya que todo el mundo trabaja con la misma información:
Todos ellos dependen de la coherencia de las especificaciones de los productos y los detalles de los clientes para funcionar con eficacia.
La toma de decisiones también mejora con datos maestros fiables. Los ejecutivos pueden confiar en los informes y análisis porque los datos subyacentes tienen integridad en todas las fuentes.
El cumplimiento normativo también depende a menudo de la calidad de los datos maestros. Especialmente si pertenece a un sector como el sanitario, el financiero o el farmacéutico, donde la precisión de los datos conlleva implicaciones legales.
Y no olvide sus iniciativas de IA.
Sus proyectos de IA necesitan datos limpios y coherentes para funcionar correctamente. MDM le proporciona esa base. Sin ella, la IA aprende de datos desordenados y produce resultados poco fiables, anulando gran parte del propósito de la IA.
Y la relación es recíproca. El MDM no sólo hace que la IA funcione, sino que ahora también desempeña un papel cada vez más importante para que el MDM funcione mejor. Más adelante hablaremos de cómo funciona MDM.
Las organizaciones suelen gestionar cinco dominios clave de datos maestros. Cada uno de ellos sirve de piedra angular para diferentes funciones y procesos empresariales.
Cuando se trata de sistemas técnicos para gestionar datos maestros, existen sistemas que pueden gestionar todos los dominios de datos en un solo lugar. Estos sistemas se denominan sistemas MDM multidominio.
Estos son los dominios generales de datos maestros
Los datos maestros de sus productos incluyen toda la información que define lo que usted vende o produce. Esto abarca:
Para un minorista de muebles, los datos maestros del producto pueden incluir detalles como "Mesa de comedor de roble modelo DT-450, 72×42×30 pulgadas, madera de origen sostenible, capacidad para 6-8 personas, requiere montaje, 5 años de garantía".
La historia de éxito de IEWC muestracómo es posible gestionar datos de productos complejos con confianza mediante una sólida implementación de MDM.
Losdatos maestros de clientes constituyen la base de las relaciones con sus clientes e incluyen
Una empresa B2B puede mantener datos maestros de clientes como "Acme Corporation, cuenta de empresa, industria manufacturera, sede en Chicago con 4 oficinas satélite, acuerdo de servicio de 3 años, 250 usuarios con licencia, fecha de renovación el 15 de abril".
Sus registros maestros de proveedores contienen información esencial sobre las empresas que le suministran bienes y servicios:
Un hospital puede mantener datos maestros de proveedores como "MedSupply Inc., proveedor aprobado de equipos médicos, condiciones de pago de 60 netos, certificado ISO 9001, entrega urgente las 24 horas, renovación de contrato el 30 de junio".
Losdatos maestros deubicación definen los lugares físicos relevantes para su empresa:
Una cadena minorista podría mantener datos de ubicación como "Tienda nº 483, 1250 Main Street, Dallas TX, 15.000 pies cuadrados, abierta de 8 a 21 h de lunes a sábado, de 10 a 19 h los domingos, admite recogida en tienda, directora regional Sarah Chen".
Los datos maestros de los empleados incluyen la información básica sobre su plantilla:
Una empresa de fabricación podría mantener datos maestros de empleados como "Carlos Méndez, ID de empleado 28945, ingeniero de producción sénior, división de automoción, cinturón negro Six Sigma certificado, se incorporó en marzo de 2019, depende del director de fabricación."
Sus datos maestros financieros representan las estructuras financieras centrales y los puntos de referencia para su contabilidad y generación de informes:
Una empresa manufacturera podría mantener datos maestros financieros como "Cuenta 4010-Ingresos por venta de productos, categorizada como ingresos operativos, asignada a las normas US GAAP e IFRS, disponible para la elaboración de informes en todas las unidades de negocio, gestionada por el interventor James Wilson".
Sus datos maestros de activos catalogan los recursos físicos y digitales propiedad de su organización:
Una empresa de logística podría mantener datos maestros de activos como "Vehículo de flota #TR-789, furgoneta de reparto 2023, VIN 1HGCM82633A004352, asignada a la región noreste, garantía de 150.000 millas válida hasta mayo de 2028, requiere mantenimiento cada 10.000 millas, actualmente asignada al conductor Thomas Reed."
MDM convierte sus datos dispersos e incoherentes en información fiable en la que toda su organización puede confiar. Para ello, necesita tecnología, personal y prácticas estandarizadas.
Para saber cómo evaluar y seleccionar la tecnología adecuada, consulte nuestraguía completa de herramientas MDM.
Esto es lo que hace MDM
Pero el verdadero trabajo consiste en ver cómo estas etapas interactúan y se complementan entre sí. Y para entenderlo, echemos un vistazo rápido a cada etapa.
El viaje comienza con la consolidación. El sistema MDM se conecta a bases de datos, aplicaciones y archivos de toda la empresa para recopilar datos sin procesar.
Puede tratarse de información sobre productos repartida entre sistemas de fabricación, plataformas de comercio electrónico y bases de datos de marketing, o datos de clientes divididos entre aplicaciones de ventas, servicios y finanzas.
A continuación viene la fase crucial de limpieza. El sistema MDM detecta duplicados, estandariza formatos y corrige errores.
Puede que tu CRM muestre "J. Smith" en "123 Main St".
Pero su sistema de facturación tiene a "John Smith" en "123 Main Street, Apt 4B".
El sistema reconoce estas coincidencias como probables y las prepara para la conciliación.
Muchos sistemas MDM actuales utilizan la IA para mejorar la conciliación y la fusión.
A diferencia de los enfoques rígidos basados en reglas, la IA puede detectar conexiones entre registros analizando patrones en múltiples puntos de datos.
Al comparar "J. Smith" con "John Smith", la IA examina contextos adicionales como
...para determinar si se trata de la misma persona.
Esto significa que se detectan más duplicados auténticos Y se reducen las falsas coincidencias, especialmente en grandes conjuntos de datos en los que los humanos no pueden revisarlo todo.
El corazón de MDM es establecer versiones autorizadas de cada entidad de datos. "Registros de oro" que representan la versión oficial de la verdad.
Pero no se trata sólo de elegir una versión sobre otra. El sistema aplica reglas sofisticadas para resolver conflictos entre distintas fuentes, a veces combinando los mejores elementos de cada una.
Lo que lo hace potente es cómo mantiene las conexiones con las fuentes originales. Cuando los datos cambian en los sistemas conectados, su plataforma MDM puede detectar esos cambios, evaluarlos frente a la información existente y decidir si actualiza el registro de oro.
La tecnología por sí sola no puede gestionar eficazmente los datos maestros. MDM prospera cuando se combina con una gobernanza clara: políticas que definen las normas de datos, los umbrales de calidad y las prácticas de gestión.
Los administradores de datos actúan como inteligencia humana en este proceso.
Estos expertos en la materia toman decisiones cuando los sistemas automatizados encuentran ambigüedades y perfeccionan continuamente las normas. Un administrador de datos de producto puede determinar qué atributos del producto son obligatorios; un administrador de datos de cliente puede establecer normas para la verificación de direcciones.
La IA también puede ayudar en la gestión de datos detectando patrones que los humanos podrían pasar por alto.
Analiza conjuntos de datos para detectar anomalías, sugiere mejoras de calidad y automatiza decisiones rutinarias.
El trabajo conjunto de los humanos y la IA es un enfoque más escalable de la gobernanza: los administradores pueden centrarse en decisiones complejas en lugar de en tareas repetitivas.
Una vez que los registros de oro están en su lugar, su sistema MDM distribuye estos datos de confianza a los sistemas operativos. Esto puede hacerse de diferentes maneras:
Algunas organizaciones utilizan un modelo centralizado en el que todos los sistemas leen del repositorio MDM. Otras prefieren un enfoque híbrido en el que algunos datos permanecen en los sistemas de origen pero se indexan y vinculan a través de MDM.
Las organizaciones utilizan MDM porque desean obtener beneficios prácticos y tangibles que repercutan tanto en sus operaciones cotidianas como en sus capacidades a largo plazo. Estas ventajas se acumulan y son realmente importantes, sobre todo si se trabaja a gran escala.
El valor va mucho más allá de tener "mejores datos".
Los ejecutivos y directivos toman innumerables decisiones basándose en los datos. Cuando la información procede de sistemas diferentes con detalles contradictorios, esas decisiones descansan sobre cimientos poco sólidos.
MDM le proporciona información precisa y coherente en la que puede confiar.
Sin MDM, podría descubrir que las especificaciones de los productos varían entre su base de datos de fabricación y el catálogo de ventas, confundiendo tanto al personal como a los clientes. MDM elimina estas discrepancias ofreciéndole una única fuente autorizada.
Organizaciones comoDanfoss hanlogrado la transformación digital en toda la empresa con MDM, garantizando datos de productos coherentes en todas las operaciones globales.
Las incoherencias en los datos generan fricciones diarias en los procesos empresariales. Su personal pierde un tiempo valioso conciliando información de diferentes fuentes, corrigiendo errores manualmente y buscando los datos correctos.
Considere cómo MDM transforma el procesamiento de pedidos:
Cuando la información de los productos coincide exactamente en su sitio de comercio electrónico, la gestión de inventario y los sistemas de envío, los pedidos fluyen sin problemas desde la compra hasta la entrega, sin intervención manual ni pasos de verificación.
Si utiliza una herramienta de MDM equipada con IA, detecta los problemas de datos en los sistemas antes de que estropeen sus operaciones.
Aplica correcciones basadas en reglas que usted establece y mejora con el tiempo aprendiendo de los patrones. Su personal no tiene que buscar y corregir manualmente los errores de datos.
Cuando todos los departamentos trabajan a partir del mismo conjunto de datos precisos, sus análisis e informes resultan más creíbles.
MDM garantiza que, al comparar las cifras de ventas con categorías de productos o segmentos de clientes, las definiciones de datos subyacentes sigan siendo coherentes.
Su equipo de marketing utiliza la misma segmentación de clientes que su equipo de ventas, y su cadena de suministro utiliza las mismas clasificaciones de productos que su grupo de merchandising. La alineación es total y todos toman mejores decisiones estratégicas.
Para cumplir las normativas, siempre necesitará informes precisos y un control de los datos. MDM le proporciona las estructuras que necesita para cumplir la normativa y evitar los riesgos que conllevan los datos poco fiables.
Con los errores de datos, se malgasta mucho dinero:
Los errores de dirección provocan devoluciones y pérdidas de tiempo del servicio de atención al cliente. La información incoherente sobre los proveedores provoca retrasos en los pagos y la pérdida de oportunidades de descuento. La fragmentación de los datos de los productos da lugar a pedidos incorrectos y discrepancias en el inventario.
MDM aborda estos problemas en su origen.
Sus clientes esperan que sepa quiénes son en todos los puntos de contacto. La confianza y la lealtad tardan tiempo en construirse, pero usted puede arruinarlas en cinco segundos. Sobre todo si los datos de sus clientes están dispersos en multitud de sistemas.
Minoristas como Floor and Decor están racionalizando los datos de los productos para mejorar la experiencia del cliente utilizando MDM para unificar sus sistemas.
MDM aborda este problema manteniendo la información del cliente coherente en todos los canales y departamentos, lo que permite interacciones verdaderamente personalizadas. Puede adaptar las recomendaciones de productos, las comunicaciones y los enfoques de servicio basándose en perfiles de cliente precisos.
Cuando un cliente se pone en contacto con su equipo de asistencia después de navegar por su sitio web, MDM se asegura de que el agente tenga acceso a su perfil completo, incluido el historial de compras y las preferencias.
Su personal puede ofrecer inmediatamente un servicio personalizado que reconozca las interacciones anteriores y se anticipe a las necesidades. Así es como se construye la lealtad y la confianza.