Un enfoque integrado para la gestión de datos de referencia

Los datos de referencia son la base de todas las transacciones, decisiones e informes. Sin embargo, muchas organizaciones solo se dan cuenta de su importancia cuando las incoherencias ralentizan las operaciones, provocan errores en los informes o impiden el cumplimiento normativo.

La gestión proactiva de los datos de referencia garantiza una colaboración fluida entre sistemas y socios. Además, permite que sus empleados confíen en los datos de referencia como fuente validada. Contar con datos de referencia coherentes puede ayudar a:

• Reducir los costes y mitigar los riesgos derivados de integraciones de datos incoherentes y erróneas

• Cumplir los requisitos normativos
• Apoyar la gestión de procesos y la eficiencia operativa
• Reducir las inconsistencias en las estructuras y los valores de los datos entre sistemas
• Mejorar la fiabilidad de los análisis y la elaboración de informes
• Aumentar la calidad de los datos mediante validaciones integradas

Gestionar los datos de referencia con confianza

Para mantener adecuadamente los conjuntos de datos de referencia, se necesita un proceso riguroso de gobernanza de datos. Los conjuntos de datos se versionan y, por lo tanto, cualquier cambio tendrá un impacto en los sistemas empresariales posteriores. La gobernanza de los datos de referencia garantiza que la organización cuente con una única fuente y que todo el mundo se refiera a la misma entidad utilizando la misma terminología.

Sin embargo, incluso las grandes organizaciones gestionan los conjuntos de datos de referencia de forma manual. Este enfoque manual provoca cuellos de botella en la eficiencia cuando es necesario aplicar los cambios a todas las aplicaciones. La gobernanza de los datos de referencia incluye la gestión de los cambios y el mantenimiento de un proceso interorganizacional para garantizar que los datos se compartan de forma coherente. Para reforzar el control, el control de versiones y el seguimiento del linaje son también capacidades esenciales, ya que permiten a los administradores de datos consultar el historial de cambios y el impacto en las fases posteriores antes de su aprobación.

Datos de referencia y datos maestros: comprender la diferencia

Los datos de referencia suelen considerarse un subconjunto de los datos maestros. Probablemente sea más correcto afirmar que los datos de referencia se solapan con los datos maestros y que ambos son, en términos generales, datos de baja volatilidad. Las siguientes definiciones aportan una distinción más clara:

• Los datos de referencia se definen como cualquier dato utilizado para caracterizar o clasificar otros datos, o para relacionar datos con información externa a una organización. (Chisholm, 2001)

• Los datos maestros, por su parte, son datos sobre las entidades empresariales (empleados, clientes, productos, estructuras financieras, activos y ubicación) que proporcionan el contexto para las transacciones y el análisis empresariales. ( DAMA-DMBOK, 2019 )